องค์กรส่วนใหญ่ต้องการให้พนักงานรู้วิธีเขียนรายงานบางประเภท ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านการประกันคุณภาพควรรู้วิธีเขียนรายงานคุณภาพ รายงานคุณภาพช่วยประเมินระบบควบคุมปัจจุบันขององค์กรที่ออกแบบมาเพื่อรับรองคุณภาพของผลิตภัณฑ์บริการและกระบวนการ ผู้เชี่ยวชาญด้านอื่น ๆ สามารถใช้รายงานคุณภาพที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเพื่อช่วยปรับปรุงผลิตภัณฑ์และกระบวนการขององค์กร
ใช้บันทึกย่อของคุณ ในขณะที่ตรวจสอบกระบวนการประกันคุณภาพภายในองค์กรคุณควรจดบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่เป็นกระบวนการวิธีการใช้งานโดยพนักงานและประสิทธิภาพของกระบวนการ
ใช้ภาษาง่าย ๆ ในรายงานคุณภาพของคุณ ประโยคสั้น ๆ และวลีง่ายๆเป็นวิธีที่เหมาะที่สุดในการทำความเข้าใจและมั่นใจว่าผู้เชี่ยวชาญทุกคนสามารถเข้าใจเนื้อหาของรายงานได้อย่างง่ายดาย
พิมพ์บทคัดย่อสำหรับรายงานคุณภาพของคุณ บทคัดย่อเป็นบทสรุปของส่วนทั้งหมดของรายงานของคุณ สรุปแต่ละส่วนในประมาณสองถึงห้าประโยค เป้าหมายสำหรับทุกคนที่อ่านบทคัดย่อเพื่อทราบว่าการอ่านรายงานทั้งหมดจะคุ้มค่ากับเวลาของพวกเขาหรือไม่
เพิ่มส่วนสำหรับข้อมูลพื้นหลัง ซึ่งควรรวมถึงแผนกหรือกระบวนการที่กำลังวิเคราะห์คนที่ช่วยในการวิเคราะห์และวัตถุประสงค์ของรายงานคุณภาพ
รวมส่วนสำหรับการค้นพบของคุณ เมื่อวิเคราะห์แผนกหรือกระบวนการคุณควรให้ความสำคัญกับกระบวนการเสร็จสมบูรณ์พนักงานที่เกี่ยวข้องและประสิทธิภาพของกระบวนการที่มีต่อองค์กร รายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้จะต้องรวมอยู่ในส่วนนี้ ข้อมูลหรือการคำนวณสามารถแสดงแยกกันและแนบมากับรายงาน
สรุปรายงานคุณภาพของคุณด้วยส่วนการอนุมาน ส่วนนี้จะเสนอข้อสรุปและคำแนะนำสำหรับการปรับปรุงกระบวนการที่คุณสังเกตเห็น ให้รายละเอียดมากมายเมื่อเสนอคำแนะนำ ใช้รายละเอียดทางภาพตามความเหมาะสมเช่นแผนภูมิและกราฟ รายละเอียดและตัวอย่างเพิ่มเติมที่คุณสามารถให้ในส่วนนี้รายงานคุณภาพของคุณจะมีประโยชน์มากขึ้น
