การเขียนใบเสร็จด้วยมืออาจดูเชยหรือล้าสมัย แต่ลูกค้าชื่นชมความจริงที่ว่าคุณใช้ความพยายามพิเศษเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีบันทึกค่าใช้จ่าย แม้แต่ธุรกิจที่มีการชำระเงินอัตโนมัติบางครั้งก็ประสบกับภาวะไฟฟ้าดับและความล้มเหลวของบริการอินเทอร์เน็ต แทนที่จะสูญเสียธุรกิจคุณสามารถเขียนใบเสร็จรับเงินสำหรับการขายสินค้าด้วยมือหากคุณไม่ได้จัดการในการซื้อสินค้าจำนวนมาก
ทำไมต้องให้ใบเสร็จรับเงิน
การให้ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องมีประโยชน์มากมายสำหรับลูกค้าของคุณและคุณผู้ขาย การปฏิบัติปกป้องชื่อเสียงของคุณในฐานะผู้ค้าหรือผู้ให้บริการ สลิปการขายที่คุณให้ไว้จะแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าพวกเขาได้รับสินค้าและบริการทั้งหมดที่พวกเขาซื้อในราคาที่ถูกต้อง ใบเสร็จรับเงินยังระบุถึงการตั้งค่าของลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง การติดตามความพึงพอใจของลูกค้าและรูปแบบการซื้อช่วยให้คุณติดตามสินค้าคงคลังและวางแผนการเติมสินค้า
นอกเหนือจากการรักษาความสอดคล้องกับ IRS และมาตรฐานอุตสาหกรรมการให้ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องก็มีดังต่อไปนี้:
- มันช่วยปกป้องพนักงานของคุณจากข้อกล่าวหาที่เป็นเท็จของการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมหรือไม่สุจริต
- การปฏิบัติทำให้การแก้ไขข้อพิพาทง่ายขึ้น
- การให้ใบเสร็จรับเงินช่วยในการเริ่มต้นการรับประกันและวันหมดอายุ
วิธีการเขียนใบเสร็จรับเงิน
สำหรับวัตถุประสงค์ของ IRS ใบเสร็จรับเงินการชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทุกรายการจะต้องรวมวันเดือนและปีที่มีการทำธุรกรรมรายชื่อของรายการทั้งหมดที่ซื้อหรือบริการที่มีให้และจำนวนเงินทั้งหมดที่ชำระ มาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับธุรกิจกำหนดให้คุณระบุชื่อธุรกิจและข้อมูลการติดต่อพร้อมกับวิธีการชำระเงินที่ใช้ไม่ว่าจะเป็นเงินสดเช็คธนาณัติบัตรเครดิตหรือการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
ใบเสร็จรับเงินเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่?
ในหลายรัฐเจ้าของบ้านจะต้องแสดงใบเสร็จค่าเช่าเป็นลายลักษณ์อักษรหากผู้เช่าร้องขออย่างใดอย่างหนึ่งไม่ว่าผู้เช่าจะใช้วิธีการชำระเงินแบบใดก็ตาม บางรัฐต้องการเพียงใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อที่สูงกว่าจำนวนเงินดอลลาร์ที่ระบุ แม้ในเมืองที่ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมาย แต่วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมกำหนดให้คุณต้องแสดงใบเสร็จรับเงินสำหรับทุกธุรกรรม ง่าย ๆ "คุณต้องการใบเสร็จรับเงินของคุณหรือไม่" ตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรืออุตสาหกรรมใด ๆ ในรัฐเหล่านั้นที่ไม่ต้องการให้คุณจัดหา
ความหมายของหลักฐานการชำระเงินคืออะไร?
หลักฐานการชำระเงินประกอบด้วยใบเสร็จรับเงินต้นฉบับเช็คที่ถูกยกเลิกงบธนาคารและใบแจ้งยอดบัตรเครดิต หน้ายืนยันการทำธุรกรรมหรืออีเมลยืนยันอาจเป็นหลักฐานการชำระเงินหากมีวันที่รายการสินค้าหรือบริการทั้งหมดที่ซื้อและรูปแบบการชำระเงินเฉพาะที่ใช้ในการสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์
วิธีการเขียนใบเสร็จการชำระเงิน
ไม่ว่าคุณจะใช้เทมเพลตใบเสร็จหรือไม่ก็ตามให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเขียนใบเสร็จที่เป็นไปตามมาตรฐาน:
- เขียนหมายเลขใบเสร็จที่มุมขวาบนของใบเสร็จของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงการให้หมายเลขธุรกรรมเดียวกันกับลูกค้าให้เริ่มด้วยหมายเลข 001 และดำเนินการต่อจากที่นั่น ตราบใดที่คุณใส่วันที่วันนี้คุณสามารถใช้หมายเลขเดิมในวันถัดไป
- เขียนชื่อ บริษัท และข้อมูลการติดต่อของคุณที่มุมซ้ายบน รวมโทรศัพท์ธุรกิจแฟกซ์ที่อยู่อีเมลและเว็บไซต์พร้อมกับเวลาทำการของคุณ ข้อมูลนี้ไม่เพียงช่วยให้ลูกค้าทราบว่าการซื้อนั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือไม่ แต่ลูกค้าสามารถส่งที่อยู่และเวลาทำการให้กับเพื่อนและครอบครัวได้
- ข้ามเส้นและเริ่มรายการทั้งหมดที่ซื้อมาพร้อมกับคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละรายการและลงท้ายด้วยราคาซื้อของรายการทางด้านขวาสุด
- ระบุผลรวมราคาเต็มก่อนที่คุณจะลบคูปองใด ๆ หลังจากนั้นรับส่วนลดและมอบยอดรวมใหม่ เพิ่มภาษีการขาย เพิ่มค่าจัดส่งและการจัดการเช่นกันหากนี่ไม่ใช่การซื้อในร้าน
- สุดท้ายให้เขียนวิธีการชำระเงินที่ใช้และชื่อลูกค้าในบรรทัดสุดท้ายของใบเสร็จหรือที่ใดก็ได้ที่ระบุว่า "ได้รับจาก" ให้ลูกค้าหนึ่งสำเนาและเก็บอีกหนึ่งสำหรับบันทึกของคุณ
