การบัญชีอย่างละเอียดและถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่จะเข้าใจสถานะทางการเงินและสำหรับผู้นำในการตัดสินใจเกี่ยวกับอนาคต หนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดในการบัญชีคืองบดุลซึ่งรวมถึงส่วนของเจ้าของหนี้สินและสินทรัพย์ สินทรัพย์ประกอบด้วยสิ่งใดก็ตามที่ธุรกิจเป็นเจ้าของหรือควบคุมที่มีมูลค่ารวมถึงรายการที่ไม่มีตัวตนและสินทรัพย์ที่มีตัวตนเช่นลูกหนี้
คำจำกัดความบัญชีลูกหนี้
ในการบัญชีธุรกิจบัญชีลูกหนี้หมายถึงเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้กับธุรกิจ ธุรกิจสร้างบัญชีลูกหนี้เมื่อมีการจัดหาสินค้าและบริการให้ลูกค้าก่อนที่จะรับการชำระเงินเต็มจำนวน เมื่อลูกค้าชำระเงินดาวน์เฉพาะยอดคงเหลือที่เหลือเป็นส่วนหนึ่งของลูกหนี้ ธุรกิจใช้ลูกหนี้เพื่อติดตามจำนวนเงินที่พวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะได้รับในอนาคตอันใกล้
สินทรัพย์ที่มีตัวตน
ลูกหนี้การค้าเป็นสินทรัพย์ที่มีตัวตน ซึ่งหมายความว่าพวกเขามีมูลค่าเงินสดที่ชัดเจนซึ่งง่ายสำหรับนักบัญชีในการระบุ สินทรัพย์ที่มีตัวตนอื่น ๆ ได้แก่ การออมเงินสดอสังหาริมทรัพย์และสินค้าคงคลังที่ธุรกิจเป็นเจ้าของ สินทรัพย์เหล่านี้แตกต่างจากสินทรัพย์ไม่มีตัวตนเช่นสิทธิบัตร ใบอนุญาตและชื่อแบรนด์ที่มีมูลค่าจริงมากซึ่งยากที่จะวัด เนื่องจากธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ด้วยจำนวนเงินที่ยืดหยุ่นและไม่ยืดหยุ่นในสกุลเงินที่ระบุพวกเขารู้ว่าพวกเขาจะได้รับเท่าไรทำให้บัญชีลูกหนี้เป็นสินทรัพย์ที่มีตัวตนแม้ว่าเงินจะยังไม่ได้อยู่ในความครอบครองของธุรกิจ
เงื่อนไขการชำระเงิน
เงื่อนไขการชำระเงินคือระยะเวลาที่ลูกค้าต้องชำระบิล ตัวอย่างเช่นธุรกิจอาจส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าพร้อมกับใบแจ้งหนี้ที่มีวันครบกำหนด 30 วันในอนาคต ในกรณีนี้เงื่อนไขการชำระเงินคือ 30 วันและจำนวนเงินที่เรียกเก็บยังคงอยู่ในลูกหนี้ของธุรกิจเป็นสินทรัพย์ที่มีตัวตน เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้วนักบัญชีจะหักจำนวนเงินดังกล่าวจากบัญชีลูกหนี้และเพิ่มไปยังบัญชีอื่นเช่นบัญชีออมทรัพย์เงินสดที่ธุรกิจฝากเช็คของลูกค้า บัญชีนี้เป็นสินทรัพย์ที่มีตัวตนอื่นซึ่งหมายความว่าการชำระเงินจะไม่เปลี่ยนแปลงมูลค่าของสินทรัพย์รวมของธุรกิจ
บริบท
ลูกหนี้ของธุรกิจมีอยู่ในบริบทของงบดุลซึ่งรวมถึงสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตนอื่น ๆ รวมถึงหนี้สิน เจ้าหนี้ซึ่งเป็นตัวแทนของหนี้ธุรกิจสำหรับการซื้อและการบริการที่ผ่านมาอยู่ตรงข้ามกับบัญชีลูกหนี้และถูกนับเป็นหนี้สินในงบดุลจนกว่าจะชำระแล้ว หนี้สินอื่นรวมถึงหนี้สินระยะยาวซึ่งนับรวมกับสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตนทั้งหมดในการพิจารณามูลค่าสุทธิของธุรกิจ มูลค่าและความสำคัญของลูกหนี้แตกต่างจากธุรกิจหนึ่งไปอีกธุรกิจหนึ่งโดยพิจารณาจากจำนวนเครดิตของแต่ละธุรกิจที่ขยายไปถึงลูกค้า แต่มันก็เป็นองค์ประกอบสำคัญของการบัญชีธุรกิจเสมอ
