การขอชำระเงินในใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมาต้องใช้วิธีการที่มีความสมดุลในการแสดงความมั่นใจและความเป็นมืออาชีพ เก็บบันทึกรายละเอียดเพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและติดตามใบแจ้งหนี้ตามหมายเลขและวันที่ให้บริการ กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินของคุณในแต่ละใบแจ้งหนี้เพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงนโยบาย บริษัท ของคุณเมื่อทำการรวบรวมและสอบถามข้อมูลติดตาม
โทรหากันเอง
โทรออกเพื่อขอชำระเงินในใบแจ้งหนี้ล่าช้า สิ่งนี้จะมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีความสัมพันธ์ที่คุ้นเคยกับลูกค้าและถือว่าการชำระล่าช้านั้นเป็นการกำกับดูแล ตัวอย่างเช่น“ สวัสดีสแตนนี่คือเจนสมิ ธ กับ บริษัท ABC ฉันต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รับใบแจ้งหนี้ที่เราส่งให้คุณสำหรับการจัดส่งของเดือนที่แล้ว มันลงวันที่ 15 มกราคม 2558 ครบกำหนด 10 วันแล้วดังนั้นฉันสงสัยว่ามันหายไปหรือไม่ ฉันสามารถส่งสำเนาให้คุณได้ในตอนนี้ถ้าคุณต้องการ”
โทรศัพท์อย่างเป็นทางการ
หากคุณกำลังพยายามรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระผ่านแผนกบัญชีของ บริษัท ขนาดใหญ่หรือโดยลูกค้ารายบุคคลที่ไม่คุ้นเคย ระบุตัวคุณเองโดยเฉพาะเกี่ยวกับลักษณะของการโทรและทำการร้องขอของคุณ “ นี่คือ Jane Smith กับ บริษัท ABC ฉันกำลังโทรหาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ # 1234 ที่ส่งถึงคุณทางไปรษณีย์เมื่อวันที่ 15 มกราคม 2558 ขณะนี้ยังไม่มีการชำระเงินใบแจ้งหนี้และฉันโทรมาวันนี้เพื่อสอบถามว่าคุณต้องการชำระเงินแบบใด”
คำขอเป็นลายลักษณ์อักษร
เช่นเดียวกับการโทรศัพท์อย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการวิธีที่คุณทำคำขอชำระเงินเป็นลายลักษณ์อักษรขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณ อีเมลที่ไม่เป็นทางการให้กับลูกค้าทั่วไปสามารถทำได้ง่ายเช่น "เพียงแค่เช็คอินใบแจ้งหนี้คงค้างของคุณจากเดือนที่แล้ว ฉันกำลังแนบสำเนาอีกชุดในกรณีที่คุณต้องการ” นอกจากนี้ยังอาจเป็นทางการและแน่วแน่โดยสังเกตเห็นลักษณะของการกระทำผิดและผลที่ตามมาสำหรับการไม่ชำระเงินอย่างต่อเนื่อง “ หากบัญชีนี้ยังคงค้างชำระนานกว่า 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้คุณจะต้องเสียค่าธรรมเนียมล่าช้า 10% และความพยายามเรียกเก็บในอนาคต”
ชำระเงินง่าย ๆ
เมื่อทำการร้องขอการชำระเงินของคุณให้ตัวเลือกหลายตัวกำหนดเองเพื่อเพิ่มความเร็วในการทำธุรกรรม ตัวอย่างเช่นเสนอที่จะรับการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตทางโทรศัพท์เงินสดหรือธนาณัติทางไปรษณีย์หรือการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านเว็บไซต์ธนาคารออนไลน์หรือ e-pay ขอชำระเงินทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าเพิ่มเติม หากลูกค้าไม่สามารถชำระเงินได้ให้ขอการชำระเงินบางส่วนหรือข้อตกลงเพื่อชำระเงินตามวันที่ที่กำหนดไว้ในอนาคต ใส่ข้อตกลงทั้งหมดเป็นลายลักษณ์อักษร
ดำเนินการทางกฎหมาย
คำขอชำระเงินของคุณอาจมีน้ำหนักมากขึ้นถ้าคุณมีทนาย นี่อาจเป็นการพิจารณาเมื่อจำนวนใบแจ้งหนี้คงค้างมีความสำคัญหรือเกิน 90 วันสาย นอกจากนี้คุณยังสามารถพิจารณาศาลเคลมเล็ก ๆ หรือจ้างหน่วยงานเรียกเก็บเงินเพื่อช่วยเหลือในความพยายามของคุณ อย่าปล่อยให้บัญชีที่ค้างชำระอยู่เป็นเวลานานหลายเดือน ยิ่งใบแจ้งหนี้หายไปนานเท่าไรโอกาสที่คุณจะไม่เห็นการชำระเงินก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
