ในฐานะตัวแทนประกันคุณจะต้องปฏิเสธข้อเรียกร้องบางอย่าง เมื่อคุณปฏิเสธการอ้างสิทธิ์คุณต้องส่งจดหมายให้ลูกค้าเพื่อแจ้งเหตุผลของคุณในการปฏิเสธ สิ่งนี้อาจอึดอัดใจ แต่เป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณ ให้จดหมายของคุณเป็นมืออาชีพและรัดกุมเพื่อให้การโต้ตอบเป็นไปอย่างตรงไปตรงมาที่สุดสำหรับคุณและลูกค้า
เคล็ดลับ
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับการปฏิเสธหรือลูกค้าอาจฟ้องร้องผู้ให้บริการประกันภัยสำหรับความเสียหายผ่านการเรียกร้องประกันที่ไม่ดี
มีเหตุผลอะไรบ้างที่จะปฏิเสธการอ้างสิทธิ์ของลูกค้า?
สาเหตุทั่วไปบางประการในการปฏิเสธการเคลมประกันคือ:
- ความเสียหายไม่ครอบคลุมอยู่ในนโยบายของลูกค้า
- ลูกค้าไม่ได้ชำระค่าเบี้ยประกันของเธอ
- มีหลักฐานไม่เพียงพอที่จะสนับสนุนข้อเรียกร้อง
- การอ้างสิทธิ์ไม่ได้ถูกยื่นตรงเวลา
- ลูกค้าให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
รายการนี้ไม่ละเอียดถี่ถ้วนและอาจมีสาเหตุอื่น ๆ ที่ปฏิเสธการอ้างสิทธิ์ จุดสำคัญคือการระบุเหตุผลเหล่านั้นอย่างชัดเจน หากลูกค้าไม่พอใจกับเหตุผลที่คุณให้เขาอาจมีสิทธิ์ร้องเรียน
สิ่งที่ควรอยู่ในจดหมายปฏิเสธการเรียกร้องของคุณ?
จดหมายปฏิเสธของคุณควรรวมถึง:
- ชื่อตำแหน่งและ บริษัท ของคุณ
- วันที่ที่มีการเรียกร้อง
- วันที่ที่คุณปฏิเสธ
- เหตุผลในการปฏิเสธ
- หมายเลขนโยบายของลูกค้า
- หมายเลขการเคลม
อ้างอิงคู่มือสไตล์และแม่แบบของ บริษัท ของคุณสำหรับจดหมายปฏิเสธในอุตสาหกรรมของคุณเพื่อดูว่ามีข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ที่คุณจำเป็นต้องรวมไว้ในจดหมายของคุณหรือไม่ ตัวอย่างเช่นคุณอาจจำเป็นต้องอ้างถึงกฎหมายการประกันภัยรถยนต์ที่ไม่มีข้อบกพร่องของรัฐหากคุณอาศัยอยู่ในรัฐใดรัฐหนึ่งที่กำหนดให้ผู้ที่ตกเป็นเหยื่ออุบัติเหตุทางรถยนต์เพื่อเรียกร้องการป้องกันการบาดเจ็บส่วนบุคคล (PIP)
คุณจัดรูปแบบจดหมายปฏิเสธการเรียกร้องอย่างไร
จดหมายปฏิเสธการเรียกร้องของคุณควรจัดรูปแบบเหมือนกับการสื่อสารทางธุรกิจอื่น ๆ นี่คือตัวอย่างเทมเพลตที่จะปฏิบัติตาม:
บริษัท ของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ ที่อยู่อีเมลของคุณ
ชื่อและข้อมูลการติดต่อของลูกค้าในรูปแบบเดียวกับที่คุณจัดรูปแบบชื่อและข้อมูลการติดต่อของคุณด้านบน
RE: ปฏิเสธการอ้างสิทธิ์ DATE: วันที่ในปฏิทินของจดหมายของคุณ
เรียน (ชื่อลูกค้า)
เนื้อหาของจดหมาย
ขอแสดงความนับถือ
ชื่อของคุณ
ระบุจำนวนของสิ่งห่อหุ้มในวงเล็บที่นี่
คุณเขียนเนื้อหาของจดหมายได้อย่างไร
ในย่อหน้าแรกระบุว่าจดหมายตอบรับการเรียกร้องของลูกค้า ตั้งชื่อหมายเลขการเรียกร้องและหมายเลขนโยบายของลูกค้ารวมถึงวันที่ที่มีการเรียกร้อง ให้ภาพรวมโดยย่อเกี่ยวกับลักษณะของการเรียกร้อง ในย่อหน้าที่สองให้รายละเอียดขั้นตอนการสอบสวนการเคลมของ บริษัท คุณ ในย่อหน้าถัดไประบุอย่างสุภาพ แต่ชัดเจนว่า บริษัท ปฏิเสธการเรียกร้องของลูกค้าจากการค้นพบผ่านการสอบสวน
ย่อหน้าสุดท้ายของคุณควรให้คำแนะนำสำหรับลูกค้าในการติดต่อคุณหากเขามีคำถามหรือความคิดเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียกร้องหรือการปฏิเสธ ขอบคุณลูกค้าสำหรับข้อเรียกร้องและธุรกิจของเขา ระบุว่าแม้ว่าคุณจะต้องปฏิเสธข้อเรียกร้องเฉพาะนี้ แต่คุณหวังที่จะสานต่อความสัมพันธ์ระดับมืออาชีพของคุณกับลูกค้าในอนาคต หากคุณมีสิ่งที่แนบมาใด ๆ ให้จดไว้ที่นี่
