การเขียนจดหมายทางธุรกิจให้กับคนที่คุณไม่รู้มักจะไม่ยากไปกว่าการเขียนจดหมายถึงคนที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้ว อย่างไรก็ตามรูปแบบของจดหมายควรยังคงเป็นมืออาชีพและเป็นไปตามมาตรฐานที่เหมาะสมของมารยาทการสื่อสารในธุรกิจ ก่อนเริ่มต้นจดหมายธุรกิจให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีสะกดชื่อผู้รับอย่างถูกต้องและมีชื่อและที่อยู่ บริษัท ที่ถูกต้องของบุคคลนั้น
เริ่มต้นจดหมายด้วยการแนะนำธุรกิจที่เหมาะสมสำหรับบุคคลที่ไม่รู้จักเช่น "Dear Mr. Smith" หรือ "Dear Ms. Johnson" โดยใช้นามสกุลของบุคคลนั้น หากจดหมายนั้นส่งถึงผู้หญิงที่ไม่ทราบสถานภาพการสมรสให้ใช้คำนำหน้า "นางสาว" จบการแนะนำตัวด้วยเครื่องหมายโคลอนแทนที่จะใช้เครื่องหมายจุลภาคถ้าตัวอักษรนั้นเป็นทางการมากกว่า
แนะนำตัวกับผู้รับเนื่องจากคุณยังไม่ได้พบกัน อธิบายสาเหตุที่คุณเขียนในวรรคแรกของจดหมายถ่ายทอดความเป็นมืออาชีพในการสอบถามของคุณและสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับ
พิมพ์ตัวอักษรในรูปแบบที่เหมาะสมกับธุรกิจ ใช้ย่อหน้าที่ล้างไปทางด้านข้างของหน้าและหลีกเลี่ยงการเยื้องย่อหน้า รวมช่องว่างเดียวหลังแต่ละย่อหน้า จบจดหมายด้วยลายเซ็นที่เหมาะสมกับธุรกิจเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
ใช้เสียงระดับมืออาชีพและวัตถุประสงค์ในร่างกายของจดหมาย รักษาความเป็นกลางและเป็นมิตรในขณะที่ยังคงแสดงความเคารพ รวมถึงข้อความขอบคุณสำหรับเวลาของเขา
