ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของอสังหาริมทรัพย์ให้เช่าหนึ่งแห่งหรือหลายแห่งสิ่งสำคัญคือการจัดเก็บเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์ให้เป็นระเบียบ คุณต้องเข้าถึงสัญญาเช่าและภาคผนวกใด ๆ ได้ง่ายหากมีคำถามผู้เช่าเกิดขึ้นและคุณควรเก็บใบสมัครทั้งหมดไว้ในกรณีที่ผู้สมัครที่ถูกปฏิเสธได้ทำการเรียกร้องในอนาคตกับคุณ นอกจากนี้และที่สำคัญที่สุดคือคุณสามารถหักค่าใช้จ่ายในภาษีเงินได้ของคุณเฉพาะเมื่อคุณสามารถพิสูจน์พวกเขาผ่านบันทึกของคุณ เอกสารที่จำเป็นสำหรับภาษีเป็นสิ่งที่ท้าทายที่สุดในการจัดระเบียบเพราะมันมีอยู่มากมาย
สิ่งที่คุณควรเก็บไว้
เก็บสำเนาสัญญาเช่าส่วนเสริมใด ๆ ไว้ในสัญญาเช่าและใบสมัครทั้งหมดจากผู้เช่าที่คาดหวังในที่ที่ปลอดภัย ความคิดที่ดีคือการสร้างไฟล์สำหรับทรัพย์สินที่ให้เช่าแต่ละแห่ง เก็บไฟล์ไว้ในตู้เก็บเอกสาร คุณต้องมีหลักฐานว่าคุณทำเงินหรือสูญเสียทรัพย์สินในการเช่าในแต่ละปีและเท่าไหร่ คุณทำได้โดยแสดงรายได้ค่าเช่าและหักค่าใช้จ่าย เช็คที่ถูกยกเลิกใบแจ้งยอดธนาคารที่แสดงเงินฝากโดยตรงหรือใบเสร็จรับเงินที่คุณเขียนหากคุณยอมรับเงินสดทั้งหมดพิสูจน์ถึงรายได้ค่าเช่า ใบเสร็จรับเงินของคุณจากสิ่งที่คุณใช้ในบ้านเพื่อซ่อมแซมประกันภาษีและสิ่งอื่น ๆ เช่นบริการกำจัดปลวกและขยะเป็นหลักฐานการใช้จ่ายของคุณ คุณต้องเก็บบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายแยกต่างหากสำหรับทรัพย์สินที่ให้เช่าแต่ละแห่งของคุณ
ทางกระดาษ
ไม่มีอะไรผิดปกติกับการเก็บบันทึกวิธีการที่ล้าสมัยโดยการเขียนรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณลงในสมุดบันทึกหรือบัญชีแยกประเภทและเก็บเอกสารรายรับและรายรับค่าใช้จ่ายไว้ในกล่องเก็บของหรือในช่องใส่โน้ตบุ๊คของคุณ วิธีนี้เป็นที่ยอมรับของสรรพากรบริการตามเว็บไซต์แนะนำทางกฎหมายโนโล มันเป็นความคิดที่ดีที่จะทราบเกี่ยวกับการรับสิ่งที่มันเป็นสำหรับหากข้อมูลนี้ไม่ได้อยู่ในใบเสร็จรับเงิน วิธีการทำกระดาษอาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเก็บบันทึกโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นวิธีที่คุณทำสิ่งต่างๆตลอดเวลา เพียงแค่แสดงคอลัมน์รายได้และคอลัมน์ค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนเพื่อดูว่าคุณมีค่าโดยสารอย่างไรในช่วงปลายปี แบ่งค่าใช้จ่ายที่คุณอาจจ่ายปีละครั้งเช่นภาษีโรงเรือนด้วย 12 เพื่อให้ได้บัญชีรายเดือนที่แท้จริง
วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
โปรแกรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จำนวนมากพร้อมให้ความช่วยเหลือในการเก็บบันทึกของคุณ ซอฟต์แวร์สเปรดชีตเช่น Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 และ Office ความสามารถสามารถติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ คุณจะสร้างสเปรดชีตแยกต่างหากสำหรับทรัพย์สินที่ให้เช่าแต่ละแห่งแต่คุณยังต้องเก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายในกรณีที่กรมสรรพากรตรวจสอบคุณ ตัวเลือกอื่น ๆ สำหรับการรักษาใบเสร็จรับเงินคือการใช้บริการจัดเก็บข้อมูลอินเทอร์เน็ตที่คุณสามารถอัปโหลดใบเสร็จรับเงินของคุณไปเช่น Shoeboxed หรือใช้รุ่นที่บ้านเช่น NeatReceipts เพื่อรับใบเสร็จดิจิทัลที่บ้านของคุณ เดือนละครั้งให้ดูใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายของคุณแล้วป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต
ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สิน
เจ้าของบ้านยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินเพื่อจัดทำเอกสารเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ให้เช่าได้ ตัวอย่างเช่น Quicken มีซอฟต์แวร์ที่จัดการเอกสารทั้งหมดสำหรับคุณ นอกจากนี้ยังช่วยค้นหาการหักภาษีทั้งหมดของคุณให้สถานที่ในการบันทึกค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือการชำระเงินบางส่วนและช่วยให้คุณเปรียบเทียบสถานะของอสังหาริมทรัพย์ให้เช่าของคุณ ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินมักมีคุณสมบัติขั้นสูงมากมายที่เจ้าของบ้านที่มีหนึ่งหรือสองคุณสมบัติอาจไม่จำเป็น เจ้าของบ้านที่มีที่พักมากกว่า 10 แห่งมักจะพบว่ามีประโยชน์ตาม Nolo
