ธุรกิจมีสี่งบการเงินที่สำคัญ: งบกำไรขาดทุนงบกระแสเงินสดงบดุลและงบกำไรขาดทุน บางครั้งงบกำไรขาดทุนจะเรียกว่างบกำไรขาดทุนและอาจมีคำย่อในการสนทนากับ "P&L" ในขณะที่โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีอาจทำให้การสร้างคำสั่งนี้ง่ายขึ้นคุณยังสามารถสร้างคำสั่งกำไรและขาดทุนใน Excel คุณจะต้องเข้าใจคำจำกัดความของรายได้ค่าใช้จ่ายกำไรและขาดทุน คุณต้องระบุช่วงเวลาที่คำสั่งนั้นครอบคลุม สุดท้ายคุณจะต้องตัดสินใจว่าจะใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งในสองรูปแบบที่สอดคล้องกับหลักการบัญชีที่ยอมรับกันทั่วไปไม่ว่าจะเป็นงบกำไรขาดทุนแบบขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอน
ข้อมูลในงบกำไรขาดทุน
งบกำไรขาดทุนหรืองบกำไรขาดทุนมีข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ค่าใช้จ่ายกำไรและขาดทุนในช่วงเวลาหนึ่ง รายได้หรือรายได้อาจมาจากการดำเนินงานหรือจากแหล่งที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจกรรมหลักของธุรกิจ กำไรเป็นแหล่งรายได้ที่ผิดปกติและไม่สามารถคาดการณ์ได้เช่นจากการได้รับการชำระเงินจากคดีความ ค่าใช้จ่ายยังสามารถเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเช่นค่าสาธารณูปโภคและค่าจ้างที่จ่ายหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ดำเนินการเช่นดอกเบี้ยที่จ่ายจากเงินให้สินเชื่อ การสูญเสียเป็นค่าใช้จ่ายที่ผิดปกติและไม่สามารถคาดการณ์ได้เช่นจากการจำหน่ายสินทรัพย์ระยะยาวที่น้อยกว่ามูลค่า
รูปแบบของงบกำไรขาดทุน
หลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไป (GAAP) ต้องการหนึ่งในสองรูปแบบสำหรับงบกำไรขาดทุนที่บุคคลภายนอก บริษัท จะมองเห็น ผู้จัดการอาจพบว่ารูปแบบที่แตกต่างมีประโยชน์มากขึ้นสำหรับวัตถุประสงค์ภายใน แต่ต้องมั่นใจว่ารายงานเหล่านี้ไม่ได้มอบให้กับผู้ใช้ภายนอก รูปแบบที่สอดคล้องกับ GAAP สองรูปแบบคืองบกำไรขาดทุนขั้นตอนเดียวและงบรายได้หลายขั้นตอน ความแตกต่างที่สำคัญในสองรูปแบบคือวิธีที่พวกเขาแสดงต้นทุนของสินค้า (หรือบริการ) ที่ขายและสถานที่ที่พวกเขาวางกำไรและขาดทุนในงบ
การสร้างงบกำไรขาดทุนใน Excel
คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ในการดูตัวอย่างของงบกำไรขาดทุนก่อนที่จะเริ่ม มีองค์ประกอบบางอย่างที่จำเป็นต่อคำแถลงโดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของธุรกิจของคุณ คุณจะมีหัวเรื่องสามแถวที่กึ่งกลางที่ด้านบน บรรทัดแรกจะเป็นชื่อธุรกิจ ที่สองจะเป็นชื่อของรายงาน: งบกำไรขาดทุน ในบรรทัดที่สามคุณต้องระบุช่วงเวลาที่คำสั่งนั้นครอบคลุม ตัวอย่างบางส่วนอาจเป็น:
- สำหรับไตรมาสสิ้นสุดวันที่ 31 มีนาคม 2561
- สำหรับเดือนสิ้นสุดวันที่ 30 กันยายน 2561
- สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2561
เว้นว่างไว้อย่างน้อยหนึ่งแถวหลังจากส่วนหัวเพื่อความชัดเจน ขั้นตอนถัดไปจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้ขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอน แต่องค์ประกอบบางอย่างจะใช้ร่วมกัน คุณจะเริ่มในคอลัมน์แรกและเมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลจะต้องมีการเยื้องเพื่อแยกมันออกจากกันคุณจะย้ายไปที่คอลัมน์ถัดไป คุณจะแก้ไขความกว้างคอลัมน์ของคอลัมน์แรกนั้นเพื่อให้ข้อมูลในคอลัมน์ที่สองเรียงกันหลังจากอักขระหลายตัวแรกของข้อมูลข้างบนเช่นในภาพด้านล่าง
ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งคุณจะแสดงรายการรายได้ก่อนตามด้วยค่าใช้จ่ายโดยมียอดรวมรายได้สุทธิที่ด้านล่าง หลังจากป้อนชื่อบัญชีทั้งหมดแล้วคุณจะข้ามคอลัมน์หนึ่งหรือสองคอลัมน์เพื่อเว้นช่องว่างก่อนที่จะป้อนค่าเงินดอลลาร์ ตั้งค่าคอลัมน์นี้เพื่อแสดงเป็นสกุลเงิน
งบกำไรขาดทุนขั้นตอนเดียว
งบกำไรขาดทุนขั้นตอนเดียวใช้สูตรพื้นฐาน: รายได้สุทธิเท่ากับรายได้และรับค่าใช้จ่ายและการสูญเสียน้อยลง คุณจะพิมพ์ "รายได้และผลกำไร" ในบรรทัดแรกจากนั้นเยื้องบรรทัดถัดไปที่คุณแสดงรายการรายได้ที่หลากหลายและบัญชีกำไรสำหรับธุรกิจของคุณ บรรทัดต่อไปนี้จะถูกเยื้องอีกครั้งและจะพูดว่า "รายได้รวม & กำไร" หลังจากแถวว่างให้พิมพ์ "ค่าใช้จ่ายและการสูญเสีย" จากนั้นเยื้องบรรทัดถัดไปที่คุณแสดงรายการบัญชีค่าใช้จ่ายและการสูญเสีย คุณจะเยื้องอีกครั้งสำหรับ "ค่าใช้จ่ายและการสูญเสียทั้งหมด" บรรทัดสุดท้ายคือรายได้และค่าใช้จ่าย
งบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้นตอน
ความแตกต่างที่สำคัญในคำสั่งหลายขั้นตอนเปรียบเทียบกับขั้นตอนเดียวคือเราแยกการดำเนินการออกจากรายการที่ไม่ได้ดำเนินการ ใบแจ้งยอดของคุณจะเริ่มต้นด้วยยอดขายต้นทุนขายและกำไรขั้นต้น คุณจะทำตามนั้นด้วยค่าใช้จ่ายในการดำเนินการลบพวกเขาเพื่อหาผลรวมย่อยที่ชื่อว่า "รายได้จากการดำเนินงาน" จากนั้นคุณจะแสดงรายการรายได้ที่ไม่ได้ดำเนินการกำไรค่าใช้จ่ายและการสูญเสียในลำดับนั้นแล้วรวมรายการที่ไม่ได้ดำเนินการ การเพิ่มการดำเนินงานและรายการที่ไม่ได้ทำงานด้วยกันจะช่วยให้คุณมีรายได้สุทธิ
