เหตุใดการบัญชีจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ

การบัญชีมีความสำคัญต่อธุรกิจเป็นวิธีการจัดทำเอกสารกิจกรรมทางการเงินและเรียนรู้จากตัวเลข ธุรกิจของคุณต้องการบัญชีขั้นพื้นฐานเพื่อรายงานรายได้ในรูปแบบภาษีและติดตามเงินทุนที่ไหลเข้าและออกจากบัญชีธนาคารของคุณ แต่ข้อมูลทางบัญชียังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการดำเนินงานแสดงแนวโน้มและโอกาสที่จะช่วยให้ บริษัท ของคุณมีกำไรมากขึ้น หน่วยงานรายงานภาษีกำหนดให้คุณเก็บหนังสืออย่างน้อยที่สุดเพื่อติดตามรายรับและรายจ่าย แต่ถ้าคุณมีแรงผลักดันและความสนใจคุณสามารถนำกระบวนการบัญชีของคุณไปสู่ระดับที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงและใช้กระบวนการเหล่านี้เพื่อสร้างธุรกิจที่ชาญฉลาดและมีความมั่นคงทางการเงินมากขึ้น

ประเภทของธุรกิจบัญชีที่ต้องการ

ติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย: ธุรกิจของคุณจะต้องกรอกแบบฟอร์มภาษีตามรายได้รวมและรายได้สุทธิ ภาษีสรรพสามิตของรัฐและท้องถิ่นคำนวณเป็นเปอร์เซ็นต์ของรายได้ ภาษีเมืองรัฐและสหพันธรัฐคำนวณจากกำไรสุทธิของคุณหลังจากหักค่าใช้จ่ายที่หักได้จากรายได้รวม ในการคำนวณจำนวนเงินเหล่านี้อย่างถูกต้องธุรกิจของคุณจะต้องติดตามและรับรายรับรวมเป็นพื้นฐานสำหรับหมายเลขรายได้และรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นพื้นฐานสำหรับการหักธุรกิจ เมื่อรายงานรายได้รวมคุณจะต้องแบ่งรายได้ของคุณออกเป็นหมวดหมู่เช่นค้าส่งและค้าปลีก เมื่อคำนวณกำไรสุทธิสำหรับภาษีรายได้คุณจะต้องแบ่งค่าใช้จ่ายเป็นหมวดหมู่เช่นวัสดุเงินเดือนค่าเช่าค่าสาธารณูปโภคและค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

บัญชีเงินเดือน: นอกเหนือจากการคำนวณจำนวนเงินที่ต้องจ่ายให้พนักงานแต่ละคนตามค่าจ้างหรือเงินเดือนและชั่วโมงทำงานแล้วธุรกิจของคุณจะต้องหักภาษีและชำระค่าประกันสังคม Medicare และภาษีรายได้ที่พนักงานของคุณค้างชำระพร้อมกับเงินสมทบนายจ้างสำหรับประกันสังคมและ Medicare คุณจะต้องจ่ายประกันการว่างงานและประกันอุตสาหกรรมเข้ากองทุนของรัฐตามจำนวนพนักงานที่ทำงานและรายได้ที่ได้รับ ธุรกิจของคุณจะต้องมีระบบบัญชีเงินเดือนที่ครอบคลุมและทันสมัยเพื่อติดตามตัวเลขเหล่านี้และชำระภาษีเงินเดือนทั้งหมดและยื่นรายงานภาษีเงินเดือนทั้งหมดเมื่อถึงกำหนด

บัญชีกระแสเงินสด: ระบบบัญชีของคุณควรมีเครื่องมือสำหรับการติดตามความพร้อมใช้งานและความต้องการเงินสด หากคุณใช้ระบบบัญชีเงินสดตัวเลขรายสัปดาห์และรายเดือนของคุณจะช่วยให้คุณมีความคิดที่ดีว่าคุณเข้าและออกไปไหน หากคุณใช้ระบบบัญชีคงค้างคุณอาจบันทึกการขายเป็นรายได้ก่อนที่คุณจะได้รับเงินจริงดังนั้นคุณต้องมีวิธีอื่นในการตรวจสอบความพร้อมของเงินสด ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบเงินสดหรือเงินคงค้างกระแสเงินสดของคุณอาจไม่สัมพันธ์โดยตรงกับรายได้และค่าใช้จ่ายที่รายงานหากคุณจ่ายคืนเงินกู้หรือถ้าคุณคิดค่าอุปกรณ์ที่ซื้อมาแล้ว

งบดุล: งบดุลเป็นภาพรวมทางการเงินของคุณ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง มันมีข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของและสิ่งที่คุณเป็นหนี้ รายการสินทรัพย์ของคุณจะรวมเงินสดในธนาคารอุปกรณ์ที่คุณซื้อลบด้วยจำนวนเงินที่คิดค่าเสื่อมราคาและลูกหนี้หรือเงินก้อนที่เป็นหนี้สำหรับการขายที่คุณได้ทำไปแล้ว รายการหนี้สินในงบดุลของคุณจะรวมยอดคงเหลือที่เกี่ยวกับเงินให้สินเชื่อและบัตรเครดิตและหนี้สินระยะสั้นที่คุณได้รับเช่นบัญชีเจ้าหนี้และค่าสาธารณูปโภคที่ค้างชำระ โดยการลบหนี้สินของคุณออกจากสินทรัพย์ของคุณงบดุลของคุณจะแสดงมูลค่าสุทธิปัจจุบันของ บริษัท ของคุณ เมื่อคุณสร้างงบดุลเมื่อเวลาผ่านไปคุณสามารถดูว่ารายได้และค่าใช้จ่ายของคุณมีการเล่นและสร้างความมั่งคั่งหรือหนี้สินอย่างไรงบดุลยังแสดงให้เห็นว่ามูลค่าสุทธิของคุณเป็นของเหลวและเท่าไรผูกไว้ในสินทรัพย์ที่ไม่ให้เงินสดพร้อมใช้งาน

รายงานการปฏิบัติงาน: นอกเหนือจากรายงานการบัญชีที่ธุรกิจของคุณต้องดำเนินการโดยหน่วยงานด้านภาษีและผู้ให้กู้คุณสามารถสร้างรายงานแบบกำหนดเองที่ติดตามทุกอย่างจากมูลค่าเงินดอลลาร์ของผลิตภัณฑ์ที่สายการผลิตของคุณผลิตในหนึ่งชั่วโมงไปยังตัวเลขยอดขายสำหรับการขายแต่ละรายการ บุคลากร ตัวเลขเหล่านี้มีความสำคัญต่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ พวกเขาสามารถช่วยคุณระบุว่าธุรกิจของคุณให้ผลกำไรมากที่สุดและคุ้มค่าที่สุดในการบำรุงเลี้ยง พวกเขายังสามารถเรียกความสนใจของคุณไปสู่ปัญหาที่สามารถแก้ไขได้เช่นลักษณะของการผลิตที่ใช้เวลานานเกินไปและค่าใช้จ่ายมากเกินไป

ธุรกิจสามารถทำบัญชีได้อย่างไร

ธุรกิจของคุณสามารถทำบัญชีภายใน บริษัท หรือจ้างมืออาชีพจากภายนอกเพื่อช่วยในกระบวนการ บริษัท หลายแห่งใช้วิธีผสมผสานทั้งสองนี้โดยให้บุคลากรภายในดำเนินงานบางอย่างเช่นการทำบัญชีขั้นพื้นฐานและจากนั้นทำสัญญากับนักบัญชีภายนอกเพื่อทำภาษีประจำปี

การบัญชีใน บริษัท ให้ประโยชน์ของการมีคนที่รู้จักธุรกิจของคุณในเชิงลึกบันทึกรายรับและรายจ่ายของคุณ ผู้ทำบัญชีที่มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้งกับธุรกิจของคุณจะสามารถระบุและจัดหมวดหมู่สินค้าในใบเสร็จรับเงินโดยระบุว่าเป็นวัสดุที่รวมอยู่ในต้นทุนการขายสินค้าหรืออุปกรณ์ที่คุณต้องการสำหรับการจัดระเบียบเบื้องหลัง อย่างไรก็ตามผู้ทำบัญชีภายในอาจไม่มีความเชี่ยวชาญระดับมืออาชีพที่บุคคลภายนอกสามารถนำมาผสมผสานได้ ความรู้นี้มีประโยชน์สำหรับการสร้างระบบเช่นการตั้งค่าการทำบัญชีเริ่มต้นของคุณและสำหรับการจับความแตกต่างเช่นค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถหักลดหย่อนได้อย่างถูกกฎหมาย

ผู้ทำบัญชีภายนอกสามารถนำประสบการณ์และมุมมองมาสู่กระบวนการบัญชีของ บริษัท ของคุณ ในฐานะมืออาชีพผู้ทำบัญชีรายนี้มีแนวโน้มที่จะเห็นหนังสือของธุรกิจหลากหลายประเภทและสามารถแสดงวิธีการอัปเดตระบบของคุณเพื่อให้พวกเขาให้ข้อมูลที่คุณต้องการและสามารถเข้าใจได้โดยผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ เช่นนายธนาคารและผู้ตรวจสอบภาษี อย่างไรก็ตามคนนอกอาจทำงานได้ไม่ดีเท่าคนวงในที่เข้าใจว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไรและข้อมูลใดที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์มากที่สุด ตัวอย่างเช่นนักบัญชีของคุณอาจไม่เข้าใจประเภทของสินค้าคงคลังที่คุณบรรทุกจากมุมมองของผู้ขายสินค้า แต่ข้อมูลเกี่ยวกับประเภทของสินค้าที่กำลังเคลื่อนไหวนั้นมีความสำคัญต่อการปรับการซื้อของคุณ

ประเภทของโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์: โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ประโยชน์แก่คุณในการซิงค์ระบบบัญชีของคุณกับบัญชีธนาคารของคุณ วิธีการนี้ทำให้ง่ายต่อการป้อนธุรกรรมโดยเพียงแค่ค้นหาในฟีดธนาคารของคุณแล้วคลิกปุ่มขวา คุณสมบัตินี้ช่วยลดความเป็นไปได้ที่คุณจะพลาดการใช้จ่ายเนื่องจากคุณอาจเริ่มต้นจากใบเสร็จรับเงินและสูญหาย การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ยังช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงโปรแกรมบัญชีของคุณจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้แทนที่จะต้องใช้เดสก์ท็อปของคุณเอง อย่างไรก็ตามโปรแกรมบัญชีออนไลน์ใช้เวลานานกว่าเวอร์ชันเดสก์ท็อปในการประมวลผลแต่ละรายการและในครั้งนี้จะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณทำรายการหลายสิบรายการ นอกจากนี้การฝึกฝนการจับคู่ใบเสร็จรับเงินกับฟีดธนาคารอาจช้าและยุ่งยากและขั้นตอนนี้จำเป็นหากการซื้อครั้งเดียวมีรายการในหลายหมวดหมู่เช่นวัสดุและวัสดุสิ้นเปลือง QuickBooks เป็นซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ที่ได้รับความนิยมและได้รับความนิยมสูงสุด Xero ได้รับการยกย่องอย่างสูงสำหรับผู้ใช้ Mac และ Zoho ทำงานได้ดีเป็นพิเศษสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมาก

ซอฟต์แวร์บัญชีเดสก์ท็อป: แม้ว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น แต่เวอร์ชันเดสก์ท็อปยังคงให้ประโยชน์สำหรับผู้ใช้จำนวนมาก คุณสามารถซื้อโปรแกรมบัญชีเดสก์ท็อปด้วยการซื้อครั้งเดียวในขณะที่โปรแกรมออนไลน์คิดค่าบริการรายเดือนอย่างต่อเนื่อง เมื่อคุณใช้โปรแกรมเดสก์ท็อปข้อมูลทั้งหมดของคุณจะพร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของคุณเองแทนที่จะตั้งอยู่ในระบบคลาวด์ที่มีความเสี่ยงต่อปัญหาความปลอดภัยและความล้มเหลวของระบบอย่างกว้างขวาง ระบบบัญชีเดสก์ท็อปมีแนวโน้มที่จะง่ายกว่าระบบคลาวด์ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและระบุข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกัน เนื่องจากความเรียบง่ายสัมพัทธ์ระบบเดสก์ท็อปจึงง่ายต่อการปรับให้เข้ากับความต้องการส่วนบุคคลของ บริษัท คุณ

ระบบบัญชีที่กำหนดเองและด้วยตนเอง

จริงๆแล้วคุณไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเลยหากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กและความต้องการของคุณนั้นเรียบง่าย คุณสามารถออกแบบสเปรดชีตด้วย Excel หรือ Google ชีตที่ช่วยให้คุณติดตามและเพิ่มตัวแปรที่คุณจำเป็นต้องรู้เช่นค่าใช้จ่ายที่จัดหมวดหมู่และรายได้ต่อเนื่อง โปรแกรมเหล่านี้จะช่วยคุณในการเก็บและจัดระเบียบข้อมูลของคุณในทางใดก็ตามที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณและสเปรดชีตที่ผลิตเองทำให้ระบบบัญชีที่ถูกต้องสมบูรณ์แบบตราบเท่าที่พวกเขาบอกสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อชำระภาษีของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือนที่บันทึกชั่วโมงการใช้จ่ายในงานเฉพาะเช่นการผลิต จากนั้นคุณสามารถใช้ตัวเลขเหล่านี้เพื่อคำนวณค่าเงินดอลลาร์เฉลี่ยของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตต่อชั่วโมงการผลิตและคุณสามารถดูว่าตัวเลขนี้เปลี่ยนแปลงไปเป็นรายสัปดาห์ได้อย่างไร

แต่คุณไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัญชีธุรกิจ มันถูกต้องตามกฎหมายอย่างสมบูรณ์เพื่อให้บัญชีแยกประเภทที่เขียนด้วยลายมือเป็นเจ้าของธุรกิจได้ทำมานานหลายศตวรรษ ร้านค้าอุปกรณ์สำนักงานขายหนังสือบัญชีพร้อมคอลัมน์ขนาดที่เหมาะสมและคุณสามารถใช้รายการเหล่านี้เพื่อจัดหมวดหมู่รายได้และค่าใช้จ่าย ด้วยระบบบัญชีด้วยตนเองคุณจะต้องเพิ่มตัวเลขทั้งหมดด้วยมือซึ่งจะเพิ่มระยะเวลาที่คุณใช้ในการทำบัญชีอย่างมาก อย่างไรก็ตามระบบบัญชีที่กำหนดเองไม่ได้มีความเสี่ยงต่อความบกพร่องของคอมพิวเตอร์และความเสี่ยงของข้อมูลที่สูญหายที่คุณพบกับระบบคอมพิวเตอร์ จริงอยู่ที่บ้านของคุณอาจถูกไฟไหม้และคุณอาจสูญเสียบัญชีแยกประเภทของคุณ แต่ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์นั้นพบได้บ่อยกว่าไฟในบ้าน

Single-Entry แทนที่จะเป็นบัญชีสองทาง

หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กและค่อนข้างง่ายคุณสามารถเลือกระหว่างการทำบัญชีรายการเดียวและสองครั้ง ระบบเข้าเดี่ยวเพียงแค่ติดตามสิ่งที่คุณได้ใช้ไปและได้รับและนับจำนวนเงินเหล่านี้ หากคุณใช้บัญชีแยกประเภทที่เขียนด้วยลายมือหรือหากคุณสร้างสเปรดชีตของคุณเองคุณมักจะใช้การบัญชีแบบป้อนครั้งเดียว ระบบป้อนสองทางประสานข้อมูลบัญชีของคุณกับบัญชีธนาคารของคุณและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงบดุลของคุณ ทุกครั้งที่คุณทราบว่า บริษัท ของคุณมีรายได้คุณจะทำ (หรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณทำ) รายการที่เกี่ยวข้องซึ่งแสดงว่าเงินนั้นปรากฏในธุรกิจของคุณเช่นในบัญชีธนาคารใดบัญชีหนึ่ง ในทำนองเดียวกันทุกครั้งที่คุณจ่ายค่าใช้จ่ายระบบสองทางจะแสดงให้เห็นว่า บริษัท ของคุณใช้เงินอย่างไร ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายที่คุณต้องบำรุงรักษาระบบการทำบัญชีสองครั้ง แต่ถ้าคุณเก็บหนังสือเข้าเดี่ยวคุณควรพัฒนาวิธีการเปรียบเทียบและปรับระบบบัญชีของคุณให้สอดคล้องกับสินทรัพย์ปัจจุบันของคุณ

การเลือกระบบบัญชีที่เหมาะสม

ไม่มีระบบบัญชีที่เหมาะสมกับทุกธุรกิจ เมื่อเลือกวิธีตั้งค่าหนังสือของ บริษัท ให้พิจารณาข้อมูลประเภทใดที่คุณต้องการมากที่สุดและแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการอุทิศเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูล หากคุณเกลียดการทำงานกับตัวเลขและพวกเขาก็ไม่สมเหตุสมผลกับคุณให้จ้างมืออาชีพจากภายนอก แต่ยังพยายามเรียนรู้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อทำความเข้าใจรายงานที่คุณได้รับ หากคุณมีเวลาและความสนใจทำบัญชีของตัวเองให้ได้มากที่สุด ข้อมูลที่คุณรวบรวมจะมีความเกี่ยวข้องและมีความหมายและคุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าว่าธุรกิจของคุณจะประสบความสำเร็จมากที่สุดได้อย่างไร