การสื่อสารที่ดีกับผู้ขายของ บริษัท เป็นสิ่งสำคัญในการรักษาห่วงโซ่อุปทานที่ทำงานได้อย่างราบรื่น เมื่อธุรกิจของคุณย้ายที่ตั้งใหม่คุณต้องการให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ทั้งหมดของคุณได้รับแจ้งและมีเวลาในการอัพเดทข้อมูลการติดต่อและการจัดส่ง จดหมายเปลี่ยนที่อยู่ไม่ยากในการเตรียมตัว แต่คุณต้องวางแผนสักหน่อย หลีกเลี่ยงการออกจากภารกิจนี้จนกว่าจะถึงนาทีสุดท้าย
รวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมายที่ครอบคลุมของผู้ขาย บริษัท ของคุณ เริ่มทำรายการอย่างน้อยหกสัปดาห์ก่อนวันที่การย้ายธุรกิจจะมีผลดังนั้นคุณสามารถส่งจดหมายแจ้งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ก่อนกำหนดได้ คุณอาจต้องส่งจดหมายมากกว่าหนึ่งฉบับในบางกรณี ตัวอย่างเช่นผู้ขายอาจมีแผนกการสั่งซื้อและการจัดส่งที่แยกต่างหากจากสำนักงานการเรียกเก็บเงิน คุณจะต้องแจ้งให้ทั้งคู่ทราบ
ใส่ข้อมูลการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ในเนื้อความของจดหมายถึงผู้ขายเท่านั้น ใช้หัวจดหมาย บริษัท ของคุณหรือใส่ที่อยู่ปัจจุบันของคุณและข้อมูลการติดต่อในการทักทายหรือปิดจดหมายตามรูปแบบจดหมายธุรกิจปกติของคุณ
บอกผู้ขายว่าธุรกิจของคุณกำลังจะย้ายในวรรคหนึ่งของจดหมายและให้วันที่ของการเปลี่ยนแปลง การย้ายที่แท้จริงอาจใช้เวลาหลายวันดังนั้นโปรดระบุวันที่แน่นอนว่าจะต้องส่งจดหมายโต้ตอบและการจัดส่งไปยังที่อยู่ใหม่ อธิบายว่าทำไม บริษัท ถึงขยับ ตัวอย่างเช่นการบอกซัพพลายเออร์ถึง บริษัท ที่กำลังขยายตัวและต้องการสิ่งอำนวยความสะดวกขนาดใหญ่ขึ้นทำให้พวกเขารู้ว่ากำลังดำเนินการในลักษณะที่สร้างความประทับใจที่น่าพอใจ หากมีช่วงเวลาที่จะปิดกิจการให้ระบุวันที่ที่ธุรกิจจะปิด
ใส่ที่อยู่ใหม่ของธุรกิจในวรรคสอง หากที่อยู่ทางไปรษณีย์จะแตกต่างจากที่อยู่ให้ใส่ไว้ด้วย ให้ข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ที่เปลี่ยนแปลงเช่นหมายเลขโทรศัพท์ ส่งจดหมายการเปลี่ยนแปลงที่อยู่อย่างน้อยสามสัปดาห์ก่อนการย้ายเพื่อให้ผู้ขายมีเวลาในการปรับปรุงบันทึกของพวกเขา สุดท้ายให้หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลสำหรับผู้ขายเพื่อถามคำถามหากจำเป็น
เคล็ดลับ
-
ติดตามจดหมายของคุณด้วยอีเมลเพื่อขอคำยืนยันว่าได้รับจดหมายการเปลี่ยนแปลงที่อยู่และเตือนผู้ขายเกี่ยวกับการย้ายที่จะเกิดขึ้น คุณอาจต้องการโพสต์การเปลี่ยนแปลงที่อยู่บนเว็บไซต์และหน้าโซเชียลมีเดียของคุณเช่นกัน ระบุที่อยู่เว็บของเว็บไซต์เหล่านี้ในจดหมายและในอีเมล
