การรายงานเกี่ยวกับทุนที่องค์กรของคุณได้รับเป็นสิ่งสำคัญของความสัมพันธ์ระหว่างสถาบันการให้สิทธิ์และผู้รับทุน รายงานการให้ทุนให้ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมที่ดำเนินการในข้อเสนอการให้ทุนดั้งเดิมการค้นพบใหม่ข้อผิดพลาดความสำเร็จและการเงิน การมีความซื่อสัตย์ชัดเจนและเตรียมพร้อมในรายงานการให้ทุนช่วยให้สถาบันการให้สิทธิ์วัดผลกระทบและเรียนรู้จากประสบการณ์ขององค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องรายงานเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องส่งมอบและกิจกรรมที่เสนอในข้อเสนอเดิม โดยทั่วไปแล้วรายงานแบบให้ทุนจะมีจดหมายปะหน้าใบปะหน้าส่วนการบรรยายและการเงิน
รวบรวมข้อมูลและมอบหมายงาน
เมื่อเริ่มเขียนรายงานเงินช่วยเหลือคุณต้องการให้ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะที่คุณเสนอในข้อเสนอการบริจาคและทำความคุ้นเคยกับโครงการที่ได้รับทุนจากทุนนั้น อ้างถึงข้อเสนอการให้ทุนและจดหมายมอบรางวัล
ก่อนถึงกำหนดส่งรายงานขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าแผนกที่เหมาะสมที่คุณต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่นปรึกษาด้านการเงินและการบัญชีสำหรับงบการเงินพนักงานโปรแกรมสำหรับรายงานภาคสนามผู้อำนวยการบริหารสำหรับลายเซ็นและการสื่อสารสำหรับรูปภาพ
รวบรวมวัสดุต่าง ๆ และเก็บไว้ที่ปลายนิ้วของคุณในขณะที่คุณรวบรวมทั้งหมดไว้ในรายงาน
เขียนแผ่นปกและส่วนบรรยาย
ส่วนแรกคือใบปะหน้าและการเรียกข้อมูลการติดต่อขั้นพื้นฐานและข้อมูลที่จะเชื่อมโยงรายงานการบริจาคของคุณกับข้อเสนอการให้ทุนเดิมของคุณ ส่วนนี้รวมถึงชื่อตามกฎหมายขององค์กรของคุณช่วงวันที่ของโครงการที่อธิบายไว้ในทุนชื่อของกรรมการบริหารหรือประธานขององค์กรของคุณชื่อของบุคคลที่ติดต่อที่คุ้นเคยกับโครงการที่ได้รับทุนและรายงานทุน นอกจากนี้ยังรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่สมบูรณ์หมายเลขโทรศัพท์และโทรสารที่อยู่อีเมลชื่อโครงการจำนวนเงินทุนจำนวน ID ทุนและจุดประสงค์ของทุน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดนี้สอดคล้องกับสิ่งที่อยู่ในใบสมัครทุนดั้งเดิมและจดหมายรางวัล ในส่วนท้ายของรายงานของคุณใส่หมายเลขประจำตัวประชาชนและหมายเลขหน้าของรายงาน
ในส่วนการบรรยายอธิบายว่าการระดมทุนของโครงการสร้างความแตกต่างในชุมชนของคุณหรือในชีวิตของคนที่คุณช่วยได้อย่างไร คุณสามารถให้ข้อมูลเชิงปริมาณและสถิติเช่นอัตราการสำเร็จการศึกษาระดับรายได้หรือผลการเรียน คุณยังสามารถให้ข้อมูลเชิงคุณภาพเช่นการสำรวจการสัมภาษณ์หรือเรื่องราวของบุคคลหรือครอบครัวที่ได้รับประโยชน์จากบริการของคุณ
แจ้งผู้ให้สิทธิ์หากคุณค้นพบสิ่งใหม่อันเป็นผลมาจากการให้สิทธิ์ อธิบายรายละเอียดหากมีสิ่งใดที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นดีหรือไม่ดี
แจ้งผู้ให้สิทธิ์ว่าคุณทำงานร่วมกับองค์กรอื่น ๆ หรือไม่และส่งผลอย่างไรต่อโครงการ สิ่งนี้มีความสำคัญเนื่องจากผู้ให้ทุนให้ความร่วมมือระหว่างองค์กร
แบ่งปันบทเรียนใด ๆ ที่เรียนรู้จากโครงงาน อธิบายรายละเอียดความท้าทายใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการของคุณและวิธีเอาชนะพวกเขา หากคุณทำสิ่งนี้ได้ดีคุณจะได้รับความเคารพจากผู้ให้อนุญาตเป็นจำนวนมาก พวกเขาชื่นชมเมื่อองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรบอกเหมือนเป็นเรื่องที่ตรงกันข้ามกับการเคลือบน้ำตาล
ให้ผู้อนุญาตทราบว่าแผนการในอนาคตสำหรับโครงการคืออะไร รวมแหล่งเงินทุนหากโครงการจะดำเนินการต่อ อธิบายว่าคุณจะเปลี่ยนแปลงโครงงานอย่างไรเมื่อมีบทเรียนใหม่ที่เรียนรู้
ขอบคุณผู้ให้ทุนสำหรับความมีน้ำใจในการลงทุนในโครงการของคุณ แสดงความขอบคุณของคุณ เพิ่มความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมใด ๆ
รวมถึงการเงิน
ผู้ให้ทุนอาจของบการเงินเฉพาะเช่นรายได้กระแสเงินสดและงบดุล ส่งคำสั่งที่ร้องขอสำหรับปีโครงการ อธิบายการเปลี่ยนแปลงทางการเงินของคุณอย่างคร่าวๆจากเวลาที่คุณได้รับรางวัลทุนถึงเวลาที่คุณรายงาน เป็นการดีกว่าที่คุณจะชี้ให้เห็นและมีคำอธิบายที่ดีกว่าที่จะให้ผู้ให้สิทธิ์ค้นพบตัวเขาเอง ตรงไปตรงมา
จัดทำรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับกองทุนจากเงินช่วยเหลือที่ใช้ไปกับโครงการเฉพาะ รายละเอียดที่คุณให้ไว้ในส่วนนี้ควรตรงกับงบประมาณของคุณโดยตรงในข้อเสนอการให้
หากคุณมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดให้รวมไว้ในรายงานและระบุเช่นนั้น อธิบายค่าใช้จ่ายเหล่านี้ในส่วนการบรรยายของรายงานทุน
จัดทำรายงาน
รวมจดหมายปะหน้าสั้น ๆ ที่มีรายละเอียดเนื้อหาของรายงานที่ควรระบุหมายเลขรหัสรางวัลของคุณ จดหมายควรมาจากผู้อำนวยการบริหารหรือประธาน บริษัท ของคุณถึงสถาบันของตนเอง จดหมายควรขอบคุณผู้บริจาคสำหรับการบริจาคอีกครั้ง คุณไม่สามารถขอบคุณมากพอ
แก้ไขการเล่าเรื่องทุนด้วยความช่วยเหลือของเพื่อนร่วมงานอีกคนหนึ่ง รับการลงชื่อเข้าใช้ครั้งสุดท้ายจากการเงินเกี่ยวกับการเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบอักษรและน้ำเสียงของรายงานสอดคล้องกันตลอดขณะที่แก้ไข
แนบแบบสำรวจกราฟแผนที่สถิติหรือข้อมูลที่รวบรวมมาเพื่อวัดโครงการของคุณ คุณสรุปประเด็นที่สำคัญที่สุดในส่วนการบรรยาย แต่สิ่งเหล่านี้ควรมีไว้เพื่อการอ้างอิง นำเสนอข้อมูลทั้งหมดให้รัดกุมที่สุด
ใช้ไฟล์แนบส่งเสริมการขายเท่าที่จำเป็น ผู้ให้ทุนไม่ว่างมากและไม่มีเวลาลุยแม้ว่าทุกเหตุการณ์ในใบปลิวรูปภาพและข่าวประชาสัมพันธ์ เลือกภาพที่ดีที่สุดสองหรือสามภาพสื่อสิ่งพิมพ์ที่เผยแพร่หรือออกอากาศและอาจเป็นจดหมายข่าวจากองค์กรของคุณ หากคุณเลือกที่จะแนบเนื้อหาเพิ่มเติมให้แน่ใจว่ามันจะช่วยให้กรณีของคุณและเกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ
รับลายเซ็นจากตัวแทนผู้มีอำนาจขององค์กรของคุณ - เป็นคนเดียวกันที่ลงนามในใบสมัครทุน
ส่งตรงเวลา
ส่งรายงานการให้สิทธิ์ในสื่อและโหมดที่กำหนดในจดหมายรางวัล สถาบันที่ให้สิทธิ์อาจขออีเมลมีพอร์ทัลออนไลน์หรือต้องการสำเนาสามชุดที่ส่งทางไปรษณีย์ USPS มันปลอดภัยที่สุดเสมอที่จะตรวจสอบอีกครั้ง
ยืนยันใบเสร็จรับเงิน หากคุณไม่ได้รับการยืนยันอัตโนมัติคุณสามารถติดต่อพนักงานที่เหมาะสมที่สถาบันการให้สิทธิ์เพื่อยืนยันการรับรายงานการให้สิทธิ์ของคุณ
บันทึกสำเนาสำหรับบันทึกของคุณ ในกรณีที่มีอะไรเกิดขึ้นกับการส่งรายงานการให้สิทธิ์ของคุณคุณจะต้องเตรียมที่จะส่งสำเนาให้ผู้ให้สิทธิ์
