ในการตั้งค่าทางธุรกิจใด ๆ การประชุมจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ หลายครั้งที่ผู้คนไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ดูด้วยความหวาดกลัว อาจเป็นเพราะพวกเขาใช้เวลานานเกินไปเนื่องจากไม่มีเหตุผลที่ชัดเจนสำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้นหรือบางทีดูเหมือนว่าจะไม่มีอะไรแก้ไขได้โดยการประชุมเหล่านี้ เห็นได้ชัดว่าพวกเขาไม่ได้พบกับการประชุมที่มีประสิทธิภาพทั้งห้า: วัตถุประสงค์ผลิตภัณฑ์ผู้เข้าร่วมปัญหาที่เป็นไปได้และกระบวนการ
วัตถุประสงค์
วัตถุประสงค์ของการประชุมหมายถึงเหตุผลที่ต้องมีการประชุมระเบียบวาระการประชุมหรือวัตถุประสงค์หลักที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องพูดถึง หากไม่มีปัญหาที่จะกล่าวถึงก็ไม่มีเหตุผลที่จะเรียกประชุม การประชุมโดยไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนนั้นเป็นการเสียเวลาของทุกคน
สินค้า
ผลิตภัณฑ์ของการประชุมอธิบายถึงผลลัพธ์ที่ต้องการซึ่งควรจะบรรลุเมื่อทุกสิ่งถูกพูดและทำ นี่ไม่ได้เป็นเพียงผลลัพธ์ที่ต้องการของการประชุม แต่ยังรวมถึงผลลัพธ์ที่ต้องการของโครงการในอนาคตของ บริษัท และสินค้าที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุม การระบุผลิตภัณฑ์ของการประชุมล่วงหน้าจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างต่อเนื่องทำให้ไม่ต้องพูดคุยกันในเรื่องที่ไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของการประชุม
ผู้เข้าร่วม
ผู้เข้าร่วมประชุมรวมเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมผู้ที่มีมุมมองหรืองานที่มีผลกระทบโดยตรงกับวัตถุประสงค์และผลิตภัณฑ์ของการประชุม ตัวอย่างเช่นเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์ของโรงพยาบาลจะไม่เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ของโรงพยาบาล อย่างไรก็ตามพยาบาลและแพทย์จะเข้าร่วมในการประชุมที่เกี่ยวข้องกับปัญหาสุขภาพและโรคหรือการประชุมที่จะช่วยให้พวกเขาได้รับหน่วยการศึกษาต่อเนื่องหรือ CEUs ซึ่งจำเป็นต้องรักษาใบอนุญาตของตนให้ทันสมัยอยู่เสมอ
ปัญหาน่าจะเป็น
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นคือความกังวลที่อาจเกิดขึ้นในหมู่ผู้เข้าร่วมปัญหาที่พวกเขาเห็นกับสถานะปัจจุบันของรายการในระเบียบวาระการประชุมหรือปัญหาใด ๆ ที่พวกเขาคาดการณ์ด้วยวิธีแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นรวมถึงการจับข้อผิดพลาดใด ๆ ที่อาจมีการแจ้งให้ทราบล่วงหน้าในระหว่างการเตรียมการประชุม ตัวอย่างเช่นมีใครบางคนกำลังนำเสนอวิธีแก้ไขที่เป็นไปได้สำหรับปัญหาที่ระบุไว้ในวาระการประชุม ใครบางคนในการประชุมอาจสังเกตเห็นว่าข้อเท็จจริงหนึ่งหรือสองอย่างหายไปและข้อเท็จจริงเหล่านี้อาจมีผลอย่างลึกซึ้งต่อผลลัพธ์ของการประชุมหรือการแก้ปัญหา ปัญหาอาจเป็นปัญหากับค่าใช้จ่ายของโครงการหรือเวลาที่เกี่ยวข้องในการทำโครงการให้เสร็จ
กระบวนการ
กระบวนการประชุมประกอบด้วยขั้นตอนที่จำเป็นในการติดตามการประชุมและบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงการสร้างแผนเพื่อให้บรรลุโครงการในอนาคตและสินค้าเพื่อให้พวกเขาในการติดตามไปสู่ความสำเร็จ การมีกระบวนการที่ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนเวลาช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการทำให้แน่ใจว่าพวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ของการประชุมโครงการหรือการขายสินค้า มันเป็นวิธีการติดตามความคืบหน้าของการประชุม
