วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นไฟล์หรือหนังสือที่ธุรกิจบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด ในตอนต้นของแต่ละปีบัญชีแยกประเภทใหม่เริ่มต้นด้วยยอดคงเหลือต้นงวด ในช่วงปีนั้นผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีจะเข้าสู่ทุกธุรกรรมโดยแยกเป็นบัญชีที่ได้รับมอบหมาย โดยทั่วไปจะทำโดยใช้รหัสบัญชีที่กำหนดโดยธุรกิจ บัญชีแยกประเภททั่วไปไม่เพียง แต่ช่วยติดตามธุรกิจที่เงินหายไป แต่ยังช่วยในการคาดการณ์สิ่งที่จำเป็นในปีบัญชีที่จะมาถึง

ในเซลล์แรกของสเปรดชีตหรือช่องว่างด้านบนซ้ายในบัญชีแยกประเภทสำเนาให้ป้อน "รหัส G / L" นี่คือที่จะป้อนรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป รหัสบัญชีแต่ละรหัสจะถูกกำหนดให้กับแผนกหรือหมวดหมู่เฉพาะเช่นเครื่องใช้สำนักงานไปรษณีย์หรือบริการทางกฎหมาย

ในเซลล์ที่สองของสเปรดชีตหรือช่องว่างที่สองในแถวแรกของบัญชีแยกประเภทให้ป้อน "วันที่ใบแจ้งหนี้" ในคอลัมน์นี้ผู้รับผิดชอบจะป้อนวันที่ที่เกิดเครดิตหรือเดบิต ป้อน "หมายเลขใบแจ้งหนี้" ลงในเซลล์ต่อไปนี้

ในเซลล์หรือช่องว่างสามช่องถัดไปให้ป้อน "ร้องขอโดย" "จำนวนเช็ค" และ "จ่ายให้" บุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาบัญชีแยกประเภททั่วไปจะป้อนผู้ที่ขอให้ตรวจสอบเท่าไหร่และมันทำออกมา ในเซลล์หรือช่องว่างต่อไปนี้ป้อน "วัตถุประสงค์" เพื่ออนุญาตให้มีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย

ในเซลล์สุดท้ายหรือพื้นที่บัญชีแยกประเภทในแถวแรกให้ป้อน "ยอดคงเหลือ" ป้อนยอดดุลเริ่มต้นสำหรับปีบัญชีลงในเซลล์แรกของคอลัมน์นี้ด้านล่างส่วนหัว

ป้อนสูตรเพื่อแทรกยอดเงินคงเหลือในคอลัมน์ "ยอดคงเหลือ" โดยอัตโนมัติหากใช้โปรแกรมสเปรดชีตเช่น Microsoft Excel ไวยากรณ์สำหรับสูตรนี้คือ "= ยอดคงเหลือครั้งสุดท้าย - จำนวนการตรวจสอบ" หากใช้บัญชีแยกประเภทที่ใช้งานสำเนาจะต้องคำนวณยอดคงเหลือด้วยตนเอง

เคล็ดลับ

• หากธุรกิจใช้บัญชีย่อยหลายบัญชีภายใต้รหัส G / L เดียวเช่นรหัสสำหรับเครื่องใช้สำนักงานที่คิดค่าใช้จ่ายกับแผนกเฉพาะให้ใช้แท็บแผ่นงานหรือหน้าบัญชีแยกประเภทที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละแผนกโดยใช้ดุลงบประมาณของแต่ละแผนก