หลาย ๆ สถานการณ์อาจเรียกร้องให้คุณเขียนจดหมายรับรองเช่นการตรวจสอบการจ้างงานของพนักงานหรือการสำเร็จหลักสูตรของนักเรียน จดหมายรับรองนั้นเป็นจดหมายยืนยันโดยทั่วไปและควรตรงและรัดกุม หากคุณต้องทำหนังสือรับรองเพื่อวัตถุประสงค์ใด ๆ ให้ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐานและเจาะจงให้มากที่สุด เนื่องจากตัวอักษรประเภทนี้อาจใช้เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งสำคัญที่ข้อมูลจะต้องชัดเจนและมีภาษาที่ชัดเจน
พิมพ์จดหมายบนเครื่องเขียนด้วยหัวจดหมายมืออาชีพของคุณ หากคุณไม่มีให้สร้างส่วนหัวที่ด้านบนของเอกสารที่มีชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลมืออาชีพ
เว้นวรรคสองครั้งและพิมพ์วันที่ปัจจุบัน เว้นวรรคอีกครั้งและพิมพ์ชื่อผู้รับและตำแหน่งงานของเขาชื่อ บริษัท และที่อยู่ของ บริษัท
เปิดด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการระบุชื่อผู้รับด้วยคำนำหน้าที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. Jones"
พิมพ์หัวเรื่องและหัวเรื่องสั้น ๆ เพื่อระบุตัวอักษรที่ใช้อ้างอิง ตัวอย่างเช่น: "หัวเรื่อง: หนังสือรับรองการจ้างงานสำหรับ Mary Charleston"
พิมพ์ย่อหน้าเบื้องต้นและอธิบายสิ่งที่คุณรับรองอย่างชัดเจน หากเรื่องนั้นเกี่ยวข้องกับชื่อของบุคคลหรือ บริษัท และวันที่ให้รวมไว้ที่นี่ ตัวอย่างเช่น: "นี่เป็นการรับรองว่า Mary Charleston เป็นลูกจ้างของ Roberts Bank ตั้งแต่ 3 พฤศจิกายน 2008 ถึง 4 มีนาคม 2010"
พิมพ์ย่อหน้าที่สองและอธิบายว่าคุณเขียนจดหมายฉบับใด กล่าวอีกนัยหนึ่งทำไมคุณแต่ละคนถึงเรียกร้องให้รับรองคำขอ ในตัวอย่างก่อนหน้าผู้ส่งอาจเป็นหัวหน้าของนางชาร์ลสตันที่ Roberts Bank
ขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาของเขาและจบลงด้วยการปิดอย่างเป็นทางการเช่น "ขอแสดงความนับถือ" เว้นวรรคสองครั้งสองครั้งแล้วพิมพ์ชื่อของคุณ พิมพ์ตัวอักษรและลงนามชื่อของคุณเหนือชื่อพิมพ์ของคุณ
