ระบบการจัดเก็บข้อมูลมีการพัฒนาในช่วงหลายปีที่ผ่านมานับตั้งแต่การจัดเก็บเอกสารในกล่องไปจนถึงโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนซึ่งจัดเก็บไฟล์แบบอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าคุณสามารถเลือกได้หลากหลายวันนี้ระบบการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดมีเป้าหมายหลักเพียงประการเดียวคือการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ ด้วยระบบการจัดเก็บข้อมูลที่หลากหลายจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาคุณลักษณะของแต่ละระบบเพื่อเลือกระบบที่เหมาะสมที่สุด ระบบการจัดเก็บที่ใช้กันทั่วไปส่วนใหญ่นั้นใช้งานง่ายและให้วิธีการจัดการไฟล์ที่มีประสิทธิภาพ
การจัดเรียงตัวอักษร
การจัดเรียงตัวอักษรเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารที่พบได้บ่อยที่สุดสำหรับบันทึกน้อยกว่า 5,000 รายการ การจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรเป็นระบบที่คุณจัดเรียงไฟล์ตามชื่อของบุคคลธุรกิจสถาบันหน่วยงานหัวข้อหัวข้อหรือที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ตามลำดับพจนานุกรม ระบบนี้มีประสิทธิภาพสำหรับไฟล์ชื่อลูกค้าหรือลูกค้า หากการยื่นเรื่องให้ใช้ดัชนีสัมพันธ์ ดัชนีเป็นรายการตามลำดับตัวอักษรของชื่อหัวข้อที่เลือกเพื่อแสดงแต่ละเรื่อง อ้างอิงดัชนีที่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาชื่อหัวข้อที่จะจัดเก็บเรคคอร์ด
การยื่นแบบตัวเลข
ในการตั้งค่าระบบจัดเก็บข้อมูลตัวเลขให้จัดเรียงไฟล์ตามลำดับโดยใช้หมายเลขโดยตรงจากบันทึกหรือหมายเลขที่กำหนด ระบบส่วนใหญ่ใช้ดัชนีเพื่อดึงไฟล์ ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบตัวเลขเพิ่มผลผลิตเนื่องจากความเร็วในการจัดเก็บและค้นหาไฟล์เพิ่มขึ้นนอกจากนี้ยังมีการระบุที่ถูกต้องและช่วยให้การรักษาความลับมากขึ้น มีความสามารถในการขยายที่ไม่มีที่สิ้นสุดและคุณสามารถใช้มันสำหรับบันทึกมากกว่า 5,000 รายการซึ่งแตกต่างจากระบบจัดเก็บข้อมูลด้วยตัวอักษร
ยื่นอัลฟาตัวเลข
การยื่นตัวเลขด้วยตัวอักษรใช้การรวมกันของชื่อและหมายเลข คุณมักจะใช้ระบบการจัดเก็บประเภทนี้กับชื่อเรื่องและหมายเลข จัดเรียงไฟล์ตามแผนกที่เป็นตัวอักษรหรือหัวเรื่องจากนั้นตามหมวดหมู่หมายเลข มีความจำเป็นต้องใช้ดัชนีสัมพันธ์สำหรับไฟล์ตัวเลขและตัวอักษร ดัชนีจะแสดงรายการรหัสตัวเลขที่กำหนดให้แต่ละแผนกตามตัวอักษร
ระบบการยื่นแบบไร้กระดาษ
ระบบจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษกำลังกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับธุรกิจและบ้านเรือนจำนวนมาก มันแก้ปัญหาความต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลทางกายภาพและปัญหาของข้อมูลที่สูญหายหรือถูกวางผิดที่ ระบบจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษช่วยให้สามารถใช้งานร่วมกันได้ในหลาย ๆ แผนก แม้ว่าการเข้าถึงแบบแบ่งใช้จะให้การเข้าถึงแบบบันทึกตามต้องการ แต่คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ของผู้ใช้ในการดูแก้ไขสร้างหรือลบไฟล์เพื่อควบคุมการเข้าถึง ประเภทของระบบจัดเก็บข้อมูลแบบไร้กระดาษประกอบด้วยโปรแกรมซอฟต์แวร์อย่างง่ายเซิร์ฟเวอร์เอกสารและระบบการจัดการเอกสาร
