จดหมายธุรกิจมักจะได้ข้อสรุปจากการรวมชื่อย่ออ้างอิง ชื่อย่อเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับผู้เขียนจดหมายผู้ลงนามและผู้พิมพ์ดีด บริษัท จำนวนมากต้องการใช้ชื่อย่ออ้างอิงในจดหมายธุรกิจทุกฉบับ คนอื่นทำไม่ได้
การวาง
ส่วนสุดท้ายของจดหมายธุรกิจนั้นใช้เพื่ออ้างอิงชื่อย่อ ชื่อย่อเหล่านี้มักจะอยู่ที่ด้านล่างของตัวอักษรสองบรรทัดใต้บล็อกลายเซ็นและชิดขอบซ้าย อาจมีชื่อย่ออ้างอิงหนึ่งชุดขึ้นไป
รายละเอียด
ตัวย่อเหล่านี้ใช้สำหรับการอ้างอิงดังนั้นการเข้าใจลำดับของชื่อย่อจึงมีความสำคัญต่อผู้อ่านจดหมาย อาจมีชื่อย่อหนึ่งชุดหนึ่งหรือสองชุด ผู้ลงนามของอักษรย่อของตัวอักษรถูกวางไว้ก่อนในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดตามด้วยเครื่องหมายสแลช (/) หรือเครื่องหมายโคลอน (:) หลังจากนั้นชื่อย่อของนักเขียนจะถูกเขียนอีกครั้งในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดตามด้วยเครื่องหมายทับหรือเครื่องหมายโคลอน ชื่อย่อของพนักงานพิมพ์ดีดจะอยู่ในตำแหน่งสุดท้ายเสมอและควรเป็นตัวพิมพ์เล็ก
วัตถุประสงค์
การอ้างอิงชื่อย่อใช้เป็นวิธีการบันทึกว่าใครเป็นผู้เขียนและลงชื่อในเอกสาร ชื่อย่อเหล่านี้เสนอวิธีสำหรับธุรกิจในการตรวจสอบปัญหาเกี่ยวกับจดหมายที่ บริษัท ส่ง หากมีความเข้าใจผิดเกิดขึ้นภายในจดหมายผู้อ่านอาจพบว่าบุคคลที่เขียนจดหมายนั้นแตกต่างจากบุคคลที่ลงนาม ผู้เขียนอาจพลาดองค์ประกอบสำคัญที่ผู้ลงนามในจดหมายต้องการในเอกสาร
องค์ประกอบของจดหมายธุรกิจ
เมื่อ บริษัท เขียนจดหมายธุรกิจจะมีองค์ประกอบมาตรฐานบางอย่าง บริษัท ส่วนใหญ่เขียนจดหมายธุรกิจบนเครื่องเขียนหัวจดหมาย พนักงานพิมพ์ดีดเขียนวันที่ที่อยู่ของผู้รับและคำทักทาย หลังจากนี้ผู้พิมพ์ดีดเขียนเนื้อความของจดหมายการปิดและรวมถึงบล็อกลายเซ็น การอ้างอิงชื่อย่อถือเป็นส่วนหนึ่งของบล็อกลายเซ็น องค์ประกอบอื่น ๆ มักจะรวมอยู่ในจดหมายธุรกิจเป็นบรรทัดอ้างอิงซึ่งระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายหรือสิ่งที่เกี่ยวข้องกับหรือบรรทัดความสนใจซึ่งทำให้มั่นใจว่าเอกสารถึงบุคคลที่ถูกต้อง
