วิธีการเขียนในรูปแบบธุรกิจ

การเขียนในรูปแบบธุรกิจแตกต่างจากการเขียนประเภทอื่น แนวทางมีความเข้มงวดมากขึ้นและสไตล์ที่คุณเขียนมักกำหนดไว้ล่วงหน้า เป้าหมายเมื่อเขียนในรูปแบบธุรกิจมักปรากฏเป็นมืออาชีพเสมอ งานเขียนส่วนใหญ่ที่คุณทำจะเหมาะสำหรับลูกค้าที่มีอยู่หรือที่มีศักยภาพเพื่อนร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชา เอกสารเหล่านี้บางส่วนอาจมีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือ บริษัท ของคุณดังนั้นแนวทางปฏิบัติดังกล่าวจึงเป็นสิ่งจำเป็น

ใช้รูปแบบ block, modified-block หรือ semi-block เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ รูปแบบบล็อกที่ใช้กันมากที่สุด ในรูปแบบนี้ทุกอย่างถูกต้องและเว้นระยะเดียวยกเว้นเว้นวรรคสองครั้งระหว่างย่อหน้า

เขียนเอกสารของคุณสำหรับผู้ชม มุ่งเน้นที่ความต้องการและความสนใจของพวกเขาแทนของคุณ คิดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้และกำหนดวิธีการที่เหมาะสมในการถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้อ่านเฉพาะเหล่านั้น

ใช้เสียงที่เป็นทางการเมื่อเขียนถึงผู้บังคับบัญชาหรือลูกค้า ใช้เสียงที่ไม่เป็นทางการสำหรับบันทึกช่วยจำหรืออีเมลให้เพื่อนร่วมงานเท่านั้น

เน้นข้อมูลเชิงบวกและมุ่งเน้นไปที่ประโยชน์ของผู้อ่าน สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเมื่อเขียนจดหมายที่มีข้อความเชิงลบ

เขียนอย่างชัดเจนและรัดกุม คุณสามารถทำได้โดยทำให้ย่อหน้าสั้นโดยระบุข้อมูลสำคัญในการเริ่มต้นของเอกสารและย่อหน้าและโดยใช้รายการเมื่อเป็นไปได้ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านของคุณที่มักจะกดเวลาค้นหาข้อมูลที่สำคัญแม้ว่าพวกเขาจะอ่านเฉพาะเอกสารก็ตาม

พิสูจน์อักษรเอกสารของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าปราศจากข้อผิดพลาดการสะกดไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอน ความผิดพลาดใด ๆ ในการเขียนของคุณสามารถทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพหรือประมาท

เคล็ดลับ

• โดยทั่วไปแล้วมันก็โอเคที่จะใช้คำว่า "ฉัน" และ "คุณ" ในเอกสารทางธุรกิจ อย่างไรก็ตามใช้ความระมัดระวังเมื่อใช้คำว่า "เรา" เพราะสิ่งนี้จะเปลี่ยนคำพูดของคุณให้เป็นภาพสะท้อนของทั้ง บริษัท

  ใช้เครื่องหมายจุดคู่ไม่ใช่เครื่องหมายจุลภาคเสมอหลังคำทักทายในจดหมายธุรกิจ