นายจ้างออกใบ W-2 ให้ลูกจ้าง ข้อมูลผู้เสียภาษีจะแสดงทางด้านซ้ายของแบบฟอร์ม ทางด้านขวาคือรหัสและข้อมูลทางการเงินและด้านล่างของแบบฟอร์มจะแสดงข้อมูลภาษีของรัฐและท้องถิ่น จะต้องออก W-2 ให้กับพนักงานทุกคนที่ได้รับอย่างน้อย $ 600 หรือมีภาษีเช่นเมดิแคร์หรือประกันสังคมถูกระงับ
เมื่อพวกเขาจะต้องออก
นายจ้างจะต้องออกแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานภายในวันที่ 31 มกราคมหากวันที่ 31 มกราคมตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์กำหนดส่งคือวันทำการแรกในเดือนกุมภาพันธ์ พนักงานควรได้รับแบบฟอร์ม W-2 ภายในวันที่ 14 กุมภาพันธ์หลังจากกำหนดเวลาดังกล่าวคุณสามารถขอความช่วยเหลือเพื่อขอรับแบบฟอร์มโดยโทรไปที่ IRS ที่หมายเลข 1-800-829-1040 โดยแจ้งชื่อและที่อยู่ชื่อและที่อยู่ของนายจ้างของคุณ หมายเลขประจำตัวนายจ้างถ้าทราบและประมาณการค่าจ้างที่ได้รับรวมถึงวันที่จ้างงานและภาษีที่ถูกระงับ นายจ้างจะต้องส่งสำเนาของ W-2 ของพนักงานแต่ละคนไปยังสำนักงานประกันสังคมภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์หรือถ้ายื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในสิ้นเดือนมีนาคม
ยื่นแบบไม่มี W-2
หลังจากโทรหากรมสรรพากรเพื่อขอความช่วยเหลือกรมสรรพากรจะส่งแบบฟอร์ม 4852 สำหรับพนักงานทดแทนแบบฟอร์ม W-2 ค่าจ้างและใบแจ้งภาษีพร้อมคำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์มหากไม่ได้รับ W-2 ที่ไม่ตรงเวลาในการยื่นภาษีคุณสามารถใช้แบบฟอร์ม 4852 เพื่อดำเนินการเคลมภาษีคืนของคุณให้แนบแบบฟอร์ม 4852 กับการส่งคืนเมื่อส่งทางไปรษณีย์ หากได้รับแบบฟอร์ม W-2 ในที่สุดและข้อมูลแตกต่างจากที่อยู่ในแบบฟอร์มที่ส่ง 4852 คุณอาจยื่นแบบฟอร์ม 1040X, แก้ไขการคืนภาษีรายได้บุคคลธรรมดาของสหรัฐอเมริกา
บทลงโทษนายจ้างสำหรับการปลอมแปลงแบบฟอร์ม W-2
นายจ้างสามารถได้รับบทลงโทษสำหรับการให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในแบบฟอร์ม W-2 หรือสำหรับการให้ข้อมูลเท็จโดยเจตนา การยื่นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจเป็นผลมาจากการเก็บบันทึกอย่างประมาทเช่นการระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ไม่ถูกต้องการรายงานค่าจ้างหรือภาษีที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สามารถส่งแบบฟอร์มให้กับพนักงานในเวลาที่กฎหมายกำหนด การลงโทษจะขึ้นอยู่กับเวลาระหว่างการยื่นที่ถูกต้องและวันที่ครบกำหนดเดิมของการยื่น ตัวอย่างเช่นหากยื่นแบบฟอร์มที่แก้ไขระหว่าง 30 วันหลังจากวันครบกำหนดและ 1 สิงหาคมค่าปรับคือ $ 60 ต่อแบบฟอร์มสูงสุด 500,000 ดอลลาร์ต่อปีเว้นแต่ธุรกิจจะมีคุณสมบัติเป็นธุรกิจขนาดเล็ก - รายรับรวมเฉลี่ยต่อปีสำหรับสามปีก่อนหน้า ปีของ $ 5 ล้านหรือน้อยกว่า - ซึ่งในกรณีสูงสุดคือ $ 200,000 การยื่นแบบฉ้อโกงมีโทษขั้นต่ำ $ 250 ต่อแบบฟอร์มและไม่มีการ จำกัด ค่าปรับ การยื่นข้อมูลที่เป็นการฉ้อโกงนั้นเป็นการเปิดโอกาสให้นายจ้างมีความเป็นไปได้ที่ลูกจ้างจะถูกฟ้องร้องคดีเนื่องจากความรับผิดทางภาษีของพนักงานจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่นายจ้างได้รับจาก IRS
. โทษพนักงานสำหรับการให้ข้อมูล W-2 ที่เป็นการฉ้อโกง
เมื่อมีการเซ็นต์ภาษีคืนผู้เสียภาษีจะระบุว่าข้อมูลที่ให้นั้นถูกต้อง การลงนามในการส่งคืนที่มีข้อมูล W-2 ที่ไม่ถูกต้องเป็นการกระทำที่เบิกความเท็จและอาจส่งผลให้มีโทษจำคุกไม่เกินสามปีปรับสูงสุดถึง $ 250,000 หรือทั้งสองอย่าง หากวัตถุประสงค์ของการยื่นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องคือการหลบเลี่ยงภาษีเช่นไม่รวมรายได้ทั้งหมดที่ได้รับตามที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม W-2 ผู้เสียภาษีอาจต้องถูกลงโทษที่มีโทษจำคุกนานสูงสุดห้าปีปรับสูงสุดถึง $ 250,000.
