เป้าหมายของโบรชัวร์การประชุมคือเพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมกิจกรรมและให้พวกเขารู้กำหนดการประชุม แผ่นพับควรมีข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่, ลำโพง, การเตรียมการเดินทางและข้อเท็จจริงสำคัญอื่น ๆ สำเนาควรชัดเจนให้ข้อมูลและโน้มน้าวใจกระตุ้นให้ผู้อ่านสำรองจุดของพวกเขาเพื่อให้พวกเขาสามารถได้รับประโยชน์ส่วนตัวหรือเป็นมืออาชีพ การแนะนำจากวิทยากรที่โดดเด่นหรือผู้บริหารระดับสูงให้ภาพรวมที่เป็นประโยชน์ของเหตุการณ์เช่นเดียวกับการต้อนรับผู้แทนที่มีศักยภาพ
กลุ่มเป้าหมาย
ผู้จัดงานประชุมมีเป้าหมายที่กิจกรรมของพวกเขาในกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงดังนั้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าแผ่นพับเสนอประโยชน์ที่เกี่ยวข้อง ผู้ชมอาจมีความหลากหลายเช่นเดียวกับครูผู้บริหารระดับสูงจากอุตสาหกรรมยานยนต์หรือสมาชิกของประชาชนที่มีความสนใจในเพลงคันทรี่ หากต้องการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ชมให้สอบถามผู้จัดงานสำหรับโปรไฟล์ผู้ชมของกิจกรรมก่อนหน้า ผู้จัดงานสำรวจผู้ชมของพวกเขาขอข้อมูลประชากรหรือธุรกิจและเผยแพร่โปรไฟล์เพื่อแสดงคุณภาพของกิจกรรมของพวกเขาให้กับผู้ได้รับมอบหมายผู้นำเสนอและผู้สนับสนุน
ประโยชน์สำหรับผู้ได้รับมอบหมาย
โบรชัวร์จะต้องให้ผู้ได้รับประโยชน์อย่างมากสำหรับการเข้าร่วม ตัวแทนธุรกิจจะต้องสามารถปรับเวลาหยุดงานและผู้เข้าร่วมส่วนตัวต้องการรู้ว่าพวกเขาจะได้รับค่าสำหรับการใช้จ่ายเงินของตนเอง ระบุผลประโยชน์สำหรับกลุ่มเป้าหมาย การประชุมอาจให้โอกาสพิเศษในการได้ยินผู้บรรยายที่มีชื่อเสียงระดับโลกชมการสาธิตผลิตภัณฑ์ล่าสุดหรือพัฒนาทักษะด้วยการเข้าร่วมการฝึกอบรมที่มีคุณภาพสูง ผลประโยชน์อาจจับต้องได้น้อยกว่าเช่นโอกาสในการสร้างเครือข่ายกับผู้อื่นในอุตสาหกรรมบางทีด้วยตาที่จะลงจอดงานหรือขาย
ข้อมูลโลจิสติก
ข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับโลจิสติกการประชุมเป็นสิ่งจำเป็น ตามที่สถาบันการประชุมอเมริกันคำถามที่ถามบ่อยโดยผู้ได้รับมอบหมายการประชุมครอบคลุมหัวข้อต่าง ๆ เช่นการลงทะเบียนและการชำระเงินการเตรียมการเดินทางและการจัดเลี้ยงที่พักและการยกเลิก เพื่อให้ง่ายสำหรับผู้อ่านที่จะลงทะเบียนสำหรับเหตุการณ์รวมถึงรายละเอียดการลงทะเบียนแบบเต็ม กำหนดค่าใช้จ่ายสำหรับการเข้าร่วมรวมถึงส่วนลดใด ๆ สำหรับการลงทะเบียนล่วงหน้า ระบุรายละเอียดการติดต่อสำหรับผู้อ่านที่อาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติมและแจ้งให้ผู้ได้รับมอบหมายทราบว่าพวกเขาจะได้รับชุดต้อนรับเมื่อใด
โปรแกรมการประชุม
กำหนดโปรแกรมการประชุมที่มีตารางเวลาและรายละเอียดของแต่ละเซสชั่นเพื่อช่วยผู้เข้าร่วมประชุมวางแผนเวลาในการประชุม ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบของการประชุมซึ่งอาจรวมถึงการนำเสนอโต๊ะกลมเวิร์คช็อปและนิทรรศการ ชีวประวัติของผู้นำเสนอช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเลือกเซสชันที่ต้องการเข้าร่วมและระบุสถานะหรือคุณภาพของกิจกรรม
รักษาการสื่อสาร
แผ่นพับการประชุมเป็นเพียงองค์ประกอบหนึ่งของโปรแกรมการตลาดก่อนการประชุม จากข้อมูลของอิงค์การโพสต์ข้อมูลและข่าวกิจกรรมบนโซเชียลมีเดียช่วยรักษาความสนใจเมื่อกิจกรรมใกล้เข้ามา ยกตัวอย่างเช่นการประกาศเกี่ยวกับผู้บรรยายพิเศษหรือเหตุการณ์พิเศษสามารถสร้างความฮือฮาในงานและลดความเสี่ยงของผู้ได้รับมอบหมาย
