ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจส่วนใหญ่ลูกค้าคาดว่าจะจ่ายเมื่อมีการซื้อสินค้าหรือให้บริการ บริษัท บางแห่งอนุญาตให้ลูกค้าส่งการชำระเงินหลังจากที่จริงแล้วและบาง บริษัท อนุญาตให้ลูกค้าชำระเงินเป็นงวดเมื่อเวลาผ่านไป วิธีนี้ใช้งานได้ดีเกือบตลอดเวลาและมีบางธุรกิจที่มีปัญหากับลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงินจำนวนมาก อย่างไรก็ตามเมื่อปัญหาการชำระเงินของลูกค้าเกิดขึ้นธุรกิจจะต้องทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อรับการชำระเงิน หนึ่งในขั้นตอนแรกมักจะเป็นจดหมายเรียกร้องการชำระเงิน
ใส่ชื่อของคุณหรือชื่อ บริษัท ที่อยู่ข้อมูลติดต่อเช่นหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลและวันที่ที่ด้านขวาบนของหน้า คุณสามารถใช้หัวจดหมายของ บริษัท ที่กึ่งกลางด้านบนของหน้าแทนการพิมพ์ข้อมูลของคุณ แต่คุณจะต้องใส่วันที่ทางด้านขวา
วางชื่อที่อยู่และหมายเลขบัญชีของลูกค้าถ้ามีหกบรรทัดจากด้านบนของหน้าทางด้านซ้าย
ให้จำนวนเงินที่ลูกค้าค้างชำระในวรรคแรก เริ่มตัวอักษรด้วยคำแถลงเช่น "จดหมายฉบับนี้เพื่อขอชำระเป็นจำนวนเงิน (เว้นว่าง)" แจ้งให้ลูกค้าทราบวันที่ที่เขาควรจะส่งการชำระเงิน
บอกลูกค้าถึงวันที่เธอจะต้องส่งการชำระเงินให้คุณ ระบุหากคุณต้องการรับการชำระเงินที่น้อยลงหรือวางแผนการชำระเงิน
แจ้งให้ลูกค้าทราบถึงผลของการไม่ชำระอย่างต่อเนื่องในวรรคสอง ซึ่งรวมถึงค่าธรรมเนียมการเพิ่มขึ้นของอัตราดอกเบี้ยคดีความหรือการส่งบัญชีไปยังหน่วยงานติดตามหนี้
ขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของเขาและขอให้เขาใส่ใจในเรื่องนี้ในวรรคสุดท้าย เชิญเขาให้ติดต่อคุณพร้อมคำถาม พิมพ์ชื่อเต็มของคุณและตำแหน่งงานของคุณที่ด้านล่างของหน้า ใส่ลายเซ็นของคุณเหนือชื่อที่คุณพิมพ์
