หลายคนประจบประแจงเมื่อได้ยินว่าต้องเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจ พวกเขากลัวว่ามันจะเสียเวลาที่จะเริ่มช้าและไม่ทำอะไรเลยหรือจะถูกครอบงำโดยคนหนึ่งหรือสองคน ปัญหาทั่วไปเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยใช้มารยาทการประชุมทางธุรกิจที่เหมาะสม กฎมารยาทช่วยให้คุณสามารถเรียกประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิผล
ระเบียบวาระการประชุม
สร้างวาระการประชุมก่อนการประชุมและแจกจ่ายให้ทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้คนตัดสินใจว่าพวกเขาจำเป็นต้องนำเสนอจริง ๆ ในที่ประชุมหรือไม่ มิฉะนั้นอาจมีบางคนปรากฏตัวและพบว่าวาระนั้นไม่เกี่ยวข้องกับเขาหรือเธอจริงๆ วาระการประชุมยังเป็นมาตรฐานที่เป็นกลางเพื่อให้การประชุมมุ่งเน้น หากการสนทนาเริ่มเร่าร้อนคุณสามารถพูดว่า "ตามวาระเราควรพูดถึงสิ่งที่เราต้องการสำหรับการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ลองกลับไปที่หัวข้อนั้น"
ตารางเวลา
กำหนดเวลาให้เพียงพอสำหรับการประชุมเพื่อให้คุณสามารถทำรายการตามระเบียบวาระได้โดยไม่ต้องขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุ่มเทเวลามากเกินไป เริ่มการประชุมโดยทันทีเพื่อให้รางวัลแก่คนที่ปรากฏตัวตรงเวลา หากคุณเริ่มนิสัยจนดึกนี่จะให้รางวัลกับคนที่แสดงตัวเองอย่างไม่กี่นาทีผ่านเวลาเริ่มต้นที่กำหนด หากคุณมีชื่อเสียงในการเริ่มต้นตรงเวลาผู้คนจะเรียนรู้ที่จะปรากฏตัวในเวลาที่ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกในการเดินเข้ามาเมื่อการประชุมเริ่มขึ้นแล้ว
สิ้นสุดการประชุมตามเวลาที่กำหนด สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความเคารพต่อกำหนดการของคนอื่นเนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมของคุณบางคนอาจมีข้อผูกพันอื่น ๆ หลังจากการประชุม หากธุรกิจยังไม่เสร็จให้กำหนดเวลาการประชุมอีกครั้ง
การมีส่วนร่วม
ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของทุกคนในห้องและรักษาสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยสำหรับการป้อนข้อมูล ผู้คนอาจกลัวที่จะพูดถ้าพวกเขาเชื่อว่าเพื่อนร่วมงานที่โดดเด่นคนหนึ่งหรือสองคนจะยิงพวกเขาทันที ใช้กฎของ "มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่พูดได้ในเวลาเดียว" และบังคับใช้อย่างเคร่งครัด หากมีคนพยายามขัดขวางให้พูดว่า "นี่เป็นเวลาที่เชอร์รี่จะพูดโปรดจำไว้ว่าเราทุกคนเห็นพ้องต้องกันว่าไม่มีใครขัดจังหวะเมื่อคนอื่นพูด" หากผู้เข้าร่วมประชุมบางคนยังลังเลที่จะป้อนข้อมูลให้ลองวิธีการเช่นไปรอบ ๆ ห้องเพื่อรับคำติชมของแต่ละคนในหัวข้อที่ใกล้เคียง ด้วยวิธีนี้บุคคลที่ขี้อายไม่ต้องกังวลกับการหาเวลาที่เหมาะสมในการพูด
ข้อสรุป
ในตอนท้ายของการประชุมสรุปสิ่งที่ถูกอภิปรายและการตัดสินใจใด ๆ ยืนยันรายการการดำเนินการใด ๆ อีกครั้งคนที่ควรจะจัดการพวกเขาและกำหนดเวลา นี่เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้พูดคุยกันหากพวกเขาไม่เห็นด้วยกับบทสรุป หากทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันให้ใช้บทสรุปเพื่อสร้างบันทึกการประชุมและส่งออกทันที พวกเขาไม่ควรออกไปช้ากว่าวันหลังจากการประชุม
