หากคุณพบว่าตัวเองใช้เวลาหลายชั่วโมงในการมองหาเอกสารหรือไฟล์บางอย่างอาจถึงเวลายกเครื่องระบบองค์กรของสำนักงานของคุณ หากคุณมีไฟล์และโฟลเดอร์จำนวนมากอาจต้องใช้เวลาพอสมควรในการจัดการทั้งหมด อย่างไรก็ตามในท้ายที่สุดมันก็จะคุ้มค่าเพราะคุณจะรู้ว่าทุกสิ่งที่จะหา หากคุณรู้สึกว่ากำลังรับมือกับสำนักงานทั้งหมดในครั้งเดียวลองผ่านพื้นที่เพียงหนึ่งวันต่อวันจนกว่าคุณจะเสร็จสิ้น
รายการที่คุณจะต้อง
-
กล่องขาเข้า / ขาออก
-
ไฟล์
-
โฟลเดอร์
-
ป้ายกำกับ
-
ตู้เก็บเอกสาร / กล่องเก็บเอกสาร
วางกล่องจดหมายเข้าและกล่องขาออกไว้ที่มุมหนึ่งของโต๊ะทำงาน เก็บใบแจ้งหนี้และรายการอื่น ๆ ทั้งหมดที่จะส่งทางไปรษณีย์หรือแจกจ่ายในกล่องจดหมายออก ส่งรายการเหล่านี้ทุกวัน วางไฟล์เอกสารและจดหมายขาเข้าในกล่องจดหมายเข้า นอกจากนี้ยังดำเนินการทุกวันหรือยื่นรายการเหล่านี้ ดังนั้นพวกเขาจะไม่กลายเป็นความยุ่งเหยิง
สร้างหมวดหมู่สำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณ สิ่งเหล่านี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ บางหมวดหมู่อาจมีป้ายกำกับที่ชัดเจนเช่นลูกค้าข้อมูลภาษีผู้ขายและโครงการที่กำลังจะมาถึง มุ่งเน้นการจำแนกเอกสารทั้งหมดของคุณเป็นหมวดหมู่ขนาดใหญ่เหล่านี้
แยกหมวดหมู่ขนาดใหญ่ออกเป็นหมวดหมู่ย่อยที่มีขนาดเล็กลงถ้ามี ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจของคุณมีลูกค้าให้สร้างหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับลูกค้าแต่ละราย หากเอกสารของลูกค้ามีจำนวนมากเกินกว่าที่จะบรรจุลงในโฟลเดอร์เดียวให้แยกหมวดหมู่นี้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น แยกไฟล์ของลูกค้าออกเป็นโฟลเดอร์ต่าง ๆ สำหรับเอกสารประเภทต่างๆ
ติดป้ายกำกับไฟล์ทั้งหมดของคุณ CNN Money แนะนำให้ติดฉลากไฟล์ตามวิธีที่คุณจะค้นหาได้ ตัวอย่างเช่นแทนที่จะติดป้ายกำกับไฟล์“ แบบฟอร์ม 27G-28A” ให้ระบุว่า“ ใบแจ้งหนี้” หรือหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง วิธีนี้ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
วางเอกสารทั้งหมดของคุณในตู้เก็บเอกสารกล่องเก็บเอกสารหรือที่คล้ายกัน หากคุณมีไฟล์จำนวนมากให้เก็บไฟล์ที่คุณใช้บ่อยที่สุดข้างโต๊ะของคุณ หากคุณมีพื้นที่สำนักงานไม่เพียงพอให้เก็บไฟล์ที่คุณอาจใช้ปีละครั้งในตู้เก็บของแยกต่างหากหรือในห้องอื่นโดยสิ้นเชิง
เก็บกองเอกสารแยกต่างหากที่กำหนดไว้สำหรับถังขยะในขณะที่คุณเรียงลำดับไฟล์ของคุณ การทำลายเอกสารเก่าและเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องตามกำหนดเวลาเป็นกุญแจสำคัญในการดูแลรักษาสำนักงาน หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณสามารถกำจัดเอกสารได้หรือไม่ให้กำหนดหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับถังขยะที่เป็นไปได้และเก็บเอกสารไว้ที่นั่นจนกว่าคุณจะสามารถทำลายเอกสารได้
