เมื่อเขียนข้อเสนอค่าธรรมเนียมคุณต้องแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าจะต้องทำอะไรมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่และทำไมต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าที่ควร ทำได้โดยการเขียนข้อเสนอสองส่วน ส่วนแรกคือคำแถลงการทำงานซึ่งรายละเอียดงานที่ทำเสร็จแล้วมักจะเขียนพร้อมคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับบริการที่กำลังดำเนินการ ส่วนที่สองคือชุดของตารางที่ให้ค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละรายการที่มีรายละเอียดในแถลงการณ์การทำงานและควรจะสามารถอ่านและเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว
กำหนดคำแถลงการทำงานสำหรับโครงการ สิ่งนี้อาจสั้นหรือยาวตามที่ต้องการตั้งแต่หน้าเดียวไปจนถึงร้อยหน้าหรือมากกว่านั้นขึ้นอยู่กับโครงการ ทำรายการทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับโครงการในหัวเรื่องย่อยแยกต่างหาก ใต้แต่ละเฟสให้อธิบายขอบเขตในรูปแบบย่อหน้า ใต้คำอธิบายนั้นให้ระบุบริการแต่ละรายการที่มีให้ จากนั้นในรูปแบบจุดให้ทำรายการงานแต่ละงานที่ดำเนินการใต้แต่ละบริการ
สร้างสเปรดชีตสำหรับแต่ละโครงการที่อธิบายไว้ในคำชี้แจงของงาน ติดป้ายสเปรดชีตด้วยหัวข้อย่อยเดียวกันสำหรับเฟสตามที่ปรากฏในแถลงการณ์การทำงานโดยใส่ชื่อไว้ในแถวแรกของสเปรดชีต ตัวอย่างเช่นหากเฟสแรกของโครงการคือการตรวจสอบชื่อของสเปรดชีตและคำบรรยายในแถลงการณ์การทำงานจะเป็น "การตรวจสอบ"
อธิบายความหมายของแต่ละคอลัมน์โดยตั้งชื่อในแถวที่สองของสเปรดชีต ตัวอย่างเช่นสเปรดชีตทั่วไปอาจแสดงรายการชื่อเหล่านี้: "บริการ" "อัตรารายชั่วโมง," "ชั่วโมง," "ส่วนลด," "รวม"
ทำรายการบริการแต่ละรายการที่คอลัมน์ด้านซ้ายของสเปรดชีต รวมอัตราและผลรวมตามที่ใช้กับโครงการในคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน หากเหมาะสมให้แบ่งงานบริการออกเป็นรายการและระบุอัตราและค่าธรรมเนียมที่นั่น สิ่งนี้อาจมีความสำคัญหากมีการให้คำปรึกษาหรือการบริการมีหลายงานหรืองานที่มีค่าธรรมเนียมแตกต่างกัน
สร้างผลรวมสำหรับเฟสโปรเจ็กต์ที่ด้านล่างขวาของสเปรดชีต
จัดรูปแบบสเปรดชีตตามความเหมาะสม ในแถวที่มีชื่อเรื่องให้ใช้เซลล์สีที่มีข้อความสีขาว ใช้เส้นขอบเพื่อแบ่งคอลัมน์
สร้างสเปรดชีตใหม่ที่ชื่อว่า“ ยอดรวม” เมื่อคุณทำสเปรดชีตสำหรับแต่ละโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ในสเปรดชีตสุดท้ายนี้ให้ระบุแต่ละโครงการในคอลัมน์ด้านซ้ายและผลรวมทางด้านขวา ในบรรทัดสุดท้ายของสเปรดชีตนี้ให้รวม "ผลรวมทั้งหมด" ของโครงการโดยเพิ่มค่าธรรมเนียมทั้งหมด
พิสูจน์อักษรข้อเสนอค่าธรรมเนียมของคุณ อย่าวางใจในระบบสะกดคำก่อนส่งข้อเสนอเท่านั้น
