บุคคลที่ทักทายลูกค้าเมื่อพวกเขาเข้าสำนักงานแสดงภาพลักษณ์ของ บริษัท พนักงานต้อนรับที่ไม่เป็นระเบียบและไม่แยแสแสดงให้ บริษัท เห็นว่าไม่เป็นมืออาชีพและไม่เอาใจใส่ ในขณะเดียวกันการได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นจากพนักงานที่เอาใจใส่ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่ามีคุณค่าและสามารถนำเธอไปสู่การสร้างความสัมพันธ์ที่ยาวนานกับ บริษัท จำไว้ด้วยว่าในสำนักงานบางประเภทเช่นสำนักงานแพทย์หรือนักบำบัดโรคและก่อนการประชุมที่สำคัญเช่นการสัมภาษณ์ผู้เข้าชมอาจรู้สึกประหม่า คำทักทายที่เป็นมิตรสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกสบายใจ
วางตำแหน่งโต๊ะของคุณหันหน้าเข้าหาทางดังนั้นคุณจะเห็นลูกค้าขณะที่พวกเขาเข้าไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำนักงานดูเรียบร้อยเมื่อเริ่มต้นแต่ละวันและจัดระเบียบตลอดทั้งวัน ส่งพัสดุภัณฑ์ทันทีหรือวางให้พ้นสายตา เก็บเอกสารอย่างถูกต้องและสามารถเข้าถึงสมุดนัดหมายของคุณได้ เปิดโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมเพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้อย่างง่ายดาย
ยิ้มและต้อนรับลูกค้าถ่ายทอดความอบอุ่นและความกระตือรือร้นอย่างแท้จริง ใช้คำทักทายที่ส่งสัญญาณว่าคุณคาดหวังเขาหากเป็นกรณีนี้ - แต่ถ้าคุณรู้ว่านี่เป็นลูกค้าที่คุณคาดหวัง หากคุณคาดหวังว่าจะมีลูกค้าที่สำนักงานกฎหมายของคุณเวลา 9.00 น. และมีชายแต่งตัวสำหรับการประชุมทางธุรกิจเดินเข้ามาคุณอาจยิ้มและพูดว่า "สวัสดีคุณคือจอห์นหรือไม่? อย่าระบุชื่อเต็มของลูกค้า - รักษาข้อมูลนี้เป็นความลับ ใช้คำทักทายทั่วไปเพิ่มเติมหากคุณไม่รู้จักลูกค้าเช่น "สวัสดีตอนเช้ายินดีต้อนรับสู่ บริษัท XYZ ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไรวันนี้"
ให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้าโดยนัดหมายให้เอกสารที่เธอต้องกรอกหรือแจ้งให้เธอรู้ว่าคุณจะบอกคนที่เหมาะสมที่เธอมาถึง ให้ลูกค้าทราบว่าเธออาจต้องรอนานเท่าไร ถามเธอว่าเธอมีคำถามหรือไม่และตอบคำถามเหล่านี้อย่างเต็มที่ หากคุณต้องตรวจสอบคำตอบรับรองกับเธอว่าคุณจะ
กระตุ้นให้ลูกค้าผ่อนคลายระหว่างรอ เสนอเครื่องดื่มของลูกค้าเช่นน้ำกาแฟหรือชาหากมี หากลูกค้าปฏิเสธข้อเสนอบอกเขาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าเขาเปลี่ยนใจหรือไม่ ยิ้มและสบตากันต่อเมื่อคุณพูดกับลูกค้าแสดงความอบอุ่นและกระตือรือร้น
ขอให้ลูกค้าอย่างสุภาพรอสักครู่ถ้าคุณต้องรับโทรศัพท์ รับโทรศัพท์ด้วยคำทักทายเช่น "อรุณสวัสดิ์นี่คือ Terri จาก บริษัท XYZ คุณค้างไว้สักครู่ได้ไหม?" ขอบคุณผู้โทรที่ได้ถือและรับรองว่าคุณจะพูดถูกกับเธอ จากนั้นเข้าร่วมกับลูกค้าในสำนักงาน
ปฏิบัติตามโปรโตคอลของสำนักงานของคุณเพื่อแนะนำลูกค้าให้กับพนักงาน เรียกเจ้าหน้าที่ทันทีที่ลูกค้ามาถึงหากคุณรู้ว่าพนักงานไม่ได้พบกับผู้เข้าชมรายอื่น มิเช่นนั้นให้เรียกพนักงานที่เหมาะสมมารับโทรศัพท์เมื่อถึงกำหนดนัดของลูกค้า
พาลูกค้าไปยังสำนักงานของพนักงานหากเป็นขั้นตอนที่ยอมรับได้ในสำนักงานของคุณและพนักงานระบุว่าเธอต้องการเริ่มการประชุม อีกทางหนึ่งคือเรียกพนักงานไปยังพื้นที่รอเพื่อพบลูกค้า แนะนำลูกค้าและพนักงานหากยังไม่พบโดยใช้นามสกุลหรือชื่อขึ้นอยู่กับว่า บริษัท ของคุณชอบอะไร
