แม้ว่าจะไม่ได้ จำกัด เฉพาะธุรกรรมทางธุรกิจ แต่จดหมายแสดงเจตจำนงมักถูกใช้โดยผู้ประกอบการเพื่อเป็นข้อตกลงที่เป็นทางการระหว่างทั้งสองฝ่าย จดหมายแสดงเจตจำนงทำให้ลูกบอลกลิ้งโดยสรุปประเด็นสำคัญก่อนที่การเจรจาจะเริ่มขึ้นอย่างจริงจัง
วัตถุประสงค์ของจดหมาย
ตามชื่อของมันจะแนะนำตัวอักษรของความตั้งใจที่ชัดเจนในการเขียนความตั้งใจของทั้งสองฝ่ายเช่นผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อทำธุรกิจกับคนอื่น ตามที่มหาวิทยาลัยแห่งรัฐไอโอวากล่าวไว้วัตถุประสงค์ของหนังสือแสดงเจตจำนงมีสองเท่า: สร้างความมุ่งมั่นระหว่างฝ่ายต่างๆในการเจรจาอย่างต่อเนื่อง โดยการวางไพ่ไว้บนโต๊ะก่อนที่การเจรจาจะเริ่มดำเนินการจดหมายแสดงเจตจำนงกำหนดพารามิเตอร์ของการอภิปรายและแผนงานสำหรับวาทกรรมในอนาคต
เนื้อหาของจดหมาย
แม้ว่าจะไม่เป็นทางการตามข้อตกลงทางธุรกิจ แต่จดหมายแสดงเจตจำนงก็ไม่ได้เป็นบันทึกอย่างรีบร้อนเช่นกัน จดหมายแสดงเจตจำนงทุกฉบับควรครอบคลุมประเด็นและข้อกำหนดที่สำคัญเช่นการระบุคู่กรณีและการทำธุรกรรมและเงื่อนไขที่จำเป็นในการทำธุรกรรม ควรระบุถึงภาระผูกพันที่ต้องปฏิบัติเช่นการจัดหาเงินทุนการตรวจสอบสถานะและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จดหมายแสดงเจตจำนงควรระบุด้วยวิธีการที่คู่กรณีเห็นด้วยที่จะเห็นด้วยและจนกว่าจะมีการทำข้อตกลงขั้นสุดท้ายเงื่อนไขของจดหมายจะไม่ผูกพัน
ตัวอย่างของจดหมายแสดงเจตจำนง
ในจดหมายแสดงเจตจำนงชนิดหนึ่งที่ใช้ในธุรกิจข้อความกล่าวถึงการซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในอนาคต ในจดหมายระบุว่า บริษัท ที่ซื้ออุปกรณ์และผู้ขายมีการระบุไว้และมีการระบุรุ่นและปริมาณของคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ ราคาจะต้องจ่ายและเงินฝากเริ่มต้นจะมีการระบุและวันที่ชั่วคราวสำหรับการลงนามข้อตกลงที่มีผลผูกพันที่จัดตั้งขึ้น ในจดหมายแสดงเจตจำนงที่จะซื้อหุ้นของ บริษัท จดหมายระบุราคาที่จะจ่ายวันที่ได้มาและเงื่อนไขการชำระเงินและอธิบายถึงคุณสมบัติของข้อตกลงขั้นสุดท้าย
ผูกหรือไม่ผูก
ในขณะที่จดหมายแสดงเจตจำนงไม่มีผลผูกพันตามกฎหมายโดยอาศัยอำนาจของมัน - ภาระผูกพันที่สุจริตในการเจรจา - มันสามารถผูกพันตามกฎหมายเป็นสัญญาถ้าคู่สัญญายอมรับว่าเงื่อนไขของจดหมายจะมีผลผูกพัน ดังนั้นจดหมายควรระบุขอบเขตที่ผู้เข้าร่วมต้องการถูกต้องเนื่องจากศาลอาจถูกขอให้ตรวจสอบถ้อยคำของจดหมายแสดงเจตจำนงเพื่อกำหนดความสามารถในการบังคับใช้
