รายงานการเขียนในทักษะที่จำเป็นในทุกระดับของธุรกิจ การเขียนรายงานที่กระชับและชัดเจนเป็นทักษะสำคัญสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ รายงานที่มีประสิทธิภาพและเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถผลักดันยอดขายสร้างทีมที่เหนียวแน่นและทำงานได้ดีขึ้นปรับปรุงกระบวนการและปรับปรุงการดำเนินงานทางการเงิน รายงานสามารถแจ้งเตือนผู้บริหารถึงโอกาสในการเติบโตของธุรกิจระบุพื้นที่ที่สามารถรับรู้ประสิทธิภาพได้มากขึ้นและกำหนดขั้นตอนทางธุรกิจที่เหนียวแน่น เนื่องจากเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งต่อการทำงานของธุรกิจส่วนใหญ่การเขียนรายงานจึงถือเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดรูปแบบหนึ่ง
การพิจารณา
การเขียนรายงานเพราะมันเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจจึงต้องมีการวางแผนที่ดี การพิจารณาที่สำคัญรวมถึงการรู้จักผู้ชมที่กำลังเขียนรายงานเหตุผลในการเขียนรายงานวัตถุประสงค์สุดท้ายที่ตั้งใจจะทำรายงานและเจ้าหน้าที่เฉพาะจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำรายงานให้เสร็จ มันมีความสำคัญในการกำหนดจำนวนของทรัพยากรทางธุรกิจที่จะเข้าไปในการเขียนรายงานและเพื่อเปรียบเทียบมูลค่าของทรัพยากรเหล่านี้กับผลตอบแทนสุทธิที่คาดหวังจากการสร้างรายงาน หากจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรที่มีค่าจำนวนมากสำหรับการเขียนรายงาน แต่รายงานจะให้ประโยชน์เพียงเล็กน้อยเท่านั้นจึงไม่ใช่โครงการที่มีประสิทธิภาพ รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่ใช้เวลาน้อยเช่นบันทึกข้อตกลงอาจเป็นสิ่งที่จำเป็น
การวางแผน
เมื่อข้อพิจารณาทั้งหมดได้รับการตรวจสอบและจัดทำเป็นเอกสารแล้วผู้เขียนรายงาน - หรือหัวหน้าโครงการหากผู้เขียนหลายคนกำลังสร้างรายงาน - สร้างแผน การวางแผนเป็นสิ่งจำเป็นต่อการสื่อสารทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพไม่มีอะไรมากไปกว่าการเขียนรายงาน แผนครอบคลุมสำหรับการเขียนรายงานรวมถึงระยะเวลาในการสร้างรายงานวัสดุที่จำเป็นรายการของผู้มีส่วนร่วมทั้งหมดและวัสดุและอุปกรณ์หลักประกันที่จำเป็นทั้งหมดเช่นงานศิลปะ
การผลิต
การผลิตเป็นขั้นตอนสำคัญในทุกโครงการการสื่อสารทางธุรกิจ ในการเขียนรายงานการผลิตอาจใช้เวลาน้อยวันหรือนานหลายเดือนขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะปรึกษาแผนเป็นระยะในช่วงโครงการเขียนรายงานยาวเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการที่อยู่ในการติดตามให้เสร็จทันเวลา
ทบทวน
ปกติแล้วรายงานจะได้รับการตรวจสอบโดยผู้เขียนอย่างน้อยก่อนที่จะส่งไปยังผู้รับขั้นสุดท้าย จำเป็นต้องใช้ไวยากรณ์และรูปแบบที่ดีสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจดังนั้นควรมีการตรวจสอบการสะกดคำและเครื่องหมายวรรคตอนอย่างน้อยที่สุด หากอนุญาตให้ใช้เวลาควรทำการตรวจสอบเนื้อหาให้ละเอียดยิ่งขึ้น ถ้าเป็นไปได้ผู้พิสูจน์อักษรควรเป็นคนที่เห็นเนื้อหาใหม่ "ตาสด" เหมาะที่จะมองเห็นความผิดพลาดหรือปัญหาทางไวยากรณ์ที่คนที่มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดในการสร้างรายงานอาจไม่สามารถจับได้
การจัดส่งสินค้า
การส่งรายงานอาจมีหลายรูปแบบ: รายงานอาจแสดงเป็นการนำเสนอภาพนิ่งและการอภิปรายพิมพ์และส่งอีเมลทั้งหมดให้กับผู้รับหรือแบ่งออกเป็นหลายส่วนและส่งไปยังผู้รับหลายสัปดาห์ อาจมีการนำเสนอรายงานแบบยาวที่สั้นกว่าในขณะที่ฉบับเต็มมีให้ในการพิมพ์ วิธีการจัดส่งจะถูกกำหนดโดยความยาวของรายงานความพร้อมของนักเขียนที่จะนำเสนอผลการวิจัยและที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของผู้รับ
