สเปรดชีตทำงานอย่างไร

สเปรดชีตเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมในสำนักงานและมีประโยชน์ในบ้านเช่นกัน ไม่ว่าคุณจะต้องมีตารางเวลาในการทำรายละเอียดและเพิ่มค่าใช้จ่ายสำหรับงานแต่งงานโดยอัตโนมัติสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าอิสระของคุณหรือสร้างชุดงบการเงินสำหรับธุรกิจของคุณสเปรดชีตขึ้นอยู่กับงาน

อาจมีช่วงการเรียนรู้หากคุณต้องการใช้คุณสมบัติขั้นสูงบางอย่าง แต่เมื่อคุณเข้าใจว่าสเปรดชีตทำงานอย่างไรและความสามารถของพวกเขาคุณจะเห็นการใช้งานของพวกเขาเกือบจะไม่มีที่สิ้นสุด

สเปรดชีตคืออะไร?

สเปรดชีตเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แถวและคอลัมน์เพื่อจัดเก็บและจัดการข้อมูล มันคือแผ่นงานดิจิทัลที่ทำงานกับซอฟต์แวร์ซึ่งจำลองตามรูปแบบกระดาษของกระดาษกริดของนักบัญชี แถวและคอลัมน์จัดรูปแบบเซลล์ซึ่งเก็บข้อมูลแยกต่างหาก คุณสามารถใช้สเปรดชีตเพื่อทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์และการจัดการอื่น ๆ กับข้อมูลที่คุณป้อน

หลายคนใช้สเปรดชีตเพื่อบันทึกและจัดเก็บข้อมูลที่มีหลายคุณลักษณะ ตัวอย่างเช่นชื่อของบุคคลรายละเอียดที่อยู่ชื่อ บริษัท ที่พวกเขาทำงานชื่อเรื่องและสถานะความสัมพันธ์ทางธุรกิจของพวกเขาสามารถใช้สำหรับฐานข้อมูลที่มีโอกาสขาย

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลในสเปรดชีตและทำการวิเคราะห์ประเภทต่างๆได้ คุณยังสามารถใช้สูตรและฟังก์ชั่นต่าง ๆ กับข้อมูล สเปรดชีตนำเสนอความสามารถในการจัดระเบียบข้อมูลของคุณและใช้เป็นพื้นฐานในการสร้างตารางแผนภูมิและกราฟสำหรับการวิเคราะห์

ทำไมต้องใช้สเปรดชีต

หนึ่งในเหตุผลที่นิยมมากที่สุดสำหรับการใช้สเปรดชีตคือการจัดเก็บบันทึกและพิมพ์ข้อมูล ง่ายต่อการจัดระเบียบและเรียงลำดับข้อมูลด้วยสเปรดชีตและเนื่องจากโครงร่างที่มีแถวและคอลัมน์ของเซลล์คุณสามารถคลิกที่ใดก็ได้เพื่ออัปเดตข้อมูลได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับช่องว่างที่มองไม่เห็นผลตอบแทนหรือแท็บเหมือนกับโปรแกรมอื่น ๆ เช่นโปรแกรมประมวลผลคำ

คุณสามารถทำให้ฟังก์ชันต่าง ๆ ทำงานอัตโนมัติคำนวณค้นหารายการบางอย่างหรือดึงข้อมูลการปรับปรุงจากโปรแกรมอื่นหรือเว็บ ตัวอย่างเช่นนักบัญชีอาจเพิ่มข้อมูลใหม่ในแต่ละเดือนลงในสเปรดชีตและใช้สูตร "ผลรวม" เพื่ออัปเดตผลรวมของข้อมูลโดยอัตโนมัติ

สเปรดชีตนำเสนอวิธีที่รวดเร็วและง่ายต่อการแสดงข้อมูลและแบ่งปันกับผู้อื่น คุณสามารถพิมพ์ข้อมูลหรือคัดลอกจากโปรแกรมอื่นและวางลงในสเปรดชีตบันทึกไฟล์ของคุณและส่งอีเมลไปยังบุคคลอื่นได้อย่างง่ายดาย พนักงานออฟฟิศสามารถบันทึกสเปรดชีตในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในสำนักงานของพวกเขาเพื่ออนุญาตให้ผู้อื่นเปิดไฟล์และอัปเดตส่วนต่าง ๆ ของมัน

สเปรดชีตมีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากในที่เดียวเพราะไฟล์สเปรดชีตมีมากกว่าหนึ่งแผ่น แต่ละแท็บของไฟล์เรียกว่าแผ่นงานและไฟล์นั้นเรียกว่าสมุดงาน คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลทางการเงินจัดรูปแบบลงในงบการเงินสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและใช้แท็บที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละเดือนของปี จากนั้นคุณสามารถเพิ่มแท็บอื่นที่ใช้ลิงก์เพื่อสรุปและเพิ่มข้อมูลทั้งหมดลงในรูปแบบรายปี

วิธีใช้ Google Excel

Excel เป็นชื่อของผลิตภัณฑ์สเปรดชีต Microsoft Office แต่คุณสามารถใช้กับ Google แทนการใช้แอปพลิเคชันสเปรดชีตของ Google ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้โปรแกรมสเปรดชีต Microsoft Excel ภายในแอปพลิเคชันของ Google Google Drive คือคุณสามารถทำงานกับสเปรดชีต Excel ทางออนไลน์ได้

ด้วย Microsoft Office ยกเว้นว่าคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 ออนไลน์คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์สเปรดชีต Excel ของคุณได้จากฮาร์ดไดรฟ์หรือโฟลเดอร์แฟ้มเครือข่ายของคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น หากคุณต้องการทำงานกับสเปรดชีต Excel ภายในไดรฟ์ Google คุณสามารถแปลงสเปรดชีต Excel เป็นไฟล์ Google ชีตได้ หากคุณอัปโหลดไฟล์ Excel เพื่อเก็บไว้ใน Google Drive ของคุณและลองเปิดมันคุณจะเห็นเอกสารคงที่ที่จะไม่อนุญาตให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ

อย่างไรก็ตาม Microsoft และ Google ได้ปรับปรุงความสามารถในการทำงานร่วมกันบนไฟล์ Microsoft Office ภายใน Google คุณสามารถติดตั้งปลั๊กอิน Microsoft Office ของ Google Drive ที่พบใน Google Play เมื่อคุณติดตั้งปลั๊กอินเมื่อคุณเปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Office ของคุณคุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงที่ระบุว่า Google Drive และมันจะให้ตัวเลือกต่าง ๆ แก่คุณในการเปิดแก้ไขและบันทึกไฟล์ Microsoft Office ของคุณ ในรูปแบบ Microsoft Office ในขณะที่จัดเก็บไว้ใน Google Drive ของคุณ

ในการรับปลั๊กอินดำเนินการค้นหาออนไลน์ในเบราว์เซอร์ของคุณสำหรับปลั๊กอิน Google Drive สำหรับ Microsoft Office คุณจะถูกขอให้ดาวน์โหลด "_driveforoffice.exe "_ file และทำตามขั้นตอนการติดตั้งง่าย ๆ

วิธีใช้ Google ชีต

ในการสร้างสเปรดชีตภายใน Google ชีตตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google เปิดแท็บเบราว์เซอร์นำทางไปที่ drive.google.com หรือ sheets.google.com และสร้างเอกสารชีตใหม่

เมื่อคุณไปที่ Google Drive ให้ใช้แถบเมนูทางด้านซ้ายของหน้าจอหรือปุ่ม "+" สีแดงที่ด้านล่างขวาของหน้าจอสร้างเอกสารชีตใหม่และคุณจะพร้อมใช้งาน สเปรดชีต Google ชีตช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณส่งลิงก์ไปยังสเปรดชีตของพวกเขา หลายคนสามารถทำงานในไฟล์ในเวลาเดียวกันและคุณสามารถดูว่าใครอยู่ในไฟล์และแม้แต่แท็บสเปรดชีตและเซลล์ที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ ด้วยชีตคุณสามารถใช้เครื่องมือที่รวมอื่น ๆ ของ Google เช่นการแปลข้อความในสเปรดชีตโดยใช้สูตรเพื่อดึงข้อมูลราคาหุ้นจากเว็บไซต์ออนไลน์โดยอัตโนมัติและนำเข้าข้อมูลประเภทอื่น ๆ โดยตรงจากหน้าเว็บไปยังสเปรดชีตของคุณ

Google ชีตนำเสนอเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับการใช้งานที่หลากหลายเช่นงบประมาณใบแจ้งหนี้อิสระงบการเงินของ บริษัท ตัวติดตามโครงการแผนภูมิแกนต์กำหนดการเปลี่ยนพนักงานฐานข้อมูลผู้ติดต่อฝ่ายขายและอื่น ๆ คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตเหล่านี้และอื่น ๆ ภายใน Microsoft Excel และโปรแกรมสเปรดชีตอื่น ๆ ข้อดีอย่างหนึ่งของ Google ชีตคืองานของคุณจะได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติทุกสองสามวินาที หากคุณใช้โปรแกรมสเปรดชีต Excel คุณจะมีตัวเลือกในการบันทึกโดยอัตโนมัติ แต่ไม่ใช่คุณสมบัติเริ่มต้นและคุณอาจสูญเสียงานจนกว่าคุณจะบันทึกงานด้วยตนเองบ่อยครั้ง

ฟังก์ชันสเปรดชีตพื้นฐาน

ฟังก์ชั่นพื้นฐานของสเปรดชีตเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลสามประเภท ได้แก่ ข้อความตัวเลขและสูตรหรือฟังก์ชั่น คนส่วนใหญ่ใช้สเปรดชีตเพื่อทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐานเช่นการบวกการลบการคูณและการหารในข้อมูลของพวกเขา นอกจากนี้คุณยังสามารถจัดเก็บแถวของข้อมูลด้วยคุณลักษณะหลายอย่างเช่นรายละเอียดชื่อและที่อยู่

โดยทั่วไปสเปรดชีตจะมีหลายแถวเพื่อรองรับข้อมูลจำนวนมากโดยมีเซลล์สูงสุดสองล้านเซลล์ซึ่งประกอบด้วยคอลัมน์และแถวที่คุณต้องการจำนวนมากถึงขีด จำกัด ของเซลล์นั้น เวอร์ชันล่าสุดของ Microsoft Excel มีแถว 1,048,576 แถวและคอลัมน์ 16,384 คอลัมน์ให้คุณจัดเก็บข้อมูลของคุณ

ข้อมูลสเปรดชีตสามารถคัดลอกเป็นตารางและวางลงในโปรแกรมอื่น ๆ เช่นโปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมการนำเสนอภาพนิ่งเพื่อสร้างตารางเวลาที่หลากหลายสำหรับการวิเคราะห์การรายงานและการนำเสนอ นอกจากนี้คุณยังสามารถจัดรูปแบบข้อมูลของคุณโดยใช้สีเส้นกล่องข้อความรูปภาพและคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายเพื่อดึงดูดความสนใจไปยังบางส่วนของข้อมูลหรือกำหนดเวลาสเปรดชีตของคุณ

ฟังก์ชันสเปรดชีตขั้นสูงคืออะไร

ขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้ Google ชีต Microsoft Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่นคุณจะสามารถเข้าถึงคุณลักษณะขั้นสูงมากมายที่สามารถช่วยคุณสร้างแบบจำลองทุกประเภทเพื่อประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูล

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้สเปรดชีตเพื่อทำการวิเคราะห์การถดถอยทางสถิติการสร้างแบบจำลองกระแสเงินสดลดราคาและแบบฝึกหัดอื่น ๆ อีกมากมาย คุณสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กที่มีสเปรดชีตหลายแผ่นในนั้นซึ่งเก็บข้อมูลงบการเงินสำหรับแต่ละเดือนของปี จากนั้นคุณสามารถสร้างสเปรดชีตอื่นในสมุดงานเดียวกันหรือสมุดงานใหม่ที่มีสมมติฐานสำหรับการเติบโตของธุรกิจการเติบโตของยอดขายการเปลี่ยนแปลงร้อยละของต้นทุนและสมมติฐานอื่น ๆ ใช้สูตรและลิงก์จากนั้นคุณสามารถสร้างงบการเงินที่คาดการณ์ซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนสมมติฐานในแท็บสเปรดชีตของคุณ

คุณสามารถใช้สูตรและฟังก์ชั่นอัตโนมัติที่แตกต่างหลากหลายรวมถึงสูตร "if / then" ซึ่งช่วยให้คุณสามารถบอกได้ว่าตรงตามเงื่อนไขของ "X" หรือไม่แล้วทำฟังก์ชันหรือสูตร "Y" คุณยังสามารถซ้อนคำสั่ง if / then เหล่านี้และ Microsoft Excel สามารถจัดการคำสั่ง if / then ได้สูงสุดเจ็ดรายการซ้อนกันซึ่งหมายความว่าคุณสามารถมีฟังก์ชั่นตามเงื่อนไขได้มากถึงเจ็ดฟังก์ชันซึ่งขึ้นอยู่กับซึ่งกันและกันนำไปใช้กับข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ

โปรแกรมสเปรดชีตบางโปรแกรมมีตัวบันทึกแมโครซึ่งช่วยให้คุณสามารถบันทึกขั้นตอนต่าง ๆ ของกระบวนการปกติเช่นการจัดรูปแบบสเปรดชีตหรือการป้อนข้อมูลบางประเภทโดยไม่จำเป็นต้องรู้ Visual Basic หรือภาษาโปรแกรมอื่นใด ในอนาคตแทนที่จะทำหน้าที่จริงในสเปรดชีตของคุณคุณสามารถใช้ปุ่มทางลัดและกระบวนการของคุณจะทำงานโดยอัตโนมัติเนื่องจากขั้นตอนได้รับการบันทึกในรูปแบบของแมโคร

สเปรดชีตเสนอฟังก์ชั่นเช่น "การค้นหาเป้าหมาย" ซึ่งช่วยให้คุณสามารถย้ำสูตรและแก้ปัญหาเพื่อหาคำตอบที่กำหนดไว้และเปลี่ยนอินพุตตามความเหมาะสม หากคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่จะทำงานกับฟังก์ชั่นบางอย่างช่วยให้คุณสามารถระบุและลบรายการที่ซ้ำกันเรียงลำดับและกรองข้อมูลรวมข้อมูลรวมผลรวมย่อยจัดอันดับและค้นหาค่าข้อมูลในแนวตั้งหรือแนวนอนและกลับสู่ตารางใหม่. นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็ก ๆ ของฟังก์ชั่นขั้นสูงมากมายที่สเปรดชีตนำเสนอ

Spreadsheets กับโปรแกรมฐานข้อมูล

หลายคนใช้สเปรดชีตเพื่อเก็บแถวของข้อมูลและคุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณไม่ใช้โปรแกรมฐานข้อมูลเช่น Microsoft Access เพื่อเก็บข้อมูลแทนที่จะใช้สเปรดชีต ในขณะที่โปรแกรมฐานข้อมูลและสเปรดชีตสามารถเก็บข้อมูลได้หลายแถวพร้อมกับคุณลักษณะหลายอย่างแต่ละโปรแกรมมีจุดแข็ง

Excel, Google ชีตและสเปรดชีตอื่นจัดเก็บข้อมูลด้วยส่วนหัวในลักษณะเดียวกับที่โปรแกรมฐานข้อมูลต้องการ อย่างไรก็ตามด้วยข้อมูลสเปรดชีตคุณสามารถทำการคำนวณสูตรอัตโนมัติหรือการคำนวณด้วยตนเองบนข้อมูลได้อย่างง่ายดาย สเปรดชีตนั้นใช้งานง่ายและคุณสามารถเริ่มป้อนและทำงานกับข้อมูลของคุณได้ทันทีแทนที่จะต้องตั้งค่าฐานข้อมูลตามที่คุณต้องการในโปรแกรมเช่น Access ด้วยสเปรดชีตคุณสามารถสร้างแผนภูมิและกราฟตามข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย

ในทางกลับกันฐานข้อมูลมีแนวโน้มที่จะมีเสถียรภาพมากขึ้น ด้วยข้อมูลสเปรดชีตทำให้ง่ายต่อการลบเซลล์แถวหรือคอลัมน์ของข้อมูลโดยไม่ตั้งใจถ้าคุณไม่ใส่ใจอย่างระมัดระวังซึ่งเป็นเรื่องยากกว่าที่จะทำในโปรแกรมฐานข้อมูล นอกจากนี้หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากพวกเขาอาจไม่สามารถจัดการได้ในสเปรดชีตซึ่งโปรแกรมฐานข้อมูลได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการจัดการบันทึกข้อมูลนับพันและแม้กระทั่งหลายล้านแถว เมื่อคุณต้องการอัปเดตองค์ประกอบของระเบียนข้อมูลแต่ละแถวอย่างต่อเนื่องหรือทำการเรียงลำดับและรายงานประเภทต่างๆโปรแกรมฐานข้อมูลอาจเหมาะสมกว่าสเปรดชีต