มีเวลาที่การทำธุรกรรมทางบัญชีถูกบันทึกด้วยตนเองบนแผ่นกระดาษสีเขียวขนาดใหญ่เรียงเป็นแนวเรียงกันเรียกว่าแผ่นแยกประเภท โชคดีสำหรับเจ้าของธุรกิจซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้การบัญชีมีประสิทธิภาพถูกต้องและเป็นไปตามข้อกำหนด การเลือกซอฟต์แวร์บัญชีเป็นการพิจารณาที่สำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารมืออาชีพและควรได้รับความสำคัญสูงสุด
ฟังก์ชัน
ซอฟต์แวร์บัญชีเก็บธุรกรรมทางธุรกิจไว้ในบัญชีต่างๆที่กำหนดตามประเภทของธุรกรรมและหมวดหมู่ รายได้และค่าใช้จ่ายเป็นธุรกรรมสองประเภทที่จัดเก็บในโปรแกรมบัญชี ตัวอย่างของหมวดหมู่รวมถึงค่าใช้จ่ายเงินเดือนและเครื่องใช้สำนักงาน รายการที่สมบูรณ์ของการทำธุรกรรมทั้งหมดที่บันทึกตามประเภทและหมวดหมู่จะเรียกว่าบัญชีแยกประเภททั่วไป
ประเภท
ซอฟต์แวร์บัญชีโดยทั่วไปแบ่งออกเป็นสองประเภท ประเภทแรกมีไว้สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีที่มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการบัญชีแยกประเภททั่วไป ประเภทที่สองมีไว้สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่มีอะไรนอกจากความรู้ด้านบัญชีขั้นพื้นฐาน ซอฟต์แวร์บัญชีอาจเฉพาะอุตสาหกรรม
คุณสมบัติ
ซอฟต์แวร์บัญชีแบ่งการทำงานออกเป็นโมดูลที่เป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานหรือซื้อแยกต่างหาก บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้เป็นตัวอย่างของสองโมดูลที่มักจะเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจการบัญชีมาตรฐาน การจัดการเงินเดือนและสินค้าคงคลังเป็นตัวอย่างของโมดูลเพิ่มเติมที่คุณอาจซื้อแยกต่างหาก ซอฟต์แวร์บัญชีบางตัวได้รับการติดตั้งโดยตรงบนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายส่วนตัวของคุณขณะที่ซอฟต์แวร์อื่นสามารถเข้าถึงได้โดยใช้อินเทอร์เน็ต
การพิจารณา
สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์บัญชีคือระดับการศึกษาของบุคคลที่จะใช้ซอฟต์แวร์ สิ่งสำคัญอื่น ๆ ที่ควรพิจารณาคือการใช้งานและราคา เมื่อคำนวณต้นทุนการลงทุนทั้งหมดอย่าลืมอนุญาตให้ใช้ต้นทุนการแปลงค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนทางเทคนิคและค่าธรรมเนียมการต่ออายุรายปี ช่วงเวลาการเรียนรู้เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์บัญชี การหมุนเวียนมีราคาแพงและซอฟต์แวร์ที่มีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชันสามารถทำให้ต้นทุนการหมุนเวียนเพิ่มขึ้นอย่างมาก
ประโยชน์ที่ได้รับ
ซอฟต์แวร์บัญชีขจัดความซ้ำซ้อนที่เคยมีอยู่ในฟังก์ชั่นการบัญชี ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการป้อนข้อมูลผู้ขายลงในโมดูลบัญชีเจ้าหนี้ข้อมูลจะไม่ถูกป้อนอีกครั้งโดยไม่คำนึงถึงจำนวนเช็คที่คุณออกให้กับผู้ขายนั้น เพียงกดปุ่มซอฟต์แวร์บัญชีก็สามารถสร้างงบการเงินที่ซับซ้อนเช่นงบกำไรขาดทุนงบดุลและงบกระแสเงินสด
ผู้เชี่ยวชาญ Insight
ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายรายให้ผลิตภัณฑ์รุ่นทดลอง สร้างกรณีทดสอบของธุรกรรมทางบัญชีรายวันและทดสอบในแต่ละรุ่นทดลองที่คุณพิจารณา หากรุ่นทดลองใช้ไม่ได้ให้สอบถามตัวแทนจำหน่ายเพื่อรับการสาธิตสดและจัดเตรียมกรณีทดสอบของคุณ ขอให้ผู้ผลิตอ้างอิงลูกค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสายธุรกิจของคุณ
