องค์กรหลายแห่งกำหนดเวลาให้พนักงานทำงาน 24-7, 365 วันต่อปีเพื่อตอบสนองความต้องการในการทำงานและเพื่อให้บริการในระดับที่สูงกว่าคู่แข่ง จัดตารางเวลาพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จำเป็นต้องปรับสมดุลความต้องการที่คาดหวังระดับการบริการที่ต้องการความพร้อมของพนักงานและค่าใช้จ่าย เนื่องจากค่าจ้างและผลประโยชน์มักเป็นรายการโฆษณาที่ใหญ่ที่สุดภายในงบประมาณแผนกความแม่นยำของการกำหนดเวลาจึงส่งผลโดยตรงต่อกำไร ธุรกิจจำนวนมากพึ่งพาซอฟต์แวร์การตั้งเวลาหรือที่เรียกว่าแพคเกจการจัดการแรงงานเพื่อช่วยในงานที่สำคัญนี้
รายการที่คุณจะต้อง
-
รายงานการเพิ่มผลผลิต
-
ซอฟต์แวร์สเปรดชีต
-
ซอฟต์แวร์การจัดการแรงงาน (เป็นทางเลือก แต่แนะนำ)
วิธีกำหนดเวลาพนักงาน 24-7
ทำความเข้าใจกับงานธุรกิจที่ต้องมีพนักงานครอบคลุมเช่นตอบรับสายการขายขาเข้าตอบอีเมลลูกค้าหรือป้อนคำสั่งแฟกซ์ ตระหนักถึงเป้าหมายทางธุรกิจตัวชี้วัดและความคาดหวังระดับการบริการลูกค้าสำหรับแต่ละงาน กำหนดเวลาเฉลี่ยที่ต้องใช้เพื่อให้งานแต่ละงานมีประสิทธิภาพ ระบุปัจจัยต่าง ๆ ที่อาจมีผลในทางบวกหรือทางลบต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
กำหนดว่าใครจะทำงานให้สำเร็จ (เช่นตัวแทนผู้จัดการ) และสถานที่ตั้งของธุรกิจ หากมีหลายที่ทำงานให้ตรวจสอบว่ามีความแตกต่างของเขตเวลาหรือไม่ พิจารณาการผสมผสานของสมาชิกทีมงานพาร์ทไทม์และเต็มเวลา
ทำความคุ้นเคยกับนโยบายของ บริษัท หรือข้อบังคับทางกฎหมายที่อาจส่งผลต่อการตัดสินใจกำหนดเวลาของคุณ ขอข้อมูลจากแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ
พยากรณ์ความต้องการทางธุรกิจโดยใช้ข้อมูลรายงานและซอฟต์แวร์พยากรณ์ วิเคราะห์ปริมาณงานในอดีตสำหรับช่วงเวลาเดียวกันพิจารณาความผันผวนของอุปสงค์ในอนาคตสำหรับฤดูกาลการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์การโฆษณาสภาวะตลาดการเติบโตของธุรกิจหรือการลดลงและปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ระบุปริมาณงานทั้งหมดที่คาดหวังแยกตามการเพิ่มขึ้นของเวลาเช่นเดือนสัปดาห์วันและชั่วโมง โดยการสร้างการคาดการณ์ความต้องการที่ละเอียดมากคุณสามารถคาดการณ์ความต้องการพนักงานได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
พยากรณ์ข้อยกเว้นการรับพนักงานซึ่งเป็นเวลาที่พนักงานจะไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้ ข้อยกเว้นรวมถึงเวลาป่วยเวลาวันหยุดพักการประชุมและการฝึกอบรม ตรวจสอบข้อมูลประวัติและสร้างสมมติฐานเกี่ยวกับเวลายกเว้นในอนาคต
สร้างการจัดพนักงาน "จะเกิดอะไรขึ้นถ้า" ใช้โมเดลซอฟต์แวร์การจัดการแรงงาน (WFM) หรือ Microsoft Excel ปัจจัยการผลิตควรรวมถึงงานการผลิตปริมาณงานที่คาดการณ์และการคาดการณ์ข้อยกเว้นผลลัพธ์จะรวมถึงระดับการบริการลูกค้าที่คาดการณ์ รุ่น
จบรูปแบบการจัดพนักงาน / ความต้องการจากนั้นสร้างแผนเพื่อครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น กำหนดเวลาทั้งพนักงานแนวหน้าและผู้บริหาร ธุรกิจหลายแห่งอนุญาตให้พนักงานที่มีอาวุโสที่สุดและมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดในการเลือกกะที่ต้องการ
ตรวจสอบและปรับตารางเวลาอย่างต่อเนื่องตามการเปลี่ยนแปลงความต้องการทางธุรกิจ
เคล็ดลับ
-
นายจ้างหลายคนเสนอสิ่งจูงใจสำหรับพนักงานที่ทำงานกะไม่พึงประสงค์น้อยกว่าจ่ายภายในค่าจ้างรายชั่วโมงหรือเป็นโบนัส
เนื่องจากปริมาณงานแปรปรวนเป็นเรื่องปกติที่จะกำหนดเวลาให้พนักงานจำนวนมากพอที่จะจัดการกับเวลาที่ยุ่งที่สุดหรือชั่วโมงเร่งด่วนที่สุดในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ จากนั้นจึงใช้เวลาว่างน้อยลงในการฝึกอบรมหรือหยุดพัก
การเตือน
แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงกะและตารางเวลาที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอาจสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจของคุณการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากเกินไปอาจส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน พนักงานส่วนใหญ่ชอบตารางที่สอดคล้องกัน
