รูปภาพสิ่งนี้: คุณเรียกซัพพลายเออร์เพื่อสั่งซื้อวิดเจ็ตและส่งอีเมลเพื่อยืนยัน ปัญหาคือพวกเขาส่งคุณถึงห้าคดีแทนที่จะเป็นสี่คดีและส่งใบแจ้งหนี้ให้คุณมากกว่าที่คุณคาดไว้ เนื่องจากคุณไม่มีกฎหมายที่จะระงับผู้ขายรายนั้นคุณจึงไม่ได้กลับมามากนัก คุณอาจโกรธและขู่ว่าจะระงับการจ่ายเงิน แต่ทุกอย่างอาจยุ่งเหยิงและทำลายความสัมพันธ์ของคุณ จะทำอย่างไร? ในอนาคตคุณอาจพิจารณาใช้ระบบใบสั่งซื้อ POs มีบทบาทสำคัญในการควบคุมการซื้อของธุรกิจช่วยให้คุณสามารถติดตามคำสั่งซื้อและจัดการการชำระเงินสำหรับงานที่ทำ
ใบสั่งซื้อคืออะไร
คำสั่งซื้อคือการยืนยันอย่างเป็นทางการของคำสั่งซื้อสินค้าและบริการ มันทำหน้าที่เป็นสัญญาระหว่างธุรกิจและซัพพลายเออร์ของตนดังนั้นซัพพลายเออร์รู้ว่าสิ่งที่สั่งซื้อและธุรกิจรู้ว่าสิ่งที่ผลิตภัณฑ์และบริการที่จะจัดส่งและวันที่ เมื่อซัพพลายเออร์ยอมรับคำสั่งซื้อผู้ผลิตจะสร้างสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างทั้งสองฝ่าย ดังนั้นคุณจะไม่ติดกับกรณีพิเศษของวิดเจ็ตที่คุณไม่ต้องการและซัพพลายเออร์ได้รับการคุ้มครองเพราะตอนนี้เขามีหลักฐานทางกฎหมายว่ามีการสั่งซื้อสินค้าและบริการ หากคุณไม่ได้สร้างคำสั่งซื้อจะไม่มีคำสั่งซื้อที่มีผลผูกพันกับลูกค้าเลย
ใบสั่งซื้อมีลักษณะอย่างไร
ใบสั่งซื้อมีลักษณะเหมือนใบแจ้งหนี้ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือผู้ซื้อสร้างพวกเขาไม่ใช่ผู้ขาย โดยทั่วไปคำสั่งซื้อจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:
- ข้อมูล บริษัท ของผู้ซื้อ
- ที่อยู่จัดส่ง / เรียกเก็บเงิน
- ข้อมูล บริษัท ของซัพพลายเออร์
- รายละเอียดของการสั่งซื้อ - ผลิตภัณฑ์ปริมาณราคาและวันที่ส่งมอบ
- วันที่สั่งซื้อ
- หมายเลข PO
อาจมีเงื่อนไขเฉพาะเกี่ยวกับการสั่งซื้อเช่นเมื่อควรชำระเงิน ธุรกิจจำนวนมากสร้างเอกสารคำสั่งซื้อที่ได้มาตรฐานพร้อมด้วยข้อมูลทั่วไปที่กรอกไว้เพื่อความสอดคล้อง
หมายเลขใบสั่งซื้อคืออะไร
หากมีหนึ่งรายการในใบสั่งซื้อที่คุณต้องรวมนั่นคือเลขที่ PO หมายเลข PO เป็นหมายเลขอ้างอิงเฉพาะที่ทำให้คุณจับคู่การส่งมอบกับการซื้อเมื่อมาถึงได้ง่ายขึ้น การใช้พวกเขาควรเพิ่มความเร็วในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณเพราะคุณสามารถติดตามได้ง่ายเมื่อชำระเงินตามคำสั่งซื้อที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังลดความเสี่ยงของการชำระเงินที่ไม่ถูกต้องเนื่องจากคุณจะไม่ได้ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกัน
นี่คือตัวอย่าง สมมติว่าคุณต้องการตู้เก็บเอกสารชุดใหม่ คุณสร้างใบสั่งซื้อด้วยขนาดปริมาณและข้อกำหนดเฉพาะสำหรับตู้และส่งไปยังผู้ผลิต เมื่อผู้ผลิตอนุมัติคำสั่งซื้อก็จะสร้างสัญญาทางกฎหมายระหว่างทั้งสองฝ่าย ผู้ผลิตจะจัดส่งตู้ให้คุณและส่งใบแจ้งหนี้ตามจำนวนเงินทั้งหมดที่ถึงกำหนด ใบแจ้งหนี้นั้นจะอ้างอิงหมายเลข PO ดังนั้นเมื่อคุณได้รับใบแจ้งหนี้คุณสามารถตรวจสอบกับใบสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งสองตรงกัน หากพวกเขาทำไปข้างหน้าและจ่าย หากพวกเขาทำไม่ได้มีคนทำผิดพลาดที่คุณต้องตรวจสอบ
คุณรวมระบบคำสั่งซื้อเข้ากับธุรกิจของคุณได้อย่างไร
หากคุณไม่เคยใช้ POs มาก่อนคุณจะได้รับการอภัยเพราะคิดว่าง่ายเหมือนการตั้งค่าแม่แบบใบสั่งซื้อใน Microsoft Word หรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ ตัวเลือกเหล่านี้เหมาะสำหรับการสร้างเอกสารใบสั่งซื้อจริง แต่มีบางสิ่งเพิ่มเติมที่คุณต้องพิจารณาก่อนที่คุณจะสามารถรวมระบบ PO เข้ากับธุรกิจของคุณ:
ใครกำลังทำการซื้อ
ผู้ดูแลระบบใบสั่งซื้อหลักควรควบคุมระบบใบสั่งซื้อ วิธีนี้จะรวมการจัดซื้อของคุณไว้ที่ส่วนกลางและให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ใช้ไป ทันทีที่มีการสร้างใบสั่งซื้อผู้ดูแลระบบสามารถแยกต้นทุนลงในงบประมาณของ บริษัท ได้ทันที โดยพื้นฐานแล้วคุณจะเริ่มด้วยการเอาบัตรเครดิตออกจากมือของพนักงานทั่วไป
กระบวนการขอใบเสนอราคาเป็นอย่างไร
ทุกกระบวนการ PO เริ่มต้นด้วยใบขอเสนอซื้อ นี่คือคำขอสั่งซื้อที่พนักงานทำเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ คุณจะต้องสร้างเทมเพลตใบขอเสนอมาตรฐานซึ่งพนักงานทุกคนต้องใช้ ธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งอนุญาตให้พนักงานส่งอีเมลคำขอไปยังผู้จัดการซึ่งจะติดต่อประสานงานกับผู้ดูแลระบบเพื่อจัดสรรงบประมาณรับการอนุมัติสำหรับการซื้อและเพิ่มใบสั่งซื้อที่จำเป็น
การเพิ่มระบบใบขอเสนอซื้อทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะต้องยกนิ้วส่วนกลางขึ้นก่อนที่จะซื้อดังนั้นจึงไม่มีอะไรหลุดออกจากรอยแตก ในไม่ช้าคุณจะมีข้อมูลเพียงพอที่จะติดตามว่าพนักงานใช้วัสดุสิ้นเปลืองและรูปแบบการจัดซื้อเฉพาะจุดเช่นมีโอกาสในการลดปริมาณการสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์หรือไม่
คุณจะบันทึก PO อย่างไร
ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่จะอนุมัติปฏิเสธหรือตั้งค่าสถานะคำขอสำหรับการอภิปรายเพิ่มเติม เมื่อใบขออนุมัติได้รับการอนุมัติผู้ดูแลระบบ PO จะต้องจัดสรรหมายเลข PO ให้กับคำสั่งซื้อ - คุณสามารถใช้รหัสตัวเลขและตัวอักษรที่คุณชอบ - และบันทึกลงใน PO ลงทะเบียน การดูแลรักษาทะเบียนให้แน่ใจว่าคุณทำการซื้อทั้งหมดต่อไป คุณสามารถเห็นผลกระทบของใบขอเสนอซื้อก่อนอนุมัติและอัปเดตงบประมาณของคุณทุกครั้งที่มีการเพิ่มใบสั่งซื้อ นอกจากนี้ยังเป็นส่วนสำคัญของเส้นทางการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความแตกต่างระหว่างอุปกรณ์ที่เข้ามาและการจ่ายเงินออกไป
คุณจะจัดการกับผู้ขายอย่างไร
แน่นอนคุณจะต้องแจ้งให้ซัพพลายเออร์ทราบว่าคุณกำลังจะย้ายไปที่ระบบ PO นี่เป็นเรื่องง่ายเหมือนการติดต่อผู้ขายของคุณและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณจะส่งคำสั่งซื้อก่อนที่คุณจะชำระเงินค่าสินค้า วิธีที่คุณได้รับใบสั่งซื้อจากผู้ขายนั้นขึ้นอยู่กับคุณซึ่งส่วนใหญ่ผู้ดูแลระบบจะส่งอีเมลถึงผู้รับโดยตรง
เมื่อผู้ขายได้รับใบสั่งซื้อของคุณพวกเขาควรตรวจสอบข้อผิดพลาดอย่างรอบคอบก่อนเตรียมสินค้าที่จะส่งมอบ ผู้ค้ารายใหญ่จำนวนมากใช้ในการซื้อที่มีการซื้อคืนและมีการตั้งค่าระบบที่จะตั้งค่าสถานะบัญชีของคุณหากคุณพยายามซื้อโดยไม่มีใบสั่งซื้อ
คุณจะกระทบยอดการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ด้วยการลงทะเบียน PO อย่างไร
หากคุณปรับปรุงการลงทะเบียน PO ล่าสุดให้กระทบยอดใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอดบัตรเครดิตกับใบสั่งซื้อนั้นไม่ยากหรือใช้เวลานาน คุณเพียงแค่ต้องการตั้งค่าสถานะการซื้อใด ๆ ที่ไม่ได้บันทึกด้วย PO จากนั้นเป็นกรณีของการฝึกอบรมพนักงานเพื่อกำจัดการซื้อเกินในอนาคต
คุณควรทำให้กระบวนการสั่งซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติหรือไม่
แทนที่จะทำสิ่งต่างๆด้วยตนเองคุณอาจเลือกที่จะลงทุนซื้อซอฟต์แวร์สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ระบบเหล่านี้สามารถทำใบขอเสนอซื้อและการอนุมัติตามปกติของคุณโดยอัตโนมัติและสร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติซึ่งทำให้สิ่งต่าง ๆ มีความท้าทายน้อยลง พวกเขายังจัดการเอกสารการซื้อของคุณจากส่วนกลางในที่เดียวซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทำให้ง่ายต่อการจัดการคำสั่งซื้อในระหว่างการเดินทาง ระบบบางระบบมีคุณสมบัติที่มีประโยชน์อื่น ๆ เช่นแคตตาล็อกซัพพลายเออร์เพื่อให้ใบขอเสนอซื้อง่ายขึ้นและสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับพนักงานของคุณ
แพลตฟอร์มมีความกว้างเท่ากับที่มีความยาวและมีเว็บไซต์ตรวจสอบออนไลน์มากมายเพื่อช่วยให้คุณ จำกัด ตัวเลือกให้แคบลง ใช้ประโยชน์จากการสาธิตและช่วงทดลองใช้ฟรีดังนั้นคุณจึงมั่นใจว่าคุณได้ตัดสินใจถูกแล้วก่อนตัดสินใจซื้อ
