ไม่ว่าคุณจะพยายามมากแค่ไหนบางครั้งสิ่งต่าง ๆ ก็ไม่ได้ผลเหมือนที่คุณวางแผนไว้ เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้นในธุรกิจคุณอาจต้องทำให้ลูกค้าหรือลูกค้ามีค่า บางทีคุณอาจหยาบคายกับลูกค้าหรือพนักงานคนหนึ่งของคุณไม่ได้จัดการกับสถานการณ์อย่างเหมาะสม บางทีคุณอาจพลาดกำหนดส่งของลูกค้าหรือส่งรายการไม่เพียงพอ การเขียนจดหมายขอโทษอาจได้รับการรับประกันในบางสถานการณ์เพื่อให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณยังคงดำเนินต่อไป หากคุณทำผิดทำให้เกิดความล่าช้าส่งผลิตภัณฑ์ที่บกพร่องหรือให้บริการไม่ดีคุณต้องการขอโทษอย่างจริงใจต่อลูกค้าหรือลูกค้าของคุณ
วิธีการเขียนจดหมายขอโทษไปยังลูกค้า
เมื่อคุณทำงานในอุตสาหกรรมการบริการลูกค้าธุรกิจของคุณจะดีพอ ๆ กับวิธีปฏิบัติต่อลูกค้าของคุณ ลูกค้าใช้คำสุภาษิต“ ลูกค้าที่ถูกต้องเสมอ” เพื่อหัวใจ หากมีอะไรบางอย่างเกิดขึ้นที่จะทำให้ลูกค้ารู้สึกผิดก็ควรฝึกเขียนจดหมายขอโทษ
ควรเขียนจดหมายขอโทษให้กับลูกค้าที่หัวจดหมายของ บริษัท หรือส่งทางอีเมลโดยบุคคลที่เป็นจุดร้องเรียนของ บริษัท ควรแจ้งให้ผู้ร้องเรียนทราบและส่งในเวลาที่เหมาะสม จดหมายของคุณควรเริ่มต้นด้วยคำขอโทษที่ยอมรับว่าเกิดอะไรขึ้น รับผิดชอบต่อการกระทำของคุณและทำให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้ยิน พยายามแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณสามารถเห็นความรู้สึกของเธอและสาเหตุที่เธออารมณ์เสีย สุดท้ายเสนอวิธีแก้ไขความผิดเมื่อเป็นไปได้
ตัวอย่าง:
เรียนมิเชล
ขอบคุณสำหรับการติดต่อฉันเกี่ยวกับบริการที่คุณได้รับที่ร้านของเราเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ฉันต้องการที่จะขอโทษสำหรับวิธีแคชเชียร์ของเราจัดการกับสถานการณ์ที่มีรายการของคุณกลับมา ฉันขอโทษที่เขาให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับการคืนเงินของคุณ เขาควรตรวจสอบกับผู้จัดการก่อนที่จะบอกคุณว่าเขาสามารถคืนสินค้าได้หากคุณมีใบเสร็จ ฉันขอโทษที่คุณใช้เวลา 20 นาทีในการโต้แย้งกับพนักงานเก็บเงินของเรา ฉันคงต้องผิดหวังเช่นกัน หากคุณต้องการเข้ามาในร้านในสัปดาห์นี้ฉันจะจัดการการคืนสินค้าของคุณเป็นการส่วนตัว มันจะใช้เวลาไม่กี่นาที.
ขอแสดงความนับถือ
Roger S.
ผู้จัดการร้าน
วิธีการขอโทษลูกค้า
ความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างต่อเนื่องก็มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าเก่าหรือลูกค้าใหม่ที่ค่อนข้างยาวนานคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณจัดการกับปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นโดยเร็วที่สุด
หากต้องการขอโทษลูกค้ามันต้องใช้เวลานานในการเขียนจดหมาย มันบ่งบอกว่าคุณทำให้เธอกังวลใจและใช้เวลานอกตารางงานที่ยุ่งเพื่อเขียนจดหมาย เช่นเดียวกับจดหมายขอโทษให้กับลูกค้าจดหมายควรถูกเขียนบนหัวจดหมายของ บริษัท หรือส่งทางอีเมลโดยคุณหรือหัวหน้าแผนก พยายามส่งจดหมายโดยเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้หลังจากตรวจสอบภายในที่จำเป็นเพื่อดูว่าทำไมความผิดพลาดหรือการกำกับดูแลเกิดขึ้น เริ่มจดหมายด้วยคำขอโทษที่ระบุว่าคุณเข้าใจว่าทำไมลูกค้าถึงอารมณ์เสีย รับผิดชอบต่อความผิดพลาดและดำเนินการแก้ไข เนื่องจากคุณมีความสัมพันธ์ที่ต่อเนื่องมันเป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งเวลาพูดคุยเพื่อที่คุณจะได้คุยกันว่าเกิดอะไรขึ้น
เรียน Michael
ฉันขอโทษที่เราพลาดกำหนดเวลาสำหรับการออกแบบเว็บไซต์ล่าสุด ฉันต้องการขอโทษที่ไม่ให้คุณรู้ว่าเรากำลังวิ่งหนี ผู้จัดการโครงการของเราควรจะบอกคุณว่าโครงการไม่ได้อยู่ในการติดตามเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาในเดือนมกราคม หลังจากพูดคุยกับเขาดูเหมือนว่าเขาทำงานหนักเกินไปกับโปรเจ็กต์และไม่ได้เป็นเรื่องสำคัญอย่างที่ควรจะเป็น ฉันรู้ว่ามันน่าผิดหวังแค่ไหนที่จะพลาดกำหนดส่งโครงการ ฉันขอรับรองกับคุณว่าเราจะทำโครงการให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นสัปดาห์ ฉันยินดีหักค่าใช้จ่ายหนึ่งสัปดาห์จากใบแจ้งยอดถัดไปของคุณโดยสุจริต ฉันยินดีที่จะพูดคุยกับคุณ โปรดติดต่อฉันเมื่อคุณมีโอกาส
ขอแสดงความนับถือ
Brook B.
ผู้อำนวยการออกแบบ
ทำไมจึงต้องขออภัย
การขอโทษเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ดี มันแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องกับลูกค้าและลูกค้าของคุณ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถรับรู้และเคารพในความรู้สึกของบุคคลที่กระทำผิดโดยไม่ได้รับการป้องกันหรือกล่าวหา
การเป็นเจ้าของในความผิดพลาดของคุณนั้นแสดงให้เห็นถึงความซื่อสัตย์ซึ่งอาจเป็นกำลังใจให้กับลูกค้าหรือลูกค้าที่ต้องการทำธุรกิจกับคุณต่อไป
