วิธีการเขียนบันทึกลงไฟล์

หากธุรกิจของคุณต้องการให้คุณติดตามทุกสิ่งจากรายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับลูกค้าไปจนถึงปัญหาเล็กน้อยการเรียนรู้วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำจะเป็นประโยชน์กับคุณ สิ่งนี้สามารถช่วยคุณในการทำธุรกิจประจำวันตัวอย่างเช่นหากบุคคลหนึ่งจากสำนักงานของลูกค้าของคุณโทรหรือส่งอีเมลถึงคุณเพื่อขอให้คุณเปลี่ยนแปลงแผนเขียนบันทึกเพื่อไฟล์ในกรณีที่อีกฝ่ายหนึ่งถามการกระทำของคุณในภายหลัง บันทึกช่วยจำสำหรับไฟล์มีความจำเป็นสำหรับไฟล์ถูกกฎหมายการแพทย์หรือไฟล์ที่มีความอ่อนไหวสูงอื่น ๆ ซึ่งอาจถูกนำมาใช้ในศาลในภายหลัง

เปิด Microsoft Word ในเมนู "ไฟล์" คลิก "ใหม่" "บานหน้าต่างงานเอกสารใหม่" จะเปิดทางด้านขวา

คลิก "บนคอมพิวเตอร์ของฉัน" ซึ่งอยู่ในส่วน "เทมเพลต" กล่องโต้ตอบ "เทมเพลต" จะเปิดขึ้น คลิกที่แท็บ "บันทึก" คลิก "ตัวช่วยสร้างบันทึก" แล้วคลิก "ตกลง" "ตัวช่วยสร้างบันทึก" จะเริ่มขึ้น

คลิก "ถัดไป" ภายใต้ "สไตล์ที่คุณต้องการ" เลือก "มืออาชีพ" แล้วคลิก "ถัดไป" อีกครั้ง ใต้ "คุณต้องการรวมชื่อหรือไม่" เลือก "ใช่" แล้วพิมพ์ "บันทึกเป็นไฟล์" คลิก "ถัดไป"

เลือก "วันที่" "จาก" และ "หัวเรื่อง" ภายใต้ "รายการใดที่คุณต้องการรวมไว้" และป้อนข้อมูลสำหรับแต่ละรายการ วันที่ควรเป็นวันที่ของเหตุการณ์เช่นโทรศัพท์หรืออีเมล ควรมาจากชื่อของคุณหรือชื่อของหัวหน้างานของคุณและหัวเรื่องควรเป็นคำอธิบายโดยย่อของเหตุการณ์เช่น "การเปลี่ยนสถานที่"

คลิก "ถัดไป" ในส่วน "ถึง" เลือก "ไฟล์" ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย "CC" คลิก "ถัดไป" อีกครั้ง เพิ่มรายการปิดและคลิก "ถัดไป" จากนั้นคลิก "เสร็จสิ้น" ป้อนบันทึกย่อของคุณในส่วนล่างของแบบฟอร์มบันทึก

พิมพ์บันทึกช่วยจำและจัดเก็บลงในไฟล์ของลูกค้า บันทึกสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ด้วยหากเป็นขั้นตอนของ บริษัท ของคุณให้ทำเช่นนั้น

เคล็ดลับ

• เขียนบันทึกช่วยจำของคุณเพื่อจัดทำไฟล์โดยเร็วที่สุดหลังจากติดตามเหตุการณ์หรือการสนทนา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจำรายละเอียดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

การเตือน

อย่าพิมพ์สิ่งที่เสื่อมเสียลงในบันทึกช่วยจำที่ไม่ได้อิงกับข้อเท็จจริง การระบุว่านางสาวสมิ ธ ดูเหมือนจะโกรธเป็นสิ่งที่เหมาะสม การเขียนว่า Ms. Smith มีทัศนคติที่น่ารังเกียจอยู่เสมอไม่ใช่