วิธีการพัฒนาแผนการจัดการโครงการการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงที่สมาชิกขององค์กรเผชิญในระหว่างการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ สำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่จะทำให้เสร็จอย่างราบรื่นเครื่องมือกระบวนการและแผนต้องอยู่ในสถานที่เพื่อลดความกังวลที่อาจเกิดขึ้นและปัญหาที่คาดการณ์ไว้ แผนโครงการการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งจำเป็น หากไม่มีแผนที่จะช่วยให้พนักงานเปลี่ยนไปสู่บทบาทใหม่พนักงานจะรู้สึกสับสนและไม่พร้อมและอาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจโดยรวม

แต่งตั้งทีมผู้บริหารการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจรวมถึงสมาชิกขององค์กรของคุณหรือที่ปรึกษาภายนอกที่คุ้นเคยกับกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง อย่างน้อยที่สุดทีมนี้ควรรวมบุคคลที่คุ้นเคยกับทุกด้านในองค์กรของคุณรวมถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลง ทีมนี้จะต้องเตรียมที่จะอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่ตั้งใจไว้กับองค์กรบรรเทาปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างการเปลี่ยนแปลงและกำหนดความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงเมื่อการเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์

วิเคราะห์แผน บริษัท ของคุณกำหนดให้ไปจากโครงสร้างองค์กรปัจจุบันไปยังโครงสร้างองค์กรที่วางแผนไว้ ตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีกี่ขั้นตอน บ่อยครั้งที่ บริษัท ไม่สามารถไปจากโครงสร้างองค์กรหนึ่งไปยังอีกโครงสร้างหนึ่งโดยตรง แผนจะต้องดำเนินการทีละขั้นตอน

ตัวอย่างเช่น บริษัท ของคุณต้องการเปลี่ยนจากองค์กรที่แบ่งตามภูมิภาคเป็นองค์กรที่แบ่งตามแผนกในเวลานี้แต่ละท้องที่จัดการการตลาดการขายและการผลิตของตนเอง เป้าหมายของ บริษัท คือการแบ่ง บริษัท ออกเป็นสามแผนกที่ครบวงจร: การตลาดการขายและการผลิต บริษัท อาจเริ่มต้นด้วยการรวมการตลาดตามด้วยการขายและการผลิต การเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้มีความเสี่ยงน้อยกว่าและลดน้อยลงกว่าการเปลี่ยนแผนกทั้งสามในคราวเดียว

สร้างแผนการสื่อสารที่ครอบคลุม กำหนดวิธีแจ้งให้พนักงาน บริษัท ทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น หากไม่มีการสื่อสารที่เหมาะสมพนักงานอาจไม่ได้รับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงและอาจไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างเหมาะสมตามความจำเป็น

สร้างเส้นเวลาของการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่จะเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง นี้จะต้องมีรายละเอียดและรวมถึงรายละเอียดขนาดใหญ่และขนาดเล็ก ระยะเวลาควรรวมรายการต่าง ๆ เช่น:

1. สื่อสารการเปลี่ยนแปลงที่ตั้งใจไว้กับองค์กร
2. พบกับสมาชิกของทีมการตลาดเพื่ออธิบายว่าความรับผิดชอบของพวกเขาจะเปลี่ยนไปอย่างไร
3. ออกแบบและติดตั้งเค้าโครงสำนักงานใหม่สำหรับพนักงานการตลาด
4. เปลี่ยนพนักงานการตลาดไปยังตำแหน่งงานใหม่ของพวกเขา (ระยะเวลา 3 วัน)
5. พบกับพนักงานการตลาดเพื่อตั้งคำถามใด ๆ
6. จัดการประชุมทางไกลทุกสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกังวลที่เกิดขึ้น

ทำรายการข้อกังวลและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงความไม่พอใจของพนักงานความสับสนของพนักงานและการหยุดกระบวนการทำงานทุกวัน สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความล้มเหลวในแต่ละครั้ง

รวบรวมข้อมูลการจัดการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไว้ในรายงานเพื่อนำเสนอต่อทีมผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท คุณ เตรียมพร้อมสำหรับคำถามหรือการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำจากทีมผู้บริหาร เตรียมพร้อมที่จะปกป้องข้อเสนอแนะของคุณและยอมรับความจริงที่ว่าแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณอาจไม่ได้รับการยอมรับจากผู้บริหารระดับสูง เมื่อต้องการการเปลี่ยนแปลงให้แก้ไขแผนโครงการการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อรวมการแก้ไขทั้งหมด

หารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นกับทีมผู้บริหารท้องถิ่นภายในองค์กรหลังจากได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง แต่ก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นทางการ นำเสนอรายงานการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อแผนกของผู้จัดการแต่ละคนเพื่อให้เขาสามารถอธิบายการเปลี่ยนแปลงในทีมได้ ขอให้ผู้จัดการแต่ละคนรายงานข้อกังวลที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจถูกมองข้ามเพื่อให้สามารถแก้ไขได้และแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนแปลงได้ตามความจำเป็น

เคล็ดลับ

• เตรียมพร้อมที่จะแก้ไขแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่สำคัญปัญหาน่าจะเกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนฉุกเฉินสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงสูงทั้งหมด

การเตือน

อย่ารีบเปลี่ยน ในขณะที่การเปลี่ยนแปลงอาจเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเกินไปอาจเป็นการข่มขู่และสร้างความสับสนให้กับพนักงานและผู้มีส่วนได้เสียอื่น