เมื่อคุณยอมรับงานของคุณแผนกทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้างานของคุณพูดถึงตารางเวลาของคุณและคุณมีโอกาสตกลงกับเวลาที่พวกเขาเสนอ ในเวลาที่คุณยอมรับกำหนดการคุณอาจไม่มีทางรู้ว่าสถานการณ์ของคุณจะเปลี่ยนไปหรือว่าคุณจะไม่สามารถทำงานในเวลาที่คุณเห็นด้วย หากคุณมาสายอย่างต่อเนื่องหรือหากสถานการณ์ส่วนบุคคลของคุณต้องการให้คุณรายงานการทำงานในภายหลังคุณควรถามหัวหน้างานของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเริ่มการทำงานในภายหลัง การส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรจะสร้างบันทึกอย่างเป็นทางการของคำขอของคุณในกรณีที่คำขอของคุณถูกปฏิเสธหรือหากการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาของคุณและคุณต้องการหลักฐาน
ใช้รูปแบบจดหมายอย่างเป็นทางการสำหรับจดหมายอนุญาตล่าช้า
เนื่องจากนี่เป็นคำขออย่างเป็นทางการเขียนคำขอของคุณในรูปแบบจดหมายธุรกิจที่ถูกต้อง โดยทั่วไปการติดต่อทางธุรกิจจะอยู่ในรูปแบบบล็อกซึ่งหมายความว่าย่อหน้านั้นจะถูกล้างด้วยระยะขอบซ้าย อย่าเยื้องย่อหน้า วันที่ของจดหมายชื่อและที่อยู่ผู้รับชื่อเรื่องเนื้อหาและคำปราศรัยปิดของคุณนั้นจะหายไปด้วยระยะขอบซ้าย หัวเรื่องของคุณควรมีชื่อตำแหน่งและหมายเลขพนักงานของคุณถ้ามันแตกต่างจากหมายเลขประกันสังคมของคุณ - เพื่อเหตุผลด้านความปลอดภัยอย่ารวมประกันสังคมของคุณไว้ในจดหมายที่อาจตกลงบนโต๊ะของคนที่ไม่จำเป็นต้องรู้. นอกจากนี้ให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีขาวสำหรับจดหมายของคุณแบบอักษรเช่น Times New Roman หรือ Calibri และเซ็นชื่อในหมึกก่อนที่คุณจะให้สำเนาหัวหน้างานและฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ
หากสำนักงานของคุณไม่มีกระดาษและสื่อสารผ่านอีเมลเป็นส่วนใหญ่คุณสามารถเตรียมอีเมลมาทำงานสายแทนได้ รักษาภาษาให้เป็นทางการหรือเตรียมคำขอเป็นจดหมายแล้วแนบไปกับอีเมลแทน
ระบุคำขอของคุณโดยตรง
แทนที่จะเป็นผู้อ่านที่ต้องการสแกนจดหมายทั้งหมดก่อนที่เธอจะได้รับคำขอจริงของคุณให้ระบุคำขอในวรรคแรกของจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "ฉันเริ่มทำงานในแผนกจัดซื้อในฐานะตัวแทนระดับเริ่มต้นในวันที่ 14 มิถุนายน 2013 และวันที่ 14 มิถุนายน 2561 ได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นตัวแทนจัดซื้อระดับสูงตารางการทำงานปัจจุบันของฉันคือตั้งแต่ 8 โมงเช้า ถึง 5 โมงเย็นวันจันทร์ถึงวันศุกร์จุดประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือขอเปลี่ยนแปลงตารางเวลาเพื่อให้เวลาของฉันเป็น 9 โมงเช้าถึง 6 โมงเย็น"
อย่ามาสาย
ใส่กรอบคำขอของคุณด้วยน้ำเสียงบวกและหลีกเลี่ยงการใช้คำว่า "ล่าช้า" หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงกำหนดการอย่างถาวรคุณจะต้องขอเวลาต่าง ๆ ไม่อนุญาตให้มาสายทุกวัน และคุณไม่ได้ขอให้หัวหน้างานของคุณลดเวลาทำงานลงตามจำนวนเวลาที่คุณมาทำงานสาย หากคำขอของคุณมีระยะเวลา จำกัด ให้ระบุว่า "วัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือขอเปลี่ยนตารางเวลาตั้งแต่วันที่ 1 เมษายนถึง 30 เมษายน ปีแทรก เวลาของฉันจะกลายเป็น 9 น. ถึง 18:00 น."
ให้เหตุผลที่ซื่อสัตย์
ในขณะที่มันเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะซื่อสัตย์กับนายจ้างของคุณหากคุณกำลังขอให้มาในอีกหนึ่งชั่วโมงต่อมาเพราะคุณไม่ใช่คนในตอนเช้าและคุณไม่สามารถทำได้ทันเวลาคุณอาจต้องการพิจารณาอีกครั้งว่า พื้นฐานที่เหมาะสมสำหรับคำขอของคุณ แต่ถ้าเหตุผลของคุณคือคุณมีภาระผูกพันส่วนตัวหรือครอบครัวที่สามารถทำงานได้ดีขึ้นถ้าคุณมีเวลาทำงานเพิ่มแสดงว่า คุณไม่จำเป็นต้องเป็นส่วนตัวเกินไป ตัวอย่างเช่นการเลี้ยงดูบุตรหลานของคุณจากการดูแลกลางวันหรือ carpooling กับคู่สมรสของคุณดูเหมือนจะเป็นพื้นฐานที่เหมาะสมสำหรับการร้องขอ อย่างไรก็ตามคุณเป็นผู้ตัดสินขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณและพวกเขาจำเป็นต้องรู้เหตุผลที่แท้จริงว่าทำไมคุณถึงต้องการเปลี่ยนตารางงาน
ทำให้มันคุ้มค่าแก่นายจ้างในขณะที่
หากคำขอของคุณเป็นเพราะคุณมาสายอย่างต่อเนื่องและคุณเชื่อว่าการมาช้ากว่ากำหนดการปกติหนึ่งชั่วโมงจะช่วยให้คุณรายงานงานตรงเวลาตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความท้าทายของคุณด้วยการทำงานตรงเวลา แนะนำว่าการเข้าร่วมของคุณสามารถปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญหากคุณมีตารางเวลาที่แตกต่างกัน นี่เป็นวิธีหนึ่งในการจัดการกับลักษณะงานของคุณและคุณสามารถพูดถึงในจดหมายของคุณว่าคุณกำลังพยายามที่จะเป็นเชิงรุกเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณผ่านการจัดการปัญหาในพื้นที่ของการเข้าร่วม ตัวอย่างเช่นคุณอาจเริ่มต้นประโยค "ฉันคิดว่าชั่วโมงทำงานใหม่จะมีผลดีต่อธุรกิจ …"
ให้การรับรอง
คุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องรับรองผู้บังคับบัญชาของคุณว่าการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาของคุณจะไม่ส่งผลกระทบในทางลบต่อการดำเนินงานของแผนกหรือความสามารถในการจัดการภาระงานของคุณ บางทีคุณอาจติดตามการโทรของลูกค้าที่คุณได้รับและสังเกตว่าลูกค้าทุกคนของคุณโทรมาหลัง 21.00 น. จากนั้นคุณสามารถเพิ่มจดหมายของคุณว่าคุณได้ตรวจสอบยอดเขาในการโทรของลูกค้าและการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา ในจดหมายของคุณคุณสามารถระบุได้ว่าคุณไม่เห็นความท้าทายในการทำภารกิจที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดซึ่งให้ความมั่นใจเพิ่มเติมว่าคุณคิดอย่างนั้นและมั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงกำหนดการจะไม่ทำให้เกิดปัญหา
ติดตาม
วรรคสุดท้ายของจดหมายของคุณสำหรับการมาที่สำนักงานล่าช้าควรปรับปรุงคำขอของคุณใหม่และหากการเปลี่ยนแปลงกำหนดการเป็นฉบับถาวรแนะนำวันที่คุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงมีผล ถามว่ามีเอกสารเพิ่มเติมที่คุณต้องดำเนินการเพื่อเปลี่ยนกำหนดการหรือไม่ สิ่งนี้ทำให้ความรับผิดชอบในแผนกทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้างานของคุณเพื่อให้การตอบกลับอย่างน้อยเกี่ยวกับเอกสาร นอกจากนี้เมื่อเขียนด้วยวิธีนี้ฟังดูเป็นบวกมากกว่าตัวอักษรที่บอกเป็นนัยว่าคุณไม่แน่ใจว่าคำขอจะได้รับการอนุมัติ ขอบคุณฝ่ายทรัพยากรบุคคลและหัวหน้างานสำหรับการพิจารณาของพวกเขาและแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณจะติดตามเพื่อขออนุมัติ
