ไม่ว่าคุณจะทำงานในศูนย์บริการหรือดำเนินธุรกิจของคุณเองและพูดคุยกับลูกค้ายุติการโทรใน อย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพ เป็นสิ่งจำเป็น คุณต้องการความประทับใจครั้งสุดท้ายที่ลูกค้าจะต้องเป็นคนดี ขั้นตอนพื้นฐานสำหรับการปิดการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตามผู้คนเป็นบุคคลและบางคนต้องการความชำนาญมากกว่าผู้อื่น
ห่อสิ่งต่าง ๆ ขึ้นมา
เมื่อคุณตอบคำถามของผู้โทรสั่งหรือดำเนินการแก้ไขปัญหาได้แล้ว เริ่มต้นด้วยการถามผู้โทรว่ามีอะไรอีกบ้างที่คุณสามารถช่วยเธอได้ หลังจากแก้ไขปัญหาเพิ่มเติมแล้วให้ทำดังนี้:
- สรุปสิ่งที่คุณพูดถึงสั้น ๆ และสิ่งที่ประสบความสำเร็จ
- อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นต่อไป ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า: "ใบสั่งซื้อของคุณจะถูกจัดส่งภายใน 24 ถึง 48 ชั่วโมง"
- ขอบคุณผู้โทรติดต่อและแสดงความขอบคุณต่อธุรกิจของเธอ
- เชิญผู้โทรติดต่อคุณอีกครั้งเพื่อรับสิ่งอื่น ๆ ที่เธอต้องการ
- ปิดด้วยวลีที่สุภาพเช่น: "ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้" หรือ "ฉันชอบการสนทนาของเรา"
- รอให้ผู้โทรวางสายก่อน.
The Chatty Caller
บางครั้งคุณได้รับการโทรช่างพูดมากเกินไป การออกจากการโทรดังกล่าวอย่างสุภาพ แต่สั้นลงทำให้เวลาสำหรับผู้โทรรายอื่นลดลงอย่างรวดเร็วและช่วยให้คุณสามารถจัดการกับการโทรได้มากขึ้นโดยปกติแล้วไคลเอนต์นี้จะคอยหลบหนีจากวัตถุประสงค์ของการโทร ดูแลการสนทนา โดยแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าการโทรสิ้นสุดลงแล้วดึงเขากลับไปที่เรื่องที่อยู่ในมือ ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า: "ฉันมีอีกสายที่รออยู่ก่อนที่คุณจะไปฉันต้องการให้แน่ใจว่าเราได้ดูแลทุกอย่างแล้ว "จากนั้นเริ่มเข้าสู่บทสรุปการสนทนาของคุณหากผู้โทรเริ่มหัวข้อปิดให้ดึงเขากลับมาพร้อมคำถามตรงๆที่มีคำตอบง่าย ๆ เมื่อคุณขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของเขาให้ส่งสัญญาณการโทรด้วยวลีที่ชัดเจนเช่น "ฉันดีใจที่ฉันสามารถล้างเรื่องนี้ให้คุณได้ เพลิดเพลินไปกับวันที่เหลือของคุณ"
ผู้โทรไม่พอใจและปัญหาที่ไม่ได้รับการแก้ไข
บางครั้งลูกค้าก็โกรธเมื่อพวกเขาโทรหาหรืออารมณ์เสียเพราะคุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาเพื่อความพึงพอใจของพวกเขาในระหว่างการโทร ในสถานการณ์เหล่านี้ให้เริ่มสรุปการโทรโดยเตือนลูกค้าถึงสิ่งที่ได้รับ บอกเธอว่าขั้นตอนต่อไปจะเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่นคุณอาจสัญญาว่าจะตรวจสอบคำสั่งซื้อที่หายไปและโทรกลับในวันถัดไป หากคุณสัญญาว่าจะติดต่อผู้โทรโปรดติดตาม. เมื่อคุณบอกลาให้เน้นความสำคัญของผู้โทรและคุณค่าต่อองค์กรของคุณ
