บันทึกช่วยจำเป็นวิธีการสื่อสารกับผู้อื่นในสำนักงานของคุณ บันทึกมักจะรายงานหรืออธิบายอะไรบางอย่าง พวกเขายังสามารถทำการร้องขอ อาจใช้บันทึกช่วยจำแบบไม่เป็นทางการเพื่อรายงานสิ่งที่ไม่มีความสำคัญสูงหรือนำเสนอข้อมูลแก่ผู้คนจำนวนน้อยหรือในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นทางการ เมื่อเขียนบันทึกอย่างไม่เป็นทางการให้เป็นมืออาชีพและทำให้มันสั้นและตรงประเด็น บันทึกอย่างไม่เป็นทางการควรจะเกี่ยวกับหนึ่งหน้าและรวมถึงข้อมูลที่จำเป็น
วางหัวจดหมายของ บริษัท ที่ด้านบนของหน้าแรกของบันทึกช่วยจำ
วางวลี“ บันทึก” ใต้หัวจดหมาย
วางชื่อของผู้ส่งและผู้รับเช่นเดียวกับวันที่และเรื่องถัดไป ข้อมูลนี้ควรอยู่ในบรรทัดแยกต่างหาก สำหรับบันทึกช่วยจำทำให้บรรทัดหัวเรื่องสั้น แต่เจาะจงเพื่อให้ผู้อ่านสามารถกำหนดได้อย่างรวดเร็วว่าบันทึกนั้นเกี่ยวกับอะไร หากไม่มีผู้รับที่เฉพาะเจาะจงคุณสามารถละทิ้งข้อมูลนี้ได้
ระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำอย่างชัดเจนและเจาะจงในย่อหน้าแรก ลองทำสิ่งนี้ในหนึ่งถึงสองประโยค
เขียนหัวข้อสนทนาสั้น ๆ เพื่ออธิบายข้อเสนอแนะหลักหรือคำขอบันทึกช่วยจำ เนื่องจากนี่เป็นบันทึกอย่างไม่เป็นทางการคุณสามารถระบุคำแนะนำได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องมีหลักฐานสนับสนุนข้อเท็จจริงหรือข้อมูลอื่น ๆ มากมายเนื่องจากคุณต้องการสรุปย่อ ส่วนนี้ควรกระชับและตรงประเด็นและต้องถ่ายทอดจุดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพและบอกผู้อ่านว่าจะทำอย่างไรต่อไป
ระบุอย่างชัดเจนว่าผู้อ่านควรทำอะไรต่อไปในส่วนแนะนำสั้น ๆ หรือปิด แม้ว่าบันทึกนั้นเป็นแบบไม่เป็นทางการ แต่ก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะสื่อถึงจุดที่ชัดเจนและข้อเสนอแนะ
เคล็ดลับ
-
เก็บทุกอย่างไว้ในบันทึกอย่างไม่เป็นทางการ เขียนกระชับและชัดเจนในคำไม่กี่คำที่เป็นไปได้
