ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณต้องการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลซึ่งกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม พื้นที่ขนาดเล็กที่แออัดด้วยเฟอร์นิเจอร์เก่าและคอมพิวเตอร์ที่ล้าสมัยอาจส่งผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานและประสิทธิภาพโดยรวม ดังนั้นสิ่งสำคัญคือการตั้งค่าระบบสำนักงานที่ทันสมัยที่ทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจ คิดว่าเป็นการลงทุนในธุรกิจของคุณ
เคล็ดลับ
-
ระบบสำนักงานเป็นเครือข่ายเชื่อมโยงระหว่างทรัพยากรที่ช่วยให้สภาพแวดล้อมการทำงานราบรื่น
ระบบ Office คืออะไร
ระบบสำนักงานระยะมีความหมายแตกต่างกันกับคนที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปหมายถึงส่วนประกอบและองค์ประกอบต่าง ๆ ของสำนักงานตั้งแต่คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ทำงานไปจนถึงเค้าโครงและสภาพแวดล้อมทางกายภาพ นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงวิธีการที่พนักงานมีปฏิสัมพันธ์และวัฒนธรรมสำนักงานโดยรวม
หากไม่มีองค์ประกอบเหล่านี้สำนักงานเป็นเพียงห้องหรือพื้นที่ว่างเปล่า มันคือผู้คนและอุปกรณ์ที่เปลี่ยนพื้นที่นี้ให้กลายเป็นสภาพแวดล้อมที่มีเสน่ห์ดึงดูดสายตาและมีประสิทธิผลซึ่งสอดคล้องกับวิสัยทัศน์และเป้าหมายของพวกเขา ในความเป็นจริงบางแหล่งกล่าวว่าผลผลิตขึ้นอยู่กับ สูงกว่าร้อยละ 20 ใน บริษัท ที่มีพื้นที่สำนักงานที่ออกแบบมาอย่างดี _._ พนักงานจำเป็นต้องรู้สึกปลอดภัยและสะดวกสบายในที่ทำงานและสามารถเข้าถึงอุปกรณ์ที่มีคุณภาพเพื่อให้พวกเขาสามารถบรรลุประสิทธิภาพสูงสุด
พื้นที่ทำงานทางกายภาพมีผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพและความพึงพอใจในการทำงานของทีม ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานและประสิทธิภาพในการทำงานมีการเชื่อมต่ออย่างแน่นหนา พนักงานที่มีความสุขจะรู้สึกมีแรงจูงใจมากขึ้นและจะทำงานหนักขึ้นเพื่อช่วยให้องค์กรเติบโตและบรรลุเป้าหมาย ซึ่งจะส่งผลให้ลูกค้ามีความสุขและบริการที่มีคุณภาพสูงขึ้น
ปรับปรุงการไหลของข้อมูล
ระบบสำนักงานที่ใช้งานได้จะช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณสามารถเข้าถึงความรู้ที่พวกเขาต้องการเมื่อพวกเขาต้องการ ดังนั้นจึงจำเป็นที่คุณจะต้องจัดหาระบบคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ที่ทันสมัยซึ่งจะช่วยให้การไหลเวียนของข้อมูลง่ายขึ้น พิจารณาการลงทุนในเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมเช่น Slack และ Asana, ระบบ VoIP, ซอฟต์แวร์สำนักงาน, อีเธอร์เน็ตและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
ด้วยทรัพยากรเหล่านี้ทีมของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์และสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานที่เดินทางหรือทำงานจากระยะไกลจะสามารถแชร์ไฟล์ระหว่างเดินทางสนทนากับเพื่อนร่วมงานทางเว็บและแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เครื่องมือบางอย่างเช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถปรับปรุงงานที่ใช้เวลานานปรับปรุงการทำงานร่วมกันและสร้างรายงานด้วยข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับโครงการที่คุณกำลังทำงานอยู่
พิจารณาการว่าจ้างผู้จัดการสำนักงาน
ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณอาจไม่มีเวลาหรือความเชี่ยวชาญที่จำเป็นในการตรวจสอบการทำงานของระบบสำนักงาน คุณต้องการมุ่งเน้นไปที่ประเด็นหลักของธุรกิจของคุณเช่นการหาลูกค้าใหม่หรือขยายการดำเนินงานของคุณ ในกรณีนี้ลองจ้างผู้จัดการสำนักงาน เขาจะทำให้แน่ใจว่าสำนักงานของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นจัดวางเลย์เอาต์จัดกำหนดการประชุมและกำหนดซอฟต์แวร์และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ทีมของคุณต้องการ
ฟังก์ชั่นของผู้จัดการสำนักงานขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและประเภทธุรกิจ ตัวอย่างเช่นผู้ที่ทำงานให้กับสำนักงานกฎหมายจะมีความรับผิดชอบที่แตกต่างจากหน่วยงานสร้างสรรค์หรือ บริษัท วิจัย โดยทั่วไปผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการ:
- เสร็จสิ้นการบริหารงาน
- ดูแลพนักงาน
- การจัดกิจกรรมการประชุมและการประชุม
- จัดซื้อซอฟต์แวร์ธุรกิจเครื่องใช้สำนักงานและอุปกรณ์
- การจัดการงบประมาณสำนักงาน
- ดูแลให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบายด้านสุขภาพและความปลอดภัย
- กำลังเตรียมรายงาน
- การวิเคราะห์การใช้พลังงาน
- เก็บวัสดุในสต็อก
- การบำรุงรักษาสภาพสำนักงาน
- ระบุความไร้ประสิทธิภาพและพื้นที่ของการปรับปรุง
- การแก้ไขข้อขัดแย้งและการมอบหมายงาน
นอกจากนี้ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้สามารถอธิบายเทคโนโลยีสำนักงานและแนวทางการจัดการให้กับทีมของคุณจัดการฝึกอบรมและปฏิบัติงานด้านไอทีทั่วไป บางคนอาจจัดการบัญชีเงินเดือนและบัญชี บทบาทหลักของพวกเขาคือเพื่อให้แน่ใจว่าสำนักงานของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น
สร้างวัฒนธรรมสำนักงานเชิงบวก
นอกจากการลงทุนในอุปกรณ์ที่มีคุณภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านสุขภาพและความปลอดภัยแล้วสิ่งสำคัญคือคุณต้องสร้างวัฒนธรรมสำนักงานที่ดี พนักงานของคุณเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดของคุณดังนั้นคุณต้องจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานที่พวกเขาสนุกกับการใช้เวลา วัฒนธรรมของ บริษัท เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสำนักงานที่มีประสิทธิภาพ
มุ่งเน้นการสร้างบรรยากาศที่ผู้คนรู้สึกมีส่วนร่วมและมีแรงบันดาลใจ ใช้เวลาฟังสิ่งที่พวกเขาพูดและขอความคิดเห็นเป็นประจำ พวกเขาอาจเกิดแนวคิดและข้อเสนอแนะใหม่ ๆ เกี่ยวกับวิธีลดต้นทุนการดำเนินงานดึงดูดลูกค้าได้มากขึ้นหรือทำสิ่งต่าง ๆ ให้ดีขึ้นและเร็วขึ้น กระตุ้นให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นและบอกคุณว่าพวกเขาต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สิ่งง่าย ๆ เช่นการให้กาแฟฟรีการเปลี่ยนไปใช้โต๊ะทำงานที่เหมาะสมกับสรีระและฉลองความสำเร็จเล็ก ๆ ด้วยกันสามารถไปสู่ความพึงพอใจและผลผลิตของพนักงาน ในความเป็นจริงองค์กรที่มีพนักงานที่มีส่วนร่วมรายงาน ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น 202 เปอร์เซ็นต์ กว่าคนที่ไม่มีพวกเขา ระบบสำนักงานที่ออกแบบมาอย่างดีอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการในการขยายธุรกิจและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
