วิธีการเขียนรายงานสั้น ๆ สำหรับธุรกิจ

รายงานทางการเงินต่อผู้ถือหุ้นแผนการตลาดและการประเมินคุณภาพเป็นตัวอย่างของรายงานที่เขียนขึ้นสำหรับธุรกิจ รายงานฉบับย่อเหมือนกับรายงานอื่น ๆ แต่มีหน้าเว็บน้อยลง ควรระบุวัตถุประสงค์ของรายงานที่สำคัญสรุปข้อมูลพื้นฐานตรวจสอบทางเลือกและแนะนำวิธีการส่งต่อ ปฏิบัติต่อรายงานเป็นโครงการ - วางแผนสำหรับมันจากนั้นเขียนในรูปแบบที่ชัดเจนและเรียบง่าย สั้นเป็นสิ่งที่ดีเพราะมีโอกาสมากขึ้นที่งานยุ่งหรือไม่สนใจ แต่บุคคลสำคัญจะอ่าน

การวางแผน

พบกับผู้บังคับบัญชาเพื่อชี้แจงข้อกำหนดเพราะพวกเขาจะกำหนดรูปแบบและเนื้อหาของรายงาน ตัวอย่างเช่นรายงานการประเมินโครงการจะไม่ได้รับการจัดโครงสร้างในลักษณะเดียวกับแผนการตลาดหรือรายงานทางการเงิน

ศึกษาเนื้อหาเบื้องหลังรวมถึงเอกสารที่มีให้เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานเขียนและวัสดุที่คุณรวบรวมได้อย่างอิสระจากอินเทอร์เน็ตห้องสมุดและจากการประชุมและการสนทนากับผู้มีส่วนได้เสีย (เช่นผู้จัดการหน่วยธุรกิจซัพพลายเออร์และลูกค้า)

จัดทำเทมเพลตรายงานรวมถึงบทสรุปสำหรับผู้บริหารการแนะนำส่วนต่างๆสำหรับทางเลือกและการแก้ปัญหาที่เสนอคำแนะนำและข้อสรุป

เนื้อหา

เขียนคำนำ โดยปกติไม่เกินหนึ่งย่อหน้าการแนะนำควรระบุวัตถุประสงค์ของรายงานและระบุประเด็นสำคัญ ควรเป็นแนวทางสำหรับส่วนที่เหลือของรายงาน แต่ไม่ควรสรุป ตัวอย่างเช่นบรรทัดแรกอาจเป็น: "วัตถุประสงค์ของรายงานนี้คือการตรวจสอบการแก้ปัญหาสำหรับปัญหาด้านคุณภาพที่โรงงานผลิตของเรา" ตามด้วยบทสรุปของปัญหาหลัก

รวบรวมเนื้อหาของรายงาน ในตัวอย่างโรงงานผลิตส่วนต่างๆอาจรวมถึงรายละเอียดทางเทคนิครายการโซลูชันทางเลือกพร้อมกับการวิเคราะห์ต้นทุนและผลกำไรสำหรับแต่ละข้อเสนอแนะ แผนธุรกิจจะมีส่วนต่าง ๆ เช่นการวิจัยตลาดการวิเคราะห์การแข่งขันและการคาดการณ์ทางการเงิน ไม่ว่ารูปแบบจะเป็นอย่างไรส่วนควรอยู่ในลำดับที่เป็นตรรกะเพื่อให้ผู้อ่านไม่ต้องพลิกไปมาเพื่อหาเนื้อหา

สรุปรายงานโดยอ้างอิงกลับไปยังวัตถุประสงค์ของรายงาน สำหรับตัวอย่างโรงงานผลิตข้อสรุปอาจเป็นแผนการดำเนินการสำหรับโซลูชันที่แนะนำ สำหรับรายงานทางการเงินบทสรุปอาจเป็นแนวโน้มธุรกิจ

แสดงรายการข้อมูลอ้างอิงที่อ้างถึงภายในข้อความโดยระบุสิ่งพิมพ์ที่มาจากชื่อเรื่องผู้แต่งและวันที่ รายการแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ในส่วนบรรณานุกรมหรือทรัพยากร

เขียนบทสรุปผู้บริหาร ในประมาณหนึ่งหรือสองย่อหน้าสรุปรายงานเพื่อให้ผู้บริหารไม่ว่างสามารถเข้าใจประเด็นสำคัญและอ่านรายละเอียดในภายหลัง สำหรับรายงานทางการเงินบทสรุปผู้บริหารอาจเป็นเพียงตารางแสดงแนวโน้มยอดขายและกำไรที่สำคัญ

จัดทำใบปะหน้าพร้อมชื่อรายงานวันที่และชื่อผู้แต่งและพันธมิตร รวมสารบัญสำหรับรายงานที่ยาวกว่า 15 หน้า

กล่าวถึงตัวอักษรที่ส่งผ่านไปยังบุคคล (ผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำสัญญา) ไม่ใช่แผนก ระบุคำแนะนำที่สำคัญของรายงานให้ข้อมูลการติดต่อของคุณและรายการสิ่งที่แนบมา

เคล็ดลับ

• ตารางแผนภูมิและการคำนวณรายละเอียดควรถูกวางไว้เป็นภาคผนวก แต่ประเด็นสำคัญควรรวมอยู่ในรายงานหลัก