ไม่ใช่เรื่องแปลกที่เจ้าของธุรกิจและผู้ให้บริการจะให้ความสำคัญกับลูกค้า ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นนักออกแบบเว็บไซต์และโครงการที่คุณทำงานต้องใช้เวลาและความพยายามมากกว่าที่คุณคิดคุณอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม ในกรณีนี้คุณควรออกใบเพิ่มหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ เอกสารนี้มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในทุกอุตสาหกรรมเพื่อการเรียกเก็บเงินส่วนเพิ่มธุรกรรมธนาคารและอื่น ๆ
เคล็ดลับ
-
บันทึกเดบิตหรือใบเพิ่มหนี้เป็นแบบฟอร์มที่ออกโดยผู้ขายเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขายังไม่ได้ถูกเรียกเก็บเงินหรือเรียกเก็บเงินเพียงพอ มีบทบาทในการจัดการยอดคงเหลือเนื่องจากใบแจ้งหนี้เฉพาะและเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน
บันทึกเดบิตคืออะไร?
สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของเอเจนซี่การตลาดดิจิทัลและลูกค้าคนหนึ่งของคุณร้องขอบริการเพิ่มเติมหลังจากทำการสั่งซื้อคุณสามารถออกใบเพิ่มหนี้หรือใบแจ้งหนี้ใหม่ที่ครอบคลุมบริการเหล่านี้ หากคุณเลือกตัวเลือกแรกคุณจำเป็นต้องบันทึกใบเพิ่มหนี้ในใบแจ้งยอดบัญชีลูกหนี้คงค้าง
ธนาคารออกใบเพิ่มหนี้เพื่อแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายสำหรับการชำระเงินกู้ดอกเบี้ยค่าธรรมเนียมตรวจสอบการตีกลับเดบิต DDA และค่าธรรมเนียมเครดิตและอื่น ๆ เอกสารนี้อาจใช้เพื่อเรียกเก็บค่าคอมมิชชั่นหรือหักล้างยอดเครดิตคงเหลือในบัญชีลูกค้า คิดว่ามันเป็นใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นทางการ
เดบิตกับใบลดหนี้
ในฐานะเจ้าของธุรกิจสิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ หลังถูกนำมาใช้เพื่อลดจำนวนเงินที่ผู้ซื้อเป็นหนี้กับผู้ขาย ผู้ซื้อบันทึกการลดลงนี้ในบัญชีเจ้าหนี้ของพวกเขาในขณะที่ผู้ขายบันทึกลงในยอดคงเหลือในบัญชีของพวกเขา
โดยทั่วไป บริษัท จะออกใบลดหนี้เมื่อค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บกับลูกค้าสูงเกินไป ตัวอย่างเช่นโรงงานอาจออกใบแจ้งหนี้ $ 2,000 สำหรับสินค้า 200 หน่วยโดยแต่ละหน่วยมีค่าใช้จ่าย $ 10 ผู้ซื้อแจ้งโรงงานว่ามีข้อบกพร่องห้าหน่วย ในกรณีนี้โรงงานอาจออกใบลดหนี้จำนวน $ 50 และบันทึกการทำธุรกรรมในบัญชีลูกหนี้
จำนวนเงินที่ระบุในใบลดหนี้สามารถคืนให้ผู้ซื้อหรือนำไปใช้กับการซื้อได้ เช่นเดียวกับบันทึกเดบิตเอกสารนี้มักจะใช้สำหรับใบแจ้งหนี้ก่อนหน้า เอกสารทั้งสองมีหน้าที่แก้ไขข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินและข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้
การสร้างใบเพิ่มหนี้
ใบเพิ่มหนี้นั้นค่อนข้างง่ายในการสร้าง ขั้นแรกให้พิจารณาว่าลูกค้าของคุณมียอดเงินเท่าใด จากนั้นเลือกรูปแบบเช่นสลิปการชำระเงินหรือจดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษร รวมข้อมูลต่อไปนี้ในใบเพิ่มหนี้:
- ชื่อและข้อมูลธุรกิจของลูกค้า
- ชื่อธุรกิจและรายละเอียดการติดต่อของคุณ
- หมายเลขจดทะเบียนภาษีของ บริษัท คุณ
- หมายเลขอ้างอิงลูกค้า (ไม่บังคับ)
- หมายเลขและวันที่ในใบแจ้งหนี้
- คำอธิบายสั้น ๆ ของสินค้าหรือบริการที่ซื้อ
- จำนวนเงินที่ผู้ซื้อเป็นหนี้
- เงื่อนไขการชำระเงินรวมถึงค่าธรรมเนียมล่าช้าที่อาจมี
ระบุสาเหตุที่คุณออกใบเพิ่มหนี้ อธิบายสิ่งที่เป็นหนี้และทำไม ใช้เสียงระดับมืออาชีพ หากใบเพิ่มหนี้เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ก่อนหน้าให้ใส่หมายเลขลงในบันทึกย่อของคุณ คุณอาจใช้โปรแกรมสเปรดชีตโปรแกรมประมวลผลคำซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินหรือเทมเพลตโน้ต เว็บไซต์หลายแห่งเช่น Smartsheet, Template.net และ Biztree ให้แม่แบบฟรีที่สามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือกรอกดาวน์โหลดและพิมพ์แบบฟอร์ม
เมื่อเสร็จแล้วให้ส่งใบเพิ่มหนี้ไปยังลูกค้าของคุณ หากพวกเขาไม่จ่ายเงินตรงเวลาให้สร้างและส่งใบเพิ่มหนี้อีกใบ พิจารณาการใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์เช่น QuickBooks เพื่อเก็บบันทึกที่ถูกต้องของเดบิตและใบลดหนี้ใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงินอื่น ๆ ของคุณ
