แฟกซ์หรือที่เรียกว่าโทรสารเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สแกนจากเอกสารกระดาษ เอกสารที่ส่งอาจเป็นรูปแบบใดก็ได้ แต่ต้องแนบมาพร้อมกับใบปะหน้าโทรสารเสมอ การจัดรูปแบบของใบปะหน้าโทรสารนี้อาจแตกต่างกันเล็กน้อย แต่มีองค์ประกอบที่จำเป็นบางประการที่ควรรวมไว้เสมอ
องค์ประกอบที่สำคัญ
รายการบางอย่างควรรวมอยู่ในจดหมายปะหน้าของแฟกซ์เช่นชื่อผู้รับจำนวนหน้าที่ส่งแฟกซ์รวมถึงจดหมายปะหน้าและวันที่ รวมถึงชื่อหมายเลขโทรสารและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
องค์ประกอบมาตรฐานอื่น ๆ
รายการอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็น แต่สามารถรวมไว้ในใบปะหน้าโทรสารของคุณเป็นข้อมูลติดต่อของผู้รับเรื่องของโทรสารและหมายเหตุใด ๆ ที่คุณมีสำหรับผู้รับ คุณอาจรวมข้อมูลผู้ส่งเพิ่มเติมเช่นชื่อธุรกิจของคุณหรือ URL ของเว็บไซต์
ใช้รูปแบบตัวอย่างมาตรฐาน
ใช้รูปแบบมาตรฐานเมื่อคุณส่งจดหมายปะหน้าโทรสารและแม่แบบจะพร้อมใช้งานในโปรแกรมประมวลผลคำเกือบทั้งหมด รูปแบบทั่วไปคือการแสดงรายชื่อผู้รับแฟกซ์และโทรศัพท์ทางด้านซ้ายและชื่อผู้ส่งแฟกซ์และโทรศัพท์ทางด้านขวาพร้อมองค์ประกอบเพิ่มเติมภายใต้สองส่วนนี้
