องค์กรไฟล์ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สำหรับธุรกิจหรือสำนักงานส่วนตัว มีระบบจัดเก็บเอกสารจำนวนมากเพื่อตอบสนองความต้องการและความชอบที่แตกต่างกัน รูปแบบการจัดเก็บแบบมาตรฐานทั้งหมดจัดอยู่ในประเภทหนึ่งในสามหมวดกว้าง: หัวเรื่อง, ตัวเลขและตัวอักษรและตัวเลข เจ้าหน้าที่สำนักงานใช้วิธีตัวอักษรและตัวเลขเมื่อไฟล์ต้องมีทั้งคำและตัวเลข
วิธีจัดระเบียบไฟล์
ไฟล์ตัวอักษรและตัวเลขจะมีป้ายกำกับที่มีคำและตัวเลข ชุดนี้อาจรวมถึงชื่อและหมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขลูกค้า บริษัท หรือบุคคลที่มีโฟลเดอร์แฟ้มน้อยสามารถจัดระเบียบโดยใช้ชื่อ ไฟล์จำนวนมากจะต้องมีการเรียงลำดับตัวเลขเนื่องจากพนักงานมักจะค้นหาไฟล์โดยใช้หมายเลขรหัส
ใช้ตัวอักษรและตัวเลข
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขรหัสแต่ละรายการใช้กับไฟล์เดียวเท่านั้น จัดระเบียบไฟล์ตามลำดับตัวเลข ใช้แถบยางหรือตัวแบ่งเพื่อรวมไฟล์เป็นกอง ๆ หนึ่งร้อยหรือร้อยขึ้นอยู่กับจำนวนไฟล์ทั้งหมดเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น
