การฝึกอบรมเป็นหัวใจของการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการสอนการทักทายลูกค้าและการบริการหรือการใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยธุรกิจที่มุ่งมั่นในการฝึกอบรมจะได้เพลิดเพลินกับพนักงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นและมอบการบริการลูกค้าที่ดีกว่าผู้ที่ไม่ได้ทำ หมวดธุรกิจบางประเภทมีข้อกำหนดการฝึกอบรมตามกฎหมาย Microsoft Office Suite มีสองตัวเลือกสำหรับการติดตามการฝึกอบรมพนักงาน: Microsoft Excel หรือ Microsoft Access ทุกคนที่มีประสบการณ์ใช้งานสเปรดชีตขั้นพื้นฐานสามารถใช้ระบบ Excel ได้ อย่างไรก็ตามการเข้าถึงมอบวิธีการที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นสำหรับการรายงานและการติดตาม
สันทัด
ทำรายการของชื่อการฝึกอบรมที่พนักงานคาดว่าจะเสร็จสมบูรณ์ ในสเปรดชีตใหม่ให้ป้อนส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้: "ชื่อ" "นามสกุล" และหัวข้อหรือชื่อเซสชันในแต่ละคอลัมน์ถัดไปโดยใช้มากเท่าที่ต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มคอลัมน์สำหรับหมายเลขพนักงานหรือตัวระบุอื่น ๆ ได้ เลือกคำสั่ง“ พิมพ์ชื่อเรื่อง” จากกลุ่ม“ การตั้งค่าหน้ากระดาษ” บนแท็บ“ เค้าโครงหน้ากระดาษ” ของ Ribbon และสร้างแถว "ชื่อเรื่อง" ป้อน“ $ 1: $ 1 "ในฟิลด์" แถวชื่อเรื่อง"
ป้อนชื่อของพนักงานทุกคนและหมายเลขประจำตัวใด ๆ ในคอลัมน์ที่เหมาะสม
เลือกเซลล์ "A1" และในขณะที่กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ให้ลากเพื่อเลือกแถวทั้งหมดและคอลัมน์ทั้งหมดที่จะป้อนข้อมูล เลือกคำสั่ง "จัดรูปแบบเป็นตาราง" ในกลุ่ม "สไตล์" ในแท็บ "หน้าแรก" ตรวจสอบช่อง "ช่วงข้อมูล" และทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า "ตารางของฉันมีส่วนหัว"
เลือกแถวและคอลัมน์ทั้งหมดที่จะป้อนวันที่ฝึกอบรม บนแท็บ“ หน้าแรก” เลือกรูปแบบวันที่ที่ต้องการจากช่องดรอปดาวน์“ ทั่วไป” ในกลุ่ม“ หมายเลข” บันทึกสเปรดชีต
ป้อนวันที่ที่เหมาะสมในคอลัมน์และแถวที่ถูกต้องเมื่อพนักงานเสร็จสิ้นการฝึกอบรมที่จำเป็น การใช้รูปแบบ "ตาราง" ช่วยให้การเรียงลำดับคอลัมน์แบบคลิกเดียวเมื่อเตรียมรายงาน บันทึกสเปรดชีตหลังจากป้อนข้อมูลใหม่แต่ละรายการ
ทางเข้า
สร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ เปลี่ยนชื่อ "ตารางที่ 1" เป็น "บันทึกการฝึกอบรมพนักงาน" หรือชื่อสำรองที่ต้องการ เปิด "มุมมองออกแบบตาราง" จากกลุ่ม "มุมมอง" บนแท็บ "หน้าแรก" ฟิลด์แรก "ID" ถูกตั้งค่าเป็นคีย์หลักโดยค่าเริ่มต้น Access จะกำหนดหมายเลขฟิลด์นี้โดยอัตโนมัติหรือใช้บานหน้าต่าง "คุณสมบัติของฟิลด์" คุณสามารถสร้างรูปแบบหรือรูปแบบอื่น ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณเช่นการเพิ่มหมายเลขรหัสพนักงาน
ป้อนชื่อฟิลด์เหล่านี้และฟิลด์อื่น ๆ เพื่อเก็บข้อมูลที่ต้องการเช่น "ชื่อ" "นามสกุล" "หัวข้อการฝึกอบรม" หรือ "วันที่เสร็จสมบูรณ์" ช่องอื่น ๆ ที่จะบันทึกอาจรวมถึง "เกรด" "ประสิทธิภาพ" และ "หมายเหตุหรือความคิดเห็น" ตั้งค่าคุณสมบัติชนิดข้อมูลและรูปแบบที่เหมาะสม อย่าลืมเลือก "วันที่ / เวลา" สำหรับประเภทข้อมูล "วันที่"
บันทึกตาราง สลับไปที่ "มุมมองตาราง" ในกลุ่ม "มุมมอง" บนแท็บ "หน้าแรก"
เลือก "ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม" จากกลุ่ม "แบบฟอร์ม" บนแท็บ "สร้าง" เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการออกแบบ เลือก "ช่องที่มีอยู่" ที่ต้องการจากคอลัมน์ด้านซ้ายและย้ายไปที่คอลัมน์ "เขตข้อมูลที่เลือก" โดยกดปุ่ม ">" สำหรับแต่ละเขตข้อมูลหรือ ">>" เพื่อย้ายเขตข้อมูลทั้งหมดในครั้งเดียว คลิกปุ่ม "ถัดไป"
เลือกเลย์เอาต์ที่ต้องการสำหรับฟอร์มจากกล่องโต้ตอบ "เลย์เอาต์" คลิกปุ่ม "ถัดไป" ตั้งชื่อ "ฟอร์ม" ในกล่องโต้ตอบถัดไปหรือคงค่าเริ่มต้นให้ตรงกับชื่อตาราง ตัดสินใจว่าจะยอมรับแบบฟอร์มที่ออกแบบโดยตัวช่วยสร้างหรือปรับเปลี่ยนการออกแบบ หากปรับเปลี่ยนแบบฟอร์มให้คลิกปุ่ม "ถัดไป" หากใช้การออกแบบเริ่มต้นให้คลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น" บันทึกแบบฟอร์ม
กรอกข้อมูลสำหรับพนักงานแต่ละคนและเซสชันการฝึกอบรมเมื่อมีข้อมูล ใช้มุมมอง "แบบฟอร์ม" สำหรับการป้อนข้อมูลและมุมมอง "ตาราง" สำหรับการกรองข้อมูลและการสร้างรายงาน บันทึกจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการป้อนข้อมูล
เคล็ดลับ
-
Excel ช่วยให้การค้นหาและรายงานง่ายขึ้นอยู่กับการจัดเรียง การเข้าถึงอนุญาตให้มีการเก็บบันทึกและการรายงานที่ซับซ้อนทำให้ตัวกรองหลายตัวสามารถสร้างรายงานโดยพนักงานเซสชันการฝึกอบรมหรือสาขาอื่นหรือการเลือกข้อมูล ชื่อเขตข้อมูลการเข้าถึงไม่สามารถมีช่องว่างได้ สร้างคำบรรยายภาษาธรรมดาเพื่อคอลัมน์หัวรายงาน ตัวอย่างเช่นฟิลด์ "TrainingSessionName" อาจมีคำอธิบายภาพ "Training Session" สำหรับรายงาน
การเตือน
อย่าใช้หมายเลขประกันสังคมเป็นหมายเลขประจำตัวพนักงาน นี่เป็นการเปิดธุรกิจเพื่อรับผิดในการขโมยข้อมูลส่วนบุคคล
