การบัญชีคงค้างเป็นระบบที่คุณรับรู้ค่าใช้จ่ายของคุณเมื่อคุณต้องรับผิดชอบต่อพวกเขานั่นคือเมื่อพวกเขาเกิดขึ้น ในทำนองเดียวกันคุณจะรับรู้รายได้เมื่อคุณได้รับมัน ไม่ว่าในกรณีใดการรับรู้ไม่ต้องรอการจ่ายหรือรับเงินสด การบัญชีคงค้างเป็นที่ต้องการมากกว่าวิธีเงินสดที่เรียบง่ายของการบัญชี ในบริบทของการจัดเก็บภาษีของรัฐบาลกลางบริการสรรพากรต้องการการบัญชีคงค้างสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่
แนวคิดการจับคู่
แนวคิดการจับคู่ไม่ใช่ทางเลือกสำหรับการบัญชีคงค้าง แต่เป็นผลพลอยได้ หลักการจับคู่ต้องการการจับคู่ของค่าใช้จ่ายที่มีรายได้ที่สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่จ่ายค่าคอมมิชชั่นให้กับพนักงานขายจะจับคู่การจ่ายค่าคอมมิชชั่นกับรายได้จากการขาย: ทั้งสองจะได้รับการยอมรับในช่วงเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่นการขายเทศกาลคริสต์มาสในเดือนธันวาคม 2010 อาจส่งผลให้ค่าคอมมิชชั่นการขายที่จ่ายในเดือนมกราคม 2011 ภายใต้ระบบเงินสดที่ซับซ้อนน้อยกว่านั่นหมายความว่ารายได้จากการขายถูกบันทึกไปยังไตรมาสที่สี่ของปี 2010 และมีการจองค่าใช้จ่าย ถึงไตรมาสแรกของปี 2011 การจับคู่ใช้ทั้งในบริบทของการบัญชีภาษีและการบัญชีการเงิน
ประมวลรัษฎากรภายใน
กฎหมายภาษีในประเทศสหรัฐอเมริกามีการจับคู่ในหลายบริบท ตัวอย่างเช่นมาตรา 267 ของประมวลรัษฎากรภายในห้ามมิให้มีการขาดทุนจากการขายทรัพย์สินเว้นแต่การสูญเสียนั้นจะถูกจับคู่กับรายการรายได้ของผู้รับเงิน แท้จริงแล้วตามที่ "วารสารการบัญชี" ที่ระบุไว้ในเดือนตุลาคม 2549 กฎหมายภาษี "ได้ขยายการจับคู่ภาษีเกินกว่าการจับคู่แบบดั้งเดิมของรายได้และค่าใช้จ่ายในการรวมการจับคู่ผู้ชำระเงิน / ผู้รับเงิน" นั่นคือเพื่อให้ตรงกับ ค่าใช้จ่ายของผู้อื่น ในทางกลับกันมีหลายกรณีที่การจับคู่ตามกฎทั่วไปไม่ได้ใช้สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษี "วารสารการบัญชี" เตือนว่าผู้สอบบัญชีรับอนุญาต "ต้องใส่ใจกับกฎหมายและข้อบังคับที่ควบคุมสถานการณ์เหล่านี้" ซึ่งมีความซับซ้อนและเปลี่ยนแปลง
รายการบันทึกประจำวัน
หลักการของการจับคู่นั้นฝังอยู่ในรากฐานของการทำบัญชีสองทางแม้ในระดับของบันทึกประจำวัน หลักการบัญชีพื้นฐานกำหนดให้ทุกรายการบันทึกประจำวันมีออฟเซ็ต ทุกรายการของ $ 100 ในด้านเดบิตของวารสารจะมีโอกาสหนึ่งหรือมากกว่าหนึ่งรายการในด้านเครดิตเช่นเมื่อวัสดุที่ซื้อสำหรับสินค้าคงคลังจะจับคู่กับเงินสดที่ใช้ในการซื้อ
การปรับรายการ
เพื่อให้แน่ใจว่าการจับคู่ค่าใช้จ่ายและรายได้ที่ต้องการในตอนท้ายของรอบระยะเวลาบัญชีโดยทั่วไปจะทำการ "ปรับรายการ" ตัวอย่างเช่นสมมติว่าธุรกิจของคุณซื้อประกันความรับผิดหนึ่งปีเป็นเงินก้อนในวันที่ 1 มกราคมรายการบันทึกในวันที่ 1 มกราคมเป็นเดบิตสำหรับการซื้อสินทรัพย์และเครดิตสำหรับการใช้จ่ายเงินสด ($ 1,200) ในตอนท้ายของเดือนนั้นขณะนี้คุณใช้มูลค่า 1/12 ของสินทรัพย์นั้นแล้ว คุณได้ทำการปรับรายการหักค่าใช้จ่ายประกันภัยโดย 1/12 ในกรณีนี้ $ 100 และเครดิต (ลดมูลค่าของ) สินทรัพย์งบดุลตามจำนวนเดียวกัน ดังนั้นส่วนของค่าใช้จ่ายประกันที่ใช้จริงในเดือนกุมภาพันธ์สิ้นสุดลงในหนังสือสำหรับเดือนกุมภาพันธ์ตรงกับรายได้เดือนกุมภาพันธ์
