รายงานสั้น ๆ เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารกับผู้จัดการทั่วไปซึ่งมักจะเป็นผู้บริหารที่ยุ่ง สามารถใช้รายงานความคืบหน้าของโครงการประมาณการทางการเงินรายสัปดาห์หรือรายเดือนหรือรายงานการดำเนินการผลิต แตกต่างจากรายงานที่ครอบคลุมที่ต้องมีการวิจัยและรายละเอียดรายงานฉบับย่อต้องการเพียงข้อมูลพื้นฐาน แต่สำคัญที่สุด การเขียนรายงานสั้น ๆ จะมีลักษณะคล้ายกันกับการเขียนรายงานยกเว้นว่าสรุปพื้นหลังเนื้อหาข้อสรุปหรือข้อเสนอแนะนั้นสั้นกระชับ
รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่คุณกำลังรายงาน ทำได้โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่เช่นรายงานทางการเงินรายงานความเป็นไปได้และแบบสำรวจที่ดำเนินการไปแล้ว ใช้เอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้องเช่นหนังสือหรือข้อมูลจากบุคคลที่สามที่ได้รับข้อมูลเช่นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมเป็นข้อมูลสำหรับรายงานของคุณ
พิมพ์วันที่ชื่อผู้จัดการทั่วไปที่คุณจะส่งรายงานชื่อของคุณลายเซ็นของคุณและหัวเรื่องของรายงานที่มุมซ้ายบนของกระดาษ
สรุปเนื้อหาของรายงานโดยย่อโดยระบุปัญหาผลการวิจัยความคืบหน้าจนถึงขณะนี้หรือข้อเสนอเพื่อแก้ไขปัญหา ระบุสิ่งที่คุณคาดหวังไว้อย่างรัดกุมว่าจะเป็นประโยชน์ของโครงการ
อธิบายความเป็นมาโดยการเขียนประวัติย่อของโครงการหรืองานธุรกิจที่กำลังทำอยู่ รวมชื่อของบุคคลที่เกี่ยวข้องในงานหรือโครงการเช่นสมาชิกในทีมผู้ฝึกอบรมหรือหัวหน้าแผนก ให้คำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง
เขียนเนื้อหาหรือเนื้อหาของรายงานโดยรวมถึงการค้นพบและข้อมูลที่รวบรวมไว้ในขั้นตอนที่ 1 จัดทำการวิเคราะห์สรุปของการค้นพบและระบุสิ่งที่พวกเขาหมายถึงโครงการโดยรวมและธุรกิจ รวมแผนภูมิแบบสอบถามการสำรวจและการอ้างอิงลงในรายงานเพื่อสนับสนุนการวิเคราะห์ของคุณ
วาดข้อสรุปโดยระบุสถานะของโครงการหรืองานสั้น ๆ ให้คำแนะนำเฉพาะเมื่อผู้จัดการทั่วไปขอสิ่งนี้ ให้คำแนะนำสั้น ๆ และสำคัญที่สุดประมาณสองข้อที่สรุปคำแนะนำอื่น ๆ ทั้งหมดที่คุณจะระบุไว้ในรายงานอีกต่อไป
เคล็ดลับ
-
แม้ว่าจะเป็นรายงานสั้น ๆ แต่ก็ไม่ควรปล่อยให้ผู้อ่านมีคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ ให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในภาษาที่ชัดเจนและแม่นยำ
