โดยทั่วไปบัญชี บริษัท จะบันทึกธุรกรรมการดำเนินงานในบัญชีแยกประเภทหรือเอกสารทางบัญชี ข้อมูลธุรกรรมโดยละเอียดมีการลงทะเบียนในบัญชีแยกประเภทย่อย จากนั้นข้อมูลบัญชีแยกประเภทย่อยทั้งหมดจะรายงานในบัญชีแยกประเภททั่วไป ณ สิ้นไตรมาสหรือปี วิธีการบัญชีแยกประเภทช่วยให้นักบัญชีหรือผู้ทำบัญชีบันทึกข้อมูลทางการเงินของ บริษัท
บัญชีแยกประเภทที่กำหนด
บัญชีแยกประเภทเป็นบทสรุปทางการเงินที่แสดงรายการธุรกรรมของ บริษัท ในสองคอลัมน์คือเดบิตและเครดิต นักบัญชีหรือผู้ทำบัญชีของ บริษัท ทำรายการบันทึกเพื่อบันทึกธุรกรรมเหล่านี้ กล่าวอีกนัยหนึ่งเธอหักบัญชีและเครดิตบัญชี ประเภทบัญชีรวมถึงสินทรัพย์หนี้สินค่าใช้จ่ายรายได้และส่วนของผู้ถือหุ้น นักบัญชีรุ่นใหม่ขององค์กรหักบัญชีค่าใช้จ่ายหรือบัญชีสินทรัพย์เพื่อเพิ่มยอดเงินคงเหลือโดยเครดิตบัญชีเพื่อลดจำนวนเงิน ตรงกันข้ามกับความเป็นจริงสำหรับบัญชีรายได้ส่วนและหนี้สิน
บัญชีแยกประเภทย่อย
บัญชีแยกประเภทย่อยเป็นเอกสารแรกที่ผู้ทำบัญชีบันทึกธุรกรรมของ บริษัท ในอีกแง่หนึ่งบัญชีแยกประเภทย่อยเป็นเสาหลักของข้อมูลการบัญชีในเศรษฐกิจสมัยใหม่เพราะรายงานทางการเงินทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับข้อมูลบัญชีแยกประเภทย่อย ผู้ทำบัญชีทำรายการบันทึกในบัญชีแยกประเภทย่อย ตัวอย่างเช่น บริษัท ออกเช็ค $ 1,000 เพื่อจ่ายค่าไฟฟ้ารายเดือน ผู้ทำบัญชีเดบิตบัญชีค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคสำหรับ $ 1,000 และเธอเครดิตบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) ในจำนวนเดียวกัน
บัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภททั่วไปรวมถึงข้อมูลจากบัญชีแยกประเภทย่อยที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นผู้ทำบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภค 1,000 ดอลลาร์ในบัญชีแยกประเภทย่อยของผู้จัดหา A บริษัท มีซัพพลายเออร์ห้ารายที่ซื้อไฟฟ้าและก๊าซธรรมชาติสำหรับกิจกรรมดำเนินงาน บัญชีแยกประเภทของ บริษัท ย่อยสำหรับซัพพลายเออร์ B, ซัพพลายเออร์ C, ซัพพลายเออร์ D และซัพพลายเออร์ E ระบุจำนวนเงินเจ้าหนี้ 2,000, 4,000 ดอลลาร์, 1,000 ดอลลาร์และ 3,000 ดอลลาร์ตามลำดับ ค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคของ บริษัท บัญชีแยกประเภททั่วไปแสดงรวม $ 11,000
บัญชีแยกประเภท
พนักงานบัญชีของ บริษัท มักจะบันทึกธุรกรรมในบัญชีแยกประเภทย่อย (บัญชีแยกประเภททั่วไปทำหน้าที่เป็นหลักสำหรับกระบวนการรายงาน) เสมียนทำรายการบันทึกรายวันตามรายการและใช้หลักการบัญชีเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินที่บันทึกมีความถูกต้อง ผู้ทำบัญชียังทำการปรับเปลี่ยนเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเพื่อบันทึกจำนวนเงินที่ถูกต้องสำหรับค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เพื่อแสดงให้เห็นว่า บริษัท จ่ายเบี้ยประกัน $ 6,000 สำหรับความคุ้มครองหกเดือน ในตอนท้ายของไตรมาสแรกต้องบันทึกค่าใช้จ่ายประกันเพียง $ 3,000 ผู้ทำบัญชีให้เครดิตบัญชีประกันแบบชำระล่วงหน้า (สินทรัพย์) ราคา $ 3,000 และหักบัญชีค่าใช้จ่ายประกันในจำนวนเดียวกัน
การรายงานบัญชีแยกประเภท
มาตรฐานการรายงานทางการเงินระหว่างประเทศหรือ IFRS และหลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไปของสหรัฐอเมริกาหรือ GAAP กำหนดให้ บริษัท ต้องออกรายงานบัญชีแยกประเภททั่วไปสี่ฉบับ รายงานเหล่านี้เรียกว่างบการเงินรวมถึงงบดุลงบกำไรขาดทุนงบกระแสเงินสดและงบกำไรสะสม
