ทุกองค์กรต้องการการจัดการบันทึกที่ดีนับตั้งแต่มีการสร้างบันทึกเวลาจนกว่าจะถูกลบทิ้งจากระบบ ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีอยู่หรือวางแผนอย่างไม่ดีทำให้เกิดความยุ่งยากในการจัดเก็บและเรียกค้นบันทึกหรือขาดประสิทธิภาพในการจัดการการไหลของข้อมูล พวกเขายังสามารถตั้งค่าประเด็นทางกฎหมายได้เนื่องจากบันทึกที่หายไปหรือการเก็บบันทึกที่เลอะเทอะ ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดีใช้ฉลากรหัสตัวอักษรตัวอักษรและตัวเลขหรือตัวเลขสร้างการจัดการระเบียนที่มีประสิทธิภาพและสร้างองค์กรที่ดำเนินงานอย่างมืออาชีพมากขึ้น
อธิบายระบบการยื่นแบบตัวเลข
ระบบจัดเก็บข้อมูลตัวเลขกำหนดหมายเลขให้กับแต่ละไฟล์หรือบันทึกที่มีข้อมูล การกำหนดหมายเลขสามารถดึงออกมาจากบันทึกเอง (เช่นหมายเลขใบสั่งซื้อ) ไฟล์ลำดับตามลำดับของการสร้างเรกคอร์ด (จาก 1 ถึง 1,000) โดยใช้หมายเลขหน้าตัดที่มีหมายเลขไฟล์ในส่วน - หรือหมวดหมู่เช่น 100, 200, 300 ฯลฯ., เป็นหัวเรื่องย่อยของหัวเรื่องเฉพาะหรือใช้ทศนิยม (คล้ายกับระบบทศนิยมดิวอี้) ระบบการจัดเก็บตัวเลขมักจะรวมดัชนีไฟล์เพื่อช่วยในการดึงข้อมูลออกมา
องค์กรและคำสั่งการบำรุงรักษา
การเข้ารหัสแบบตัวเลขช่วยให้สามารถเปลี่ยนทั้งส่วนของเรกคอร์ดในขณะที่ยังคงรักษาลำดับที่เหมาะสม บันทึกจะถูกจัดเรียงตามลำดับจากขวาไปซ้ายและบนลงล่าง ไฟล์ตัวเลขตรงจัดเรียงตามลำดับเรียงจากน้อยไปมาก - ต่ำสุดถึงสูงสุด ไฟล์ตัวเลขสองชุดมีชุดหมายเลขสองชุดขึ้นไปคั่นด้วยเครื่องหมายขีดกลางเครื่องหมายจุลภาคหรือช่องว่างและยื่นโดยชุดเปิดตามด้วยหมายเลขถัดไป ไฟล์ดัชนีระบบตัวเลขตามลำดับปีเดือนและวันระบบตัวเลขหลักของเทอร์มินัลอนุญาตให้มีการจัดกลุ่มไฟล์บนชั้นวางการจัดระเบียบไฟล์ด้วยหมายเลขสุดท้าย (ยาวสองถึงสี่หลัก) เป็นองค์ประกอบการจัดเก็บหลักและการจัดเก็บเร็กคอร์ดติดต่อกันตามหมายเลขสุดท้ายหมายเลขกลาง ความต้องการพื้นที่ของชั้นวางสามารถกำหนดได้ง่าย ๆ โดยการจัดกลุ่มเร็กคอร์ดตามส่วนที่เป็นตัวเลข - 10s, 100s, 1,000s ของเร็กคอร์ดต่อชั้นวางหรือหน่วยเก็บเข้าลิ้นชัก นอกจากนี้ยังเพิ่มหน่วยงานบันทึกเพิ่มเติมโดยการจัดทำดัชนีไฟล์
ความถูกต้อง
ระบบการจัดเก็บข้อมูลปริมาณมาก - ไฟล์ที่ดึงและจัดเก็บใหม่บ่อยครั้งรวมกับฉลากรหัสสีทำให้การดึงไฟล์และการเก็บเข้าลิ้นชักใหม่ทำได้เร็วขึ้นและขจัดความสับสนเมื่อจำนวนลดลงตามลำดับ ในระบบปลายทางหลักตัวอย่างเช่นหมายเลขสุดท้ายจะถูกเข้ารหัสด้วยสีเดียวหมายเลขกลางจะได้รับสีแยกกันและหมายเลขแรกจะได้สีของตัวเอง ในฐานะที่เป็นครั้งแรกที่กลางและหมายเลขสุดท้ายมีการเปลี่ยนแปลงสีดังนั้น สีทำหน้าที่เป็นเงื่อนงำภาพเพื่อเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพในการจัดเก็บ
ยื่นความเร็ว
ระบบการจัดเก็บข้อมูลแบบตัวเลขรวมกับการให้รหัสสีเพิ่มความเร็วในการจัดเก็บข้อมูลการบันทึกและการดึงข้อมูล - แม้ว่าการเรียกไฟล์หมายถึงการอ้างอิงในดัชนีเพื่อระบุหมายเลขไฟล์ - เพราะเสมียนไฟล์มีการรับรู้ตำแหน่งไฟล์ทันทีตามกลุ่มไฟล์ ในกรณีที่มีการรวมองค์กรซึ่งแต่ละองค์กรมีระบบการนับที่แตกต่างกันรหัสตัวเลขไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน การเพิ่มไฟล์ไปยังห้องไฟล์นั้นเร็วขึ้นเพราะไฟล์ที่มีหมายเลขน้อยกว่า (6 หลัก) จะถูกจัดเก็บทางด้านซ้ายของไฟล์ที่มีหมายเลขสูงกว่า (7 หลัก)
ความลับ
ระบบการจัดเก็บข้อมูลแบบตัวเลขจะระบุบันทึกเฉพาะในขณะที่ยังคงรักษาความลับซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในเวชระเบียนลูกค้าและพนักงานโดยการกำจัดเครื่องหมายส่วนบุคคลใด ๆ ระบบจัดเก็บข้อมูลตัวเลขพร้อมปฏิบัติตามกฎ HIPAA
