ผู้คนใช้ชีวิตที่วุ่นวายและจำไม่ได้เสมอเมื่อต้องทำอะไร การส่งจดหมายเตือนความจำเกี่ยวกับกำหนดเวลาอาจเป็นมารยาทอย่างมืออาชีพหรืออาจเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีของคุณ น้ำเสียงของตัวอักษรเหล่านี้ขึ้นอยู่กับสาเหตุที่คุณส่งจดหมายเตือนความจำ ตัวอย่างเช่นคุณจะใช้เสียงสนับสนุนหากคุณเตือนผู้ปกครองที่ไม่ว่างเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการลงชื่อสมัครเข้าค่ายฤดูร้อน จดหมายธุรกิจขู่ว่าจะดำเนินการทางกฎหมายหากไม่ชำระบิลจะต้องใช้วิธีการอื่น จดหมายเตือนความจำที่มีประสิทธิภาพจะถูกส่งก่อนเวลาที่กำหนดเพื่อให้เวลาแก่ผู้รับในการดำเนินการ
เขียนจดหมายด้วยเสียงสนทนาหากตัวอักษรนั้นมีความหมายว่าเป็นการเตือนความจำที่เป็นมิตร สำหรับจดหมายที่เป็นมิตรให้ใช้ย่อหน้าแรกเพื่อเริ่มต้นจดหมายด้วยวิธีที่เบาเช่นการสังเกตว่าฤดูใบไม้ผลิใกล้จะถึงจุดจบอย่างรวดเร็วแล้วและนั่นหมายความว่ากำหนดเวลาสิ้นสุดการลงทะเบียนค่ายฤดูร้อนกำลังใกล้เข้ามาอย่างรวดเร็ว สำหรับจดหมายธุรกิจที่เข้มงวดให้ไปที่จุดทันทีโดยระบุสาเหตุที่คุณเขียนและสาเหตุที่ผู้รับต้องตอบจดหมาย
เริ่มย่อหน้าที่สองโดยระบุเส้นตายอย่างชัดเจน ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับกำหนดเวลาเช่นวันพุธ 7 ธันวาคมเวลา 17.00 น. ET เวลาเป็นทางเลือก แต่มีประโยชน์ในบางกรณี
ให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการส่งให้ตรงตามกำหนดเวลา ความเป็นไปได้รวมถึงการส่งการชำระเงินเพื่อที่จะได้รับในหรือก่อนกำหนดหรือลงทะเบียนออนไลน์สำหรับฟังก์ชั่นก่อนกำหนด รายการข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เช่นจำนวนเงินที่ต้องชำระหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จ
บอกผู้รับผลที่ตามมาหากไม่มีกำหนดเวลา ตัวอย่างเช่นชี้ให้เห็นว่าผู้ที่ลงทะเบียนหลังจากกำหนดเวลาจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมที่สูงขึ้นหรือไม่มีข้อกำหนดสำหรับการลงทะเบียนล่าช้า
ปิดท้ายด้วยอภินันทนาการเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือด้วยความนับถือ"
