ธุรกิจที่ดูแลรักษาสินค้าคงคลังใช้ระบบสินค้าคงคลังเพื่อจัดการระดับสินค้าคงคลังในคลังสินค้าและในโรงงาน บริษัท ดังกล่าวจำเป็นต้องตัดสินใจระหว่างการใช้ระบบสินค้าคงคลังตามระยะเวลาและระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ด้วยระบบใดระบบหนึ่ง บริษัท ยังคงต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างน้อยปีละครั้ง การตรวจนับสินค้าคงคลังให้ประโยชน์สองสามประการสำหรับการจัดการธุรกิจ
ระบบสินค้าคงคลัง
ระบบสินค้าคงคลังตอบสนองความต้องการของธุรกิจโดยการให้ข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณสินค้าคงคลังและค่าเงินดอลลาร์ ระบบสินค้าคงคลังจำนวนมากให้ข้อมูลเกี่ยวกับที่ตั้งคลังสินค้าเฉพาะของสินค้าคงคลังและปริมาณที่จัดขึ้นในสถานที่นั้น พนักงานโรงงานและผู้จัดการใช้ข้อมูลนี้เพื่อค้นหารายการเฉพาะสำหรับการจัดส่งให้กับลูกค้าหรือเพื่อตรวจสอบว่า บริษัท จำเป็นต้องสั่งซื้อสินค้าคงคลังที่เฉพาะเจาะจงใหม่เนื่องจากสินค้าคงคลังที่มีอยู่ลดลงหรือไม่ ระบบสินค้าคงคลังยังให้ข้อมูลกับแผนกบัญชีเกี่ยวกับมูลค่าสินค้าทั้งหมดที่ บริษัท เป็นเจ้าของ
สินค้าคงคลังถาวร
ระบบสินค้าคงคลังแบบไม่ต่อเนื่องจะอัปเดตทุกครั้งที่คลังสินค้าได้รับสินค้าจากผู้ขายรวมถึงในแต่ละครั้งที่คลังสินค้าจัดส่งสินค้าคงคลังให้กับลูกค้า ระบบสินค้าคงคลังถาวรให้สมดุลสินค้าคงคลัง ณ เวลาใด ๆ ยอดเงินคงเหลือนี้อัปเดตอย่างต่อเนื่อง บริษัท หลายแห่งใช้สแกนเนอร์และบาร์โค้ดเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงในยอดคงเหลือสินค้าคงคลังได้อย่างง่ายดาย บริษัท เหล่านี้จะสแกนชิ้นส่วนของสินค้าคงคลังเมื่อทำการจัดส่งหรือรับซึ่งจะอัพเดทยอดคงเหลือในระบบสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ
การตรวจนับสินค้าคงคลัง
การตรวจนับสินค้าคงคลังประกอบด้วยการนับสินค้าคงคลังแต่ละรายการด้วยตนเองและเปรียบเทียบกับปริมาณที่บันทึกในระบบสินค้าคงคลัง บริษัท บางแห่งแยกพนักงานออกเป็นสองกลุ่มโดยมีกลุ่มหนึ่งนับแต่ละรายการและกลุ่มที่สองจะนับแต่ละรายการ สิ่งนี้ช่วยให้ บริษัท สามารถเปรียบเทียบทั้งสองนับกับปริมาณที่บันทึกในระบบและระบุปัญหาสินค้าคงคลังที่อาจเกิดขึ้น การตรวจนับสินค้าคงคลังทำให้ บริษัท สามารถกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้องระบุการปรับสินค้าคงคลังที่จำเป็นและตรวจสอบความแปรปรวน
การปรับสินค้าคงคลัง
บางครั้ง บริษัท ค้นพบความแตกต่างระหว่างปริมาณจริงในสินค้าคงคลังและสินค้าคงคลังที่บันทึก เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น บริษัท จะบันทึกการปรับปรุงสินค้าคงคลังเพื่อแก้ไขยอดคงเหลือในระบบ ปริมาณการปรับเกิดขึ้นจากการเปรียบเทียบปริมาณจริงกับปริมาณของระบบ วัตถุประสงค์ของการปรับสินค้าคงคลังคือการทำให้ระบบสินค้าคงคลังเท่ากับสินค้าคงคลังที่แท้จริงของ บริษัท
ผลต่างสินค้าคงคลัง
หลังจากดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลัง บริษัท ตรวจสอบความแปรปรวนของปริมาณที่ค้นพบเพื่อกำหนดเหตุผลของผลต่าง ความแตกต่างมักเกิดขึ้นจากความผิดพลาดของพนักงานการโจรกรรมหรือการทำลาย
