วิธีเขียนคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

หากคุณต้องการสิ่งที่ถูกต้องเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่ดีหรือ SOP คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่เขียนขึ้นอย่างดีช่วยให้ บริษัท ต่างๆดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่องโดยบอกพนักงานถึงวิธีการที่สำคัญในการดำเนินการที่ถูกต้อง การรักษาคุณภาพและความสอดคล้องด้วยคำแนะนำที่เข้าใจง่ายทีละขั้นตอนยังสามารถให้ประโยชน์เช่นการเพิ่มผลผลิตการกำจัดของเสียและลดการบาดเจ็บจากการทำงาน คู่มือ SOP สามารถช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบและปรับปรุงการฝึกอบรมสำหรับพนักงานได้เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 1: เลือก SOP ของคุณ

ระบุขั้นตอนที่ควรเป็นมาตรฐานเช่นการประกอบชิ้นส่วนสำหรับผลิตภัณฑ์หรือจัดการกับการร้องเรียนของลูกค้า มุ่งเน้นแต่ละ SOP ในกิจกรรมเดียว เขียนเฉพาะเกี่ยวกับขั้นตอนที่คุณรู้วิธีการทำอย่างถูกต้อง หรือค้นหาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อให้พวกเขาสามารถแสดงวิธีการทำตามขั้นตอน รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมการเขียน

ตั้งชื่อ SOP ที่มีความหมายเช่น "วิธีการรวบรวมผลิตภัณฑ์ของคุณ" หรือ "วิธีจัดการกับการร้องเรียนของลูกค้า" ให้ระบุหมายเลขหรือหมวดหมู่ของ SOP หากจำเป็นเช่น "SOP - การผลิต - การประกอบ" หรือ "SOP - การบริการลูกค้า - การร้องเรียน.” สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดกลุ่มขั้นตอนที่เกี่ยวข้องสำหรับพนักงาน วาดผังงานที่หยาบสำหรับกระบวนการเพื่อยืนยันว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดและเป็นไปตามลำดับที่ถูกต้อง มุ่งเน้นไปที่พนักงานที่จะดำเนินการตามขั้นตอนเมื่อเตรียมวิธีการของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: มาตรามาตรฐาน

ร่างระเบียบวิธีปฏิบัติงานของคุณ แต่ละ SOP ควรมีหัวข้อต่อไปนี้:

• ส่วนหัว

• วัตถุประสงค์

• ขอบเขต

• อ้างอิง

• คำนิยาม

• ความรับผิดชอบ

• ขั้นตอน

• ภาคผนวก

• ประวัติการแก้ไข

• ลายเซ็นการอนุมัติ

ขั้นตอนที่ 4: ขั้นตอนรายละเอียดทีละขั้นตอน

แยกย่อยแต่ละขั้นตอนตามลำดับที่ควรทำ เริ่มต้นด้วยขั้นตอนสำคัญเช่น "รับชิ้นส่วนสำหรับผลิตภัณฑ์" หรือ "รับโทรศัพท์" จากนั้นแบ่งเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ เช่น "ยืนยันว่าแต่ละส่วนนั้นถูกต้อง" หรือ "แนะนำตัวเองและขอบคุณลูกค้าที่โทรมา ”

ขั้นตอนที่ 5: เขียนแต่ละ SOP

เขียนง่ายๆ ใช้คำเล็ก ๆ และประโยคสั้น ๆ ใส่ความคิดหลักก่อน ติดตามรายละเอียด ใช้กริยาการกระทำและเสียงที่ใช้งานอยู่ หลีกเลี่ยงความคลุมเครือและความสับสน อย่าใช้ตัวย่อคำย่อหรือศัพท์แสง

ขั้นตอนที่ 6: จัดรูปแบบ SOPs อย่างสม่ำเสมอ

แต่ละ SOP ควรเขียนด้วยตัวอักษรและขนาดตัวอักษรเดียวกัน แบ่งย่อหน้ายาวเป็นย่อหน้าสั้น ๆ ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อแทนประโยคที่ยาว เพิ่มเครื่องช่วยมองเห็นเช่นผังงาน เน้นข้อมูลที่สำคัญเช่นการใช้ตัวหนาหรือตัวเอียง

ขั้นตอนที่ 7: ประเมินประสิทธิผลของแต่ละ SOP

ตรวจสอบ SOPs เพื่อความชัดเจนอ่านและเข้าใจง่าย

• ความชัดเจน: รูปแบบมีขนาดใหญ่เพียงพอและอ่านง่ายหรือไม่

• การอ่าน: คำแนะนำง่ายหรือไม่? หรือโปรโตคอลมีความซับซ้อนของแนวคิดที่ซับซ้อนและคำป้าน?

• ความเข้าใจ: ผู้อ่านเรียนรู้สิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้องหรือไม่?

ขั้นตอนที่ 8: ตรวจทานแก้ไขและอนุมัติ

ให้พนักงานที่ทำขั้นตอนการตรวจสอบระเบียบวิธีปฏิบัติเพื่อยืนยันว่าพวกเขาเข้าใจทุกอย่าง ถามพนักงานที่ไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนการอ่านระเบียบปฏิบัติด้วยเช่นกัน ผู้อ่านไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนเพื่อทราบว่ามันเสร็จสิ้นแล้ว ให้แต่ละชุดของการเปลี่ยนแปลงตรวจสอบโดยผู้อ่านคนเดียวกันจนกว่าพวกเขาจะได้รับการยอมรับ ผู้จัดการที่จะรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามระเบียบปฏิบัติควรลงชื่อออกจากพวกเขาก่อนที่พวกเขาจะได้รับการปล่อยตัว

ในธุรกิจระบบเครื่องแบบทำงาน การสร้างคู่มือปฏิบัติงานมาตรฐานทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติตามทุกขั้นตอนในระบบในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง