กฎระเบียบของโรเบิร์ตเป็นแนวทางที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางว่ากลุ่มควรดำเนินการประชุมและตัดสินใจร่วมกันอย่างไร เนื่องจากบันทึกอย่างเป็นทางการของสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมแต่ละครั้งรายงานการประชุมเป็นทรัพยากรที่สำคัญในกระบวนการตัดสินใจของกลุ่ม รายงานการประชุมไม่จำเป็นต้องน่าตื่นเต้น แต่ควรมีความชัดเจนและเข้าใจง่าย มีวิธีการที่แม่นยำในการรักษานาทีตามกฎของโรเบิร์ต การติดตามสูตรนี้ช่วยให้ผู้อ่านในอนาคตสามารถติดตามและเข้าใจการดำเนินการและผลลัพธ์ของพวกเขาได้ง่ายขึ้น
เริ่มต้นกฎนาทีการสั่งซื้อของ Robert
ทุกชุดของรายงานการประชุมตามกฎระเบียบของโรเบิร์ตควรมีรายละเอียดที่เหมือนกันซึ่งจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจทั่วไปเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม เริ่มต้นด้วยย่อหน้าแรกที่มี:
- ประเภทของการประชุมไม่ว่าจะเป็นประจำพิเศษพิเศษประจำปีเลื่อนไปประจำหรืออื่น ๆ
- วันที่เวลาและที่ตั้งของการประชุม หากการประชุมทั้งหมดจัดขึ้นในสถานที่เดียวกันให้ละเว้นรายละเอียดนั้น
- ชื่อขององค์กรที่มีการประชุม
- ยืนยันว่าประธานเจ้าหน้าที่และเลขานุการขององค์กรเข้าร่วมประชุม หากพวกเขาไม่ได้ให้ชื่อของแต่ละบุคคลแทนสำหรับพวกเขาแต่ละคน
- ระบุว่าการอ่านและการรับรองรายงานการประชุมก่อนหน้านี้ หากการประชุมครั้งก่อนไม่ใช่การประชุมปกติให้เพิ่มวันที่ของการประชุมนั้น
เนื้อหาหลักของรายงานการประชุม
บันทึกส่วนใหญ่ที่เหลือจะเต็มไปด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุม เลขานุการการจดบันทึกอาจบันทึกการประชุมและจัดทำบันทึกในภายหลังเพื่อให้มั่นใจว่ามีการบันทึกรายละเอียดการประชุมที่เป็นธรรมและครบถ้วน ใช้วิธีการบันทึกรองเช่นแล็ปท็อปหรือโน้ตบุ๊กรวมทั้งปากกาและกระดาษเสมอในกรณีที่วิธีการหลักล้มเหลว
รวมคะแนนการอภิปรายอย่างเป็นทางการทั้งหมดในการประชุม จดบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับ:
- การเคลื่อนไหวใด ๆ ที่เกิดขึ้นในที่ประชุมพร้อมกับชื่อของคนที่ทำท่าทาง
- การเคลื่อนไหวนำคำถามก่อนที่ร่างกายในการประชุม
- ถ้อยคำและการจัดการขั้นสุดท้ายของการเคลื่อนไหวทั้งหมด
- ข้อมูลเกี่ยวกับการลงคะแนนเสียงแต่ละครั้งรวมถึงการลงคะแนนเสียงแบบโหวตการนับคะแนนหรือการลงคะแนนเสียง
- ไม่ว่าการชุมนุมจะเข้าไปในคณะกรรมการกึ่งหรือคณะกรรมการทั้งหมดและผลของการกระทำนี้
- ทุกจุดของการสั่งซื้อและการอุทธรณ์พร้อมกับการจำหน่ายของพวกเขารวมทั้งเหตุผลใด ๆ ที่ได้รับจากเก้าอี้สำหรับการพิจารณาคดีแต่ละครั้ง
- บันทึกความคิดเห็นที่ไม่เป็นระเบียบที่สมาชิกอาจทำให้เกิดขึ้นในเก้าอี้ตั้งชื่อเขาว่าเป็นระเบียบ
- การสนทนาอย่างเป็นทางการอื่น ๆ ทั้งหมดที่จัดขึ้นในห้อง
จบรายงานการประชุม
ย่อหน้าสุดท้ายของรายงานการประชุมของคุณควรรวมถึงคำพูดปิดใด ๆ ที่ทำโดยประธานเช่นเดียวกับเวลาที่จะปิดการประชุมอย่างเป็นทางการ หากมีผู้พูดในที่ประชุมให้บันทึกชื่อและหัวข้อการนำเสนอของพวกเขาในย่อหน้าสุดท้ายนี้ ลงนามในรายงานการประชุมและให้ประธานเซ็นชื่อด้วย ลายเซ็นของเลขานุการการบันทึกเป็นหลักฐานทางกฎหมายของความถูกต้องของเอกสารนี้ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องลงนามก่อนที่จะยื่นหรือส่งต่อให้ผู้อื่น
